In de planning zet je per dag je afspraken op teams: een groep medewerkers met een voertuig. Je wijzigingen staan eerst in concept; pas als je de dag publiceert, zien je medewerkers de planning in de app en krijgen klanten eventueel een bericht.
Voor wie: planners
Ook gezocht als: kalender, rooster, agenda
Je vindt de planning onder Planning. Je ziet dit menu als je de vaardigheid Planner of Administratie hebt, of de rol Beheerder.
De planning toont één dag tegelijk en bestaat uit vier delen.
Met Vandaag en de pijltjes bij de datum ga je naar een andere dag. Klik je op de datum zelf, dan zie je in een maandkalender hoe vol elke dag al is. Linksboven wissel je naar Vaste teams beheren en Factureerbare uren goedkeuren.
Een team is een groep medewerkers met hooguit één voertuig en één aanhanger of lift. Je kunt een team niet verwijderen zolang er afspraken op staan.
Er zijn twee soorten teams:
Een afspraak maak je in het dossier of met Nieuw in het afsprakenpaneel. Op de dag van de afspraak staat hij in het afsprakenpaneel. Je sleept hem naar de tijdlijn van een team, en daarmee staat het team op die afspraak. Sleep je hem terug naar het paneel, dan is hij weer ongepland. Hoe je dat stap voor stap doet, lees je in Een afspraak inplannen. Welke soorten er zijn, staat in De soorten afspraken.
Een onbevestigde afspraak kun je al op een team zetten, maar je medewerkers zien hem pas in de app als het dossier op Ingepland staat, na Verhuizing inplannen (in België: Verhuis inplannen). Hoe een dossier door zijn stappen gaat, lees je in Hoe dossiers werken.
Per afspraak geef je bij Benodigde rollen aan hoeveel mensen er nodig zijn. Het team laat zien hoeveel plekken nog leeg zijn. Wat de kleuren, rondjes en vraagtekens betekenen, staat in Wat de kleuren en statussen in de planning betekenen.
Bas slaat elke wijziging meteen op; rechtsboven zie je Opgeslagen. Een opgeslagen wijziging is nog niet zichtbaar voor je medewerkers. Een afspraak die nog niet gepubliceerd is, heeft een gestippelde rand.
Met Dag publiceren maak je de dag zichtbaar. Je medewerkers zien hem in de app vanaf het moment dat je instelt, en je kiest welke klanten een bericht krijgen over een nieuwe of verplaatste afspraak. Verlaat je de planning terwijl er de komende werkdagen nog niet-gepubliceerde wijzigingen zijn, dan waarschuwt Bas met Ongepubliceerde wijzigingen in de planning. Hoe je publiceert, lees je in De planning publiceren en zichtbaar maken in de app.
Zet je Planning automatisch publiceren aan, dan publiceert Bas elke wijziging binnen een paar seconden. De knop Dag publiceren verdwijnt, en klanten krijgen dan geen bericht over hun afspraak.
Begint een ploeg in de app aan een afspraak, dan schuift de afspraak op de tijdlijn naar de echte tijden, en kun je het begin niet meer verplaatsen. Wat je ploeg in de app ziet, lees je in Je dag in de app. De gewerkte uren keur je goed in Uren goedkeuren vanuit de planning.
Wat je op het planbord verandert, slaat Bas meteen op, maar je medewerkers zien het pas als je op 'Dag publiceren' klikt. Bij het publiceren kies je ook welke klanten een bericht krijgen over hun afspraak.
Dozen brengen plan je als afspraak 'Dozen leveren' bij het inplannen van de verhuizing; dozen ophalen plan je na de verhuizing met 'Dozen ophalen inplannen' in het dossier. Op het planbord zet je beide afspraken op een team, net als een verhuizing.
Heeft de ploeg een afspraak niet in de app afgerond, dan rond je hem op kantoor af: klik op de afspraak op het planbord en kies 'Afspraak afronden'. Je vult de werkelijke tijden in en Bas zet de uren klaar om goed te keuren.
Je plant een verhuizing in twee stappen: in het dossier zet je met 'Verhuizing inplannen' de afspraken op de juiste dagen, en op het planbord sleep je elke afspraak naar een team. Pas dan weet een ploeg dat de klus van hem is.
Een afspraak op het planbord verplaats je door het blok te verslepen: naar een andere tijd, naar een ander team of terug naar het paneel 'Afspraken'. Adres, notities en benodigde rollen wijzig je in de afspraak zelf.
Een afspraak zonder dossier maak je op het planbord: klik in 'Afspraken' op 'Nieuw' en sleep het soort afspraak naar een team. Gebruik dit voor werk dat je niet factureert, zoals werk in de loods of medewerkers die je uitleent.
Duurt een klus meer dagen, dan maak je in het dossier per dag een afspraak. Op het planbord zet je elke dag zijn eigen afspraak op een team.
Factureerbare uren zijn de uren die de voorman per afspraak doorgeeft, voor je factuur en je kosten. Je keurt ze per dossier goed op het tabblad 'Uren', of voor alle dossiers tegelijk vanuit de planning.
Komt een afspraak steeds terug, bijvoorbeeld elke zaterdag bij dezelfde zakelijke klant, zet dan bij het maken van de afspraak 'Herhalende afspraak' aan. Bas zet de afspraak dan volgens het patroon op de planning, tot hooguit twee jaar vooruit.
Bas heeft een agendalink waarmee je de planning in Outlook, Google Agenda of de agenda op je telefoon ziet. Je vindt de link onder 'Instellingen' › 'Configuratie' › 'Planning', bij 'Kalender synchronisatie'.
Op het planbord zet je medewerkers en voertuigen niet op de afspraak, maar op een team: je sleept ze uit de balk bovenaan naar de rij van het team. Elke afspraak op dat team krijgt die ploeg en dat voertuig mee.
Werk je met vestigingen, dan kies je rechtsboven op het planbord welke vestigingen je ziet, en staan de teams per vestiging onder elkaar. Een team rijdt vanaf het adres van zijn eigen vestiging.
Bas rekent de reistijd van elk team zelf uit: van de loods naar de eerste afspraak, van afspraak naar afspraak en na de laatste afspraak terug. Je ziet de ritten als blokken op de tijdlijn van het team.
Werkt iemand een dag die normaal niet ingeroosterd is, zoals een uitzendkracht of inhuurkracht, dan maak je hem op het planbord voor die dag beschikbaar met 'Inhuurkracht toevoegen'. Met 'Medewerkers uitlenen' leen je medewerkers voor een periode uit aan een andere vestiging.
Na een afspraak geeft de voorman in de app door hoe lang er gewerkt is. Die uren keur je voor alle dossiers tegelijk goed onder 'Planning' › 'Factureerbare uren goedkeuren', per dag en per afspraak.
Een vast team is een ploeg met steeds dezelfde medewerkers en hetzelfde voertuig, die vanzelf terugkomt op de werkdagen die je kiest. Je maakt het aan onder 'Planning' › 'Vaste teams beheren'; een los team stel je per dag samen op het planbord.