Na de taxatie staat er een conceptofferte in het dossier, of je maakt er een met Nieuwe offerte. Controleer het concept, download de PDF en klik op Versturen; het dossier gaat dan naar Offerte verzonden.
Voor wie: medewerkers op kantoor
Ook gezocht als: offerte notities, offerte sjabloon, prijsopgave, quote, concept offerte
Voordat je begint
- De offerte heeft een adres van de klant.
- Een zakelijke klant heeft een contactpersoon met het type Primair of Facturatie. Zonder die contactpersoon is Versturen op de offerte grijs.
Een offerte maken
Heeft de taxateur de taxatie afgerond en gekozen voor Nee, zet concept klaar, dan staat het concept al klaar. Klik in het dossier op Offerte bekijken.
Zonder taxatie maak je de offerte zelf:
- Klik in het dossier op Nieuwe offerte. Bas vult de offerte uit het pakket en wat er in het dossier staat.
- Loop de stappen Klant, Document en Offerte na. Bij Offerte pas je de regels aan.
- Klik op Offerte versturen, of op Conceptofferte klaarzetten als je eerst wilt controleren.
Een conceptofferte controleren en aanvullen
Op de offerte staan blokken die je met het potlood bewerkt:
- Offerteregels: regels toevoegen, aanpassen of verwijderen. Klik daarna op Opslaan, anders komt de wijziging niet op de offerte.
- Vrije tekstvelden: de extra teksten uit je template. Staat er 'Let op, dit veld wordt niet gebruikt in de template en is dus niet zichtbaar.', dan komt die tekst niet op de PDF.
- Klusnotities: Algemeen, Voor de medewerker en Voor de klant. Wat bij Voor de klant staat, komt alleen op de offerte als je template dat veld gebruikt.
- Bijlagen: zie Algemene voorwaarden of een bijlage meesturen.
Klik op PDF downloaden om de offerte te zien zoals je klant hem krijgt.
De offerte versturen
- Klik op Versturen. Het venster Offerte … versturen opent.
- Kijk bij Verloopdatum tot wanneer de offerte geldt. Laat je het leeg, dan rekent Bas de datum uit met de termijn van je template, zie Betaaltermijn van facturen en geldigheid van offertes instellen.
- Wil je de offerte ook naar een ander adres sturen, vul dan Extra e-mailadressen in.
- Klik op Versturen.
Bas geeft de offerte nu een offertenummer en mailt hem met het klantbericht Offerte. In die mail staat de link waarmee je klant online accepteert. De offerte staat op Verzonden en het dossier op Offerte verzonden. In welke taal de offerte gaat, lees je in Een document in een andere taal versturen.
Na het versturen pas je de offerte niet meer aan. Wil de klant iets anders, lees dan Je offerte is verstuurd en de klant wil iets anders.
Als het niet lukt
Versturen is grijs
De offerte heeft geen adres, of je zakelijke klant heeft geen contactpersoon met het type Primair of Facturatie. Vul dat aan bij de klant en open de offerte opnieuw. Hoe, lees je in Zakelijke klanten en contactpersonen.
'Let op! Deze offerte heeft geen regels.'
Je verstuurt een offerte zonder regels. Sluit het venster en voeg eerst regels toe bij Offerteregels.
De taak 'Offerte … is niet aangekomen bij …'
De mail kwam niet aan. Lees Mijn klant heeft een mail niet gekregen.
Zie ook