In een template zet je geen namen of datums neer, maar een plek waar Bas ze invult. Kies in de editor het gegeven dat je wilt, en Bas vult het bij elk document in. Voor tekst die per pakket of per document verschilt, gebruik je een vrij tekstveld.
Voor wie: beheerders
Open de template bij 'Instellingen' › 'Werkwijze' › 'Document-templates'. Kies het tabblad van de taal en klik op het potlood.
Klik in een tekstblok op de plek waar het gegeven moet komen. In de balk boven de tekst staat een knop met de lijst van gegevens. Kies de groep en daarna het gegeven.
Welke groepen je ziet, hangt af van het document:
In een Contract-template zie je ook 'Afspraak', 'Materialen' en 'Schades'.
Je ziet het gegeven als code tussen accolades in de tekst staan. Laat die code heel: Bas vervangt hem in het document door de echte waarde.
Een vrij tekstveld is een lege plek in de template die je per pakket of per document invult. Handig voor een tekst als 'Wij demonteren uw kasten' die niet bij elke klus hoort.
Kies in de lijst met gegevens bij 'Offerte' of 'Factuur' de groep 'Vrije tekstvelden'. Je hebt vijf genummerde velden en één 'Vrijetekstveld met eigen naam'. Bij dat laatste vervang je de tekst tussen de aanhalingstekens door je eigen naam, bijvoorbeeld 'Demontage'. Die naam zie je later boven het veld.
Klik op 'Opslaan'.
Let op: een vrij tekstveld werkt alleen in de taal waarin je het hebt toegevoegd. Heeft de template een Engelse versie, zet het veld daar ook in.
Je vult een vrij tekstveld op twee plekken in:
Laat je een vrij tekstveld leeg, dan blijft die plek in het document leeg.
Maak een conceptdocument voor een klant waarvan je alle gegevens kent. Download de PDF en kijk of elk gegeven en elk vrij tekstveld goed staat. Mist er iets, zie Er staat een gegeven niet op mijn document.
Klopt de aanhef of het adres niet, zie De aanhef of het adres op mijn document klopt niet.