Een document-template is het ontwerp van een offerte, factuur of contract. Bas vult er bij elk document de gegevens van de klant en de klus in. Welke template een document krijgt, hangt af van wat je kiest in het pakket of bij het maken van het document. Kies je niets, dan kijkt Bas naar het soort dossier. Je beheert ze bij 'Instellingen' › 'Werkwijze' › 'Document-templates'.
Voor wie: beheerders
Elke template hoort bij één 'Type document': 'Offerte', 'Factuur' of 'Contract'.
Een Contract-template gebruik je voor wat de klant tekent tijdens de klus. Je koppelt hem aan een tekenmoment, zie Tekenmomenten instellen in een pakket. Wat er op de werkbon staat, lees je in Wat staat er op de werkbon?.
Naast het type document heeft elke template een 'Type template'. Dat bepaalt wanneer Bas hem uit zichzelf kiest.
Bas kijkt in deze volgorde:
Bij een creditfactuur kiest Bas eerst de template 'Creditfactuur'. Heb je die niet, dan neemt hij de template van de oorspronkelijke factuur. Een opslagfactuur krijgt de template 'Opslag'.
Krijgt een document toch een andere template dan je verwacht, zie Mijn document gebruikt de verkeerde template.
Een template kan een versie per taal hebben. Elke taal is een eigen tabblad naast 'Template-details'. Bas kiest de taal die bij de klant hoort, zie Een document in een andere taal versturen.
Werk je met meerdere identiteiten, dan heeft elke identiteit eigen templates. In de lijst zie je bij de naam bij welke identiteit een template hoort. In een document of pakket kies je alleen uit templates van dezelfde identiteit. Voeg je een identiteit toe, dan krijgt die een kopie van alle templates van je hoofdbedrijf.
Bij 'Template-details' staat 'Gekoppelde e-mail-template'. Kies je daar een eigen klantbericht, dan stuurt Bas dat mee met documenten van deze template, bijvoorbeeld bij een aparte opslagfactuur. Staat er 'Geen aangepaste e-mail geselecteerd', dan gebruikt Bas het gewone klantbericht, zie Hoe werken klantberichten?. Bij een Contract-template gaat er dan geen mail, zie Mijn klant krijgt de getekende werkbon niet in de mail.
Een wijziging geldt voor elk document dat Bas daarna maakt. Een factuur die je al hebt afgerond, houdt de PDF van dat moment.
Wat je verder doet om je documenten er goed uit te laten zien, lees je in Hoe laat ik mijn documenten er professioneel uitzien?.