Kijk op het tabblad 'Activiteit' van het dossier. Daar zie je of de mail is verstuurd, afgeleverd en geopend. Van daaruit stuur je hem opnieuw, ook naar een ander adres.
Voor wie: medewerkers op kantoor
Wat je ziet
Je klant zegt dat hij geen afspraakbevestiging, offerte of factuur heeft gekregen.
Waarom
Meestal staat het bericht uit, ontbreekt het e-mailadres, of is de mail in de spam beland.
Zo los je het op
- Open het dossier en ga naar het tabblad 'Activiteit'.
- Zoek de mail. Je ziet wat er met de mail gebeurde:
- 'E-mail is afgeleverd': de mail is aangekomen. Vraag je klant in de spam te kijken.
- 'E-mail is geopend': je klant heeft de mail geopend.
- 'E-mail is niet aangekomen': het adres klopt niet of de mailserver weigerde de mail.
- 'E-mail is aangemerkt als spam': je klant heeft de mail als spam gemarkeerd.
- Klik op 'Bekijk e-mail'. Bij 'Naar' zie je naar welk adres de mail ging.
- Klik op 'Opnieuw versturen', pas zo nodig het adres bij 'Naar' aan en verstuur.
Staat de mail er helemaal niet:
- Kijk of het bericht aanstaat, zie Een klantbericht aan- of uitzetten.
- Kijk of je klant of de contactpersoon een e-mailadres heeft.
- Gaat het om een afspraak: die mail gaat alleen voor een bevestigde afspraak.
- Gaat het om 'Afspraken gewijzigd': die gaat pas als je klant akkoord heeft gegeven op de offerte.
Kon Bas een offerte of factuur niet versturen, dan maakt Bas een taak voor je aan, zoals 'Factuur [nummer] is niet aangekomen bij [klant]'. In de taak staat de reden.
Voorkomen
Vul bij elke klant een goed e-mailadres in. Heeft een dossier een andere contactpersoon, vul dan de 'Projectcontactpersoon' in. Zet een kopie naar jezelf aan, zie Antwoorden en kopieën van klantberichten ontvangen.