Je koppelt Exact Online onder Instellingen > Koppelingen door in te loggen bij Exact Online. Daarna kies je de administratie en het verkoopdagboek, en koppel je grootboekrekeningen en btw-codes.
Voor wie: beheerders
Hoe een boekhoudkoppeling in het algemeen werkt, lees je in Hoe een boekhoudkoppeling werkt.
Heb je een administratie in Nederland en een in België? Dan koppel je Exact Online twee keer, één keer per land. Exact Online is het enige boekhoudpakket waarbij dat kan.
Stel de koppeling direct na het verbinden in. Bas zet de facturen van die dag al in de volgende ronde door, en die mislukken zolang er niets is gekoppeld.
Bas maakt het debiteurnummer van het klantnummer in Bas. Bij Exact Online vult Bas dat aan met nullen. Met een voorloopnummer wordt het het voorloopnummer plus zes cijfers. Zonder voorloopnummer wordt het zeven cijfers.
Vul je een Korting grootboekrekening in, dan boekt Bas de korting op een factuur als aparte min-regel per btw-tarief op die rekening. Laat je het veld leeg, dan trekt Bas de korting af van elke regel.
Werk je met meerdere identiteiten, dan staat er een tabel Administratie koppelen. Daar koppel je elke identiteit aan een administratie in Exact Online. Handelsnamen staan niet in die tabel. Facturen van een handelsnaam gaan naar de administratie van de identiteit waar die handelsnaam onder valt.
Kies je bij een identiteit Negeer identiteit, dan zet Bas de facturen van die identiteit niet door. Ze krijgen wel de status Succesvol, zodat ze niet in Aandacht nodig blijven staan.
Normaal stuurt Bas geen boekjaar en periode mee, en kiest Exact Online de periode zelf bij de factuurdatum. Moet een factuur in een andere periode terechtkomen, bijvoorbeeld omdat die periode al is afgesloten, dan kun je dat per factuur aangeven.
Bij het definitief maken van een factuur vraagt Bas Wil je de Exact Online-rapportageperiode overschrijven?. Kies je ja, dan vul je Rapportage jaar en Rapportage periode in.
Exact Online kan nog twee dingen die de andere pakketten niet kunnen:
Deze twee kun je niet zelf aanzetten. Wil je ze gebruiken, neem dan contact op met support.
Exact Online weigert de factuur omdat er geen betalingsconditie is. Stel in Exact Online een standaard betalingsconditie in, op de debiteur of in de instellingen van de administratie. Probeer de factuur daarna opnieuw.
De factuurdatum valt in een periode die in Exact Online al is afgesloten. Open de periode in Exact Online, of kies bij het definitief maken van een nieuwe factuur een andere rapportageperiode.
Het boekstuknummer bestaat al in Exact Online, meestal omdat de factuur er al in staat. Zie "Dubbele factuur" in Een factuur komt niet door in je boekhouding.
De debiteur is in Exact Online verwijderd of samengevoegd. Zie Een factuur komt niet door in je boekhouding.