Bas stuurt je klant automatisch een e-mail bij een offerte, een factuur, een ingeplande afspraak en een naderende verhuizing. Hier lees je per klantbericht wanneer het gaat en waar je op moet letten.
Voor wie: medewerkers op kantoor
Elk bericht gaat alleen als het onder Instellingen > Werkwijze > Klantberichtgeving op Ingeschakeld staat. Hoe je dat instelt, lees je in Klantberichten instellen.
| Klantbericht | Wanneer | Let op |
|---|---|---|
| Offerte | Als je een offerte verstuurt | Met de offerte als PDF. Staat het bericht uit, dan krijgt de offerte toch de status verzonden, maar je klant ontvangt niets. |
| Herinnering offerte | Nadat de offerte is verlopen en de klant nog niet heeft geaccepteerd | Gaat pas ná de vervaldatum, niet ervoor. Maar één keer per offerte. |
| Akkoord op offerte | Als de klant de offerte accepteert | Met de geaccepteerde offerte als PDF. |
| Klantbericht | Wanneer | Let op |
|---|---|---|
| Factuur | Als je een factuur verstuurt, of als een ingeplande factuur aan de beurt is | Met de factuur als PDF en de betaallink. |
| Herinnering factuur | Als de factuur over de vervaldatum is | Alleen als automatische herinneringen aan staan, zie hieronder. |
| 2de Herinnering factuur | Als de factuur nog steeds open staat | Idem. |
| Aanmaning factuur | Als de factuur na twee herinneringen nog open staat | Idem. |
| Betaling ontvangen | Als de factuur op betaald komt |
Bas stuurt automatisch hooguit drie herinneringen per factuur. Tussen twee herinneringen zit telkens even veel tijd als de betaaltermijn van de factuur. Dat werkt alleen als:
Een creditfactuur krijgt nooit een herinnering.
Let op: zet je herinneringen later aan, dan kan Bas in één keer een herinnering sturen voor alle offertes en facturen die al over hun vervaldatum zijn.
| Klantbericht | Wanneer | Let op |
|---|---|---|
| Bevestiging taxatieafspraak | Als je een taxatie inplant | Met een agenda-bestand als dat aan staat. |
| Dozen ophalen afspraak bevestiging | Als je het ophalen van dozen inplant | Idem. |
| Verhuizing gepland | Als het dossier is ingepland met bevestigde afspraken | Idem. Niet bij transport. |
| Afspraken gewijzigd | Als je een afspraak verzet of annuleert, of als je bij het publiceren van de planning kiest voor versturen | Idem. |
| Verhuizing nadert | Een aantal werkdagen voor de verhuisdag, 's ochtends om 7 uur | Zie hieronder. |
Verhuizing nadert gaat één keer per dossier, als het dossier de status gepland heeft. Hoeveel werkdagen vooraf, stel je in onder Instellingen > Configuratie > Uitvoering. Bas markeert het dossier als herinnerd op het moment van versturen. Stond het bericht op dat moment uit, of lukte het versturen niet, dan stuurt Bas het niet nog een keer.
Werk je met het klantportaal of met transport, dan zijn er ook berichten zoals Uitnodiging klantportaal, Transportopdracht geaccepteerd, Transportopdracht geannuleerd en Levering nadert (eindklant). Die staan uit tot je ze aanzet.
Een eigen bericht dat je hebt gemaakt met Klantberichtgeving toevoegen, gaat alleen als het aan een document-template is gekoppeld. Bas gebruikt het dan bij het versturen en opnieuw versturen van een offerte of factuur met die template, en bij een afgetekende werkbon.