Werk je onder meer dan één naam, met een eigen logo of als apart bedrijf, dan maak je voor elke naam een identiteit aan onder Instellingen › Account › Identiteiten. Elke identiteit heeft eigen templates, klantberichten en pakketten, maar je klanten, medewerkers en planning blijven gedeeld.
Voor wie: beheerders
Ook gezocht als: meerdere bv's, tweede bv, filiaal, tweede administratie
Voordat je begint
- Zie je Identiteiten onder Instellingen › Account, dan voeg je zelf een identiteit toe met Identiteit toevoegen. Zie je het niet, dan staat de functie voor jouw omgeving nog uit; neem contact op met support. Bij het aanzetten maakt Bas van je Bedrijfsgegevens de identiteit Hoofdbedrijf.
Identiteit of vestiging: wat past bij jou
Een identiteit is een naam waaronder je klant je ziet: een merk met eigen logo, kleuren en documenten, of een apart bedrijf met eigen KVK-nummer, btw-nummer en IBAN. Een vestiging is een locatie van hetzelfde bedrijf, met eigen medewerkers, wagens en planning. Heb je twee locaties onder dezelfde naam, dan heb je vestigingen nodig en geen identiteit, zie Vestigingen instellen.
Er zijn drie soorten identiteit:
- Hoofdbedrijf: je eigen bedrijf, gemaakt uit je Bedrijfsgegevens.
- Handelsnaam: een andere naam van een bestaand bedrijf. Je kiest bij Handelsnaam van onder welk bedrijf hij valt.
- Los bedrijf: een apart bedrijf met eigen gegevens.
Een identiteit aanmaken
- Ga naar Instellingen › Account › Identiteiten en klik op Identiteit toevoegen.
- Klik op Logo uploaden en kies het logo van deze naam.
- Vul Bedrijfsnaam, KVK-nummer, RSIN-nummer, BTW-nummer en IBAN-nummer in.
- Kies bij Type identiteit voor Handelsnaam of Los bedrijf. Bij Handelsnaam kies je bij Handelsnaam van het bedrijf waar hij onder valt.
- Vul Telefoonnummer, Mobiel, E-mailadres en het adres in.
- Kies een kleur. Aan die kleur herken je de identiteit in lijsten, bijvoorbeeld bij je templates.
- Klik op Opslaan.
Bas kopieert daarna de document-templates, klantberichten en de offerte- en factuurinstellingen naar de nieuwe identiteit. Bij een handelsnaam komen ze van het bedrijf bij Handelsnaam van, bij een los bedrijf van je hoofdbedrijf. Loop de kopieën na, zie Templates per taal en per identiteit.
Pakketten kopieert Bas niet. Maak daarna een pakket voor deze identiteit, zie Een pakket maken of kopiëren. Zonder pakket is de lijst met pakketten leeg als je een nieuw dossier voor deze identiteit maakt.
Wat per identiteit apart is
- Documenten: elk document krijgt de naam, het adres, de nummers en het logo van de identiteit van het dossier.
- Klantberichten: elke identiteit heeft eigen klantberichten, met eigen tekst en antwoordadres.
- Pakketten: een pakket hoort bij één identiteit. Bij een nieuw dossier kies je eerst de Identiteit; daarna zie je alleen de pakketten van die identiteit.
- Boekhouding: je kunt grootboekrekeningen per identiteit koppelen, zie Grootboekrekeningen per btw-code of per identiteit koppelen.
Gedeeld blijven je klanten, medewerkers, planning en voertuigen.
Let op: kies bij een nieuw dossier altijd de juiste Identiteit. Kies je de verkeerde, dan krijgt je klant het logo en de documenten van een andere naam. Hoe je gegevens van een dossier aanpast, staat in Adressen en gegevens van een dossier wijzigen.
Een identiteit aanpassen
Klik in de lijst op de identiteit. Je past de bedrijfsgegevens, de contactgegevens en het adres aan met het potloodje bij elk blok.
Wat Bas hier niet doet
- Een identiteit kun je niet verwijderen. Gebruik je een naam niet meer, kies hem dan niet meer bij nieuwe dossiers.
- Identiteiten zijn geen aparte omgevingen. Wil je twee bedrijven met gescheiden klanten, medewerkers en planning, dan heb je twee omgevingen nodig; neem daarvoor contact op met support.
Zie ook