Documenten en notities bij een dossier

Documenten zet je bij een dossier op het tabblad Documenten met Document uploaden; met Zichtbaar in app ziet de ploeg ze in de medewerker-app. Notities voor het hele dossier staan op het tabblad Beschrijving, notities voor één dag zet je bij de afspraak.

Voor wie: medewerkers op kantoor
Ook gezocht als: offerte notities

Een document uploaden bij een dossier

1. Open het dossier en ga naar het tabblad Documenten.
2. Klik op Document uploaden en sleep het bestand in het venster, of klik om het te kiezen.
3. Vul de Bestandsnaam in en kies het Type document.
4. Moet de ploeg het document onderweg zien, zet dan Zichtbaar in app aan.
5. Sla op. Het document staat in de lijst.

Een bestand mag maximaal 45 MB zijn. Is het groter, dan zie je 'Het bestand is te groot, er mag maximaal 45 MB worden geüpload.'

Welke documenten Bas zelf bij een dossier maakt, zoals de offerte en de werkbon, lees je in Welke documenten horen bij een klus?.

Een bijlage uit een mail bij het dossier zetten

Je bedrijf heeft een eigen mailadres in Bas. Het staat onder Instellingen › Configuratie › Backoffice, bij Inkomende e-mail. Mail die je daarheen stuurt of doorstuurt, komt in Bas binnen.

1. Open de mail in Bas.
2. Klik op Aan klus koppelen en kies het dossier.
3. Klik op Kopieer naar documenten en kies de bijlagen. De knop werkt pas als de mail aan een dossier of klant is gekoppeld.

Een document verwijderen

Klik in de lijst bij het document op Verwijder document en bevestig. Bas vraagt 'Weet je zeker dat je document … wilt verwijderen? Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.' Een verwijderd document haal je niet terug, zie Per ongeluk verwijderd: wat je terug kunt halen.

Notities bij een dossier

Op het tabblad Beschrijving staan drie soorten notities:

• Notities: alleen voor kantoor.
• Notities voor de medewerker: voor het hele dossier. De ploeg ziet ze in de app bij elke afspraak van dit dossier, onder Klusnotities.
• Notities voor de klant: tekst voor je klant. Je kunt die op de offerte of factuur laten zien, zie Gegevens van de klant of klus op een document zetten.

Notities bij één afspraak

Geldt een notitie maar voor één dag, zoals een vertrektijd, een vertrekplaats of een aparte ingang, zet hem dan bij de afspraak. Open de afspraak op het tabblad Afspraken van het dossier of in de planning, en vul Notities in. De ploeg ziet deze notitie alleen bij die afspraak, onder Afspraaknotities. Wat de ploeg verder van het dossier in de app ziet, staat in Je dag in de app.

Wat Bas hier niet doet

• Bas heeft geen prullenbak voor documenten. Verwijder alleen wat je zeker niet meer nodig hebt.
• Een document is niet zichtbaar in de app zolang Zichtbaar in app uitstaat.

Zie ook

• Hoe dossiers werken