Bas stuurt je klant automatisch een mail op vaste momenten, bijvoorbeeld als je een offerte of factuur verstuurt, een afspraak inplant of een betaling binnenkomt. Elk moment heeft een eigen bericht. Je vindt ze allemaal onder 'Instellingen' › 'Werkwijze' › 'Klantberichtgeving'.
Voor wie: medewerkers op kantoor
In de lijst zie je per bericht de naam, de talen en of het aanstaat. Klik op een bericht om het te openen. Het tabblad 'Instellingen' heeft de algemene instellingen; per taal is er een eigen tabblad met de tekst.
Offerte en akkoord:
Afspraken:
Factuur en betaling:
Voor transport en het klantportaal zijn er ook berichten, zoals 'Uitnodiging klantportaal'. Die werken op dezelfde manier.
Bij een offerte, factuur of herinnering gaat de mail naar de contactpersoon die op dat document staat. Bij afspraken gaat de mail naar de 'Projectcontactpersoon' van het dossier. Is er geen contactpersoon, dan gaat de mail naar het e-mailadres van je klant; bij een zakelijke klant de eerste contactpersoon met een e-mailadres.
Bij de afspraakberichten zit een agenda-bestand, zodat je klant de afspraak direct in zijn agenda zet. Dat stel je in onder 'Instellingen' › 'Configuratie' › 'Uitvoering' › 'Klant communicatie', bij 'Agenda-bestand meesturen'. Op dezelfde plek stel je in hoeveel werkdagen voor de verhuizing 'Verhuizing nadert' gaat.
Werk je met meer dan één identiteit, dan heeft elke identiteit eigen klantberichten, met eigen tekst en opmaak. Bas kiest het bericht van de identiteit van het dossier of document. In de lijst kun je filteren op 'Identiteit'.
Met 'Klantberichtgeving toevoegen' maak je een eigen bericht. Bij 'Gebaseerd op' kies je welk bericht je als voorbeeld neemt. Het nieuwe bericht krijgt het type 'Aangepast'.
Een eigen bericht gaat niet vanzelf. Je koppelt het aan een document-template; hoe dat werkt, lees je onder 'E-mail bij het document' in Hoe werken document-templates?. Zo hangt ook de mail met de getekende werkbon aan een template, zie Mijn klant krijgt de getekende werkbon niet in de mail.