Stap je over naar Bas, zet dan eerst alle klantberichten uit en voer daarna je open offertes en je lopende dossiers in. Zo krijgen je klanten geen mail over iets wat ze al hebben, en kloppen je planning en facturen vanaf dag één.
Voor wie: beheerders
Stap 1: Zet alle klantberichten uit
Ga naar Instellingen › Werkwijze › Klantberichtgeving en zet bij elk bericht Ingeschakeld uit, ook Offerte en Factuur. Hoe, lees je in Een klantbericht aan- of uitzetten.
Waarom ook die twee: staat Offerte uit, dan krijgt een offerte bij Versturen wel de status verstuurd, maar gaat er geen mail naar de klant. Dat heb je nodig in stap 2.
Let op: vergeet je deze stap, dan kan elk dossier dat je invoert een mail naar je klant sturen, bijvoorbeeld dat de verhuizing is ingepland.
Stap 2: Zet je open offertes over
Een open offerte heeft de klant al gekregen, maar nog niet geaccepteerd.
- Maak een dossier aan voor de klant, zie Een dossier aanmaken.
- Maak een offerte met dezelfde regels als je oude offerte en klik op Conceptofferte klaarzetten.
- Controleer de offerte en klik op Versturen. Omdat Offerte uitstaat, gaat er geen mail. Het dossier staat nu op Offerte verzonden.
- Zegt de klant ja, klik dan op de offerte op Accepteren. Daarna loopt het dossier zoals elk ander.
Heb je nog toegang tot je oude systeem, zet dan alleen de offertes over die waarschijnlijk doorgaan. De rest handel je in je oude systeem af.
Stap 3: Zet je lopende dossiers over
Een lopend dossier is verkocht, maar nog niet uitgevoerd.
- Maak het dossier aan en zet bij de stap Prijs Zonder offerte aan. Het dossier gaat meteen naar Klant akkoord.
- Zet de bedragen voor de factuur bij het dossier op het tabblad Financieel, zie Factuurmomenten aanpassen voor één dossier. Kies op elke regel Vast bedrag: Percentage werkt alleen met een geaccepteerde offerte en blijft anders leeg.
- Upload je oude offerte op het tabblad Documenten en zet Zichtbaar in app aan. Zo heeft de ploeg de inventaris en de bijzonderheden. Zie Documenten en notities bij een dossier.
- Heeft de verhuizing al een datum, plan hem dan in met Verhuizing inplannen.
Klanten met spullen in je opslag zet je apart over; dat staat in Bestaande opslagklanten overzetten.
Stap 4: Controleer en zet de berichten weer aan
- Loop elk ingevoerd dossier na: klantgegevens, bedragen en btw, status en planning.
- Zet eerst alleen Offerte en Factuur weer aan.
- Zet de andere berichten aan als alle oude dossiers erin staan. Welke berichten Bas wanneer stuurt, lees je in Hoe werken klantberichten?.
Wat Bas hier niet doet
- Bas leest geen offertes of dossiers uit je oude systeem in. Je voert ze zelf in.
Zie ook