Peppol e-facturatie instellen

Met Peppol stuurt Bas je factuur rechtstreeks naar de administratie van een zakelijke klant, in plaats van per e-mail. Je vraagt de koppeling aan onder Instellingen › Koppelingen en zet daarna per zakelijke klant Peppol ingeschakeld aan.

Voor wie: beheerders

Voordat je begint

• Je bedrijfsgegevens zijn compleet: bedrijfsnaam, KVK-nummer, btw-nummer, IBAN en adres. Zonder deze gegevens kan je organisatie niet op Peppol. Zie Bedrijfsgegevens invullen.

De Peppol-koppeling aanvragen

1. Ga naar Instellingen › Koppelingen.
2. Klik in het blok Peppol op Koppeling activeren. Er opent een chat met de vraag 'Ik wil graag de Peppol integratie activeren.'
3. Verstuur het bericht. Via deze chat vraag je de koppeling aan.

Je bedrijf aanmelden als Peppol-deelnemer

Staat de koppeling er, open dan bij Peppol het tabblad Instellingen. Een checklist laat zien wat er nog ontbreekt.

1. Kies bij Identificatieschema hoe je bedrijf op Peppol staat. Standaard is dat KVK-nummer (Nederland).
2. Controleer bij Identificatie het nummer. Bas vult je KVK-nummer al in.
3. Klik op Opslaan. Je bedrijf staat daarna als Deelnemer met een Peppol ID.

Peppol aanzetten voor een zakelijke klant

1. Ga naar Klanten, open de klant en ga naar Klantgegevens.
2. Klik op het potlood bij Details.
3. Kies bij Peppol ingeschakeld voor Ja.
4. Zoek bij Peppol deelnemer op de bedrijfsnaam, met minimaal 3 tekens, en kies het bedrijf uit het Peppol directory.
5. Sla op.

Vind je het bedrijf niet, klik dan op Handmatig invoeren. Kies het Identificatieschema, bijvoorbeeld KVK-nummer (Nederland) of Ondernemingsnummer (België), vul de Deelnemer ID in en klik op Toepassen. Klik daarna op Verifiëren in directory. Zie je 'Geverifieerd in Peppol directory', dan klopt het. Bas zoekt de Deelnemer ID precies zoals je hem invult: een 'BE' ervoor, spaties of punten haalt Bas er niet uit.

Zie je 'Niet gevonden in Peppol directory', dan kan de klant waarschijnlijk geen facturen via Peppol ontvangen. Zet Peppol voor deze klant dan uit, of klik alleen op Toch bevestigen als de klant je zijn Peppol ID heeft gegeven.

Een factuur via Peppol versturen

Je verstuurt de factuur zoals altijd, zie Een factuur maken en versturen. Staat Peppol aan voor de klant, dan gaat hij via Peppol en niet per e-mail. Op het tabblad Activiteit van de factuur staat dan 'Factuur is verzonden via Peppol'.

Wat Bas hier niet doet

• Bas zoekt niet zelf uit welke bestaande klanten op Peppol zitten. Je zet Peppol per klant aan.
• Peppol werkt alleen bij zakelijke klanten. Particulieren krijgen hun factuur per e-mail.
• Een actieve Peppol-koppeling zet je niet zelf uit. Bij de koppeling staat daarvoor geen knop.

Als het niet lukt

Lukt het versturen niet, dan krijg je de taak 'Factuur [nummer] is niet verstuurd via Peppol naar [klant]'. Op Activiteit staat 'Het versturen van de factuur via Peppol is niet gelukt', met de Foutcodes of Validatiefouten. Herstel de oorzaak en verstuur de factuur opnieuw met Opnieuw versturen.

'Er is geen IBAN ingesteld voor jouw organisatie. Vul deze in bij de instellingen.'

Vul je IBAN in bij je bedrijfsgegevens en verstuur de factuur opnieuw.

'Jouw organisatie is niet geregistreerd voor Peppol.'

Je bedrijf staat nog niet als deelnemer bij de koppeling. Meld het aan zoals hierboven.

'Het Peppol-adresboek (SMP) gaf een fout terug.'

Peppol kon de klant niet vinden. Controleer bij de klant de Peppol deelnemer met Verifiëren in directory.

'De factuur voldoet niet aan de Peppol-validatie.'

Kijk bij Validatiefouten welk veld niet klopt.

'Deze factuur is al eerder via Peppol verstuurd.'

Bas stuurt een factuur maar één keer via Peppol. De klant heeft hem al.

Zie ook

• Welke koppelingen heeft Bas