Een factuur begint als concept en krijgt pas een nummer als je hem afrondt. Daarna staat hij open tot je klant betaalt; Bas zet hem op verlopen, herinnering, betaald of oninbaar.
Voor wie: medewerkers op kantoor
Ook gezocht als: verkoopfactuur, faktuur, nota, openstaande facturen, als betaald
De status zie je in de lijst onder Financiën › Facturen en bovenaan de factuur. Welke knoppen je op een factuur ziet, hangt af van de status.
| Status | Wat het betekent | Wat je kunt doen |
|---|---|---|
| Concept | De factuur is nog niet afgerond en heeft nog geen factuurnummer. | Regels aanpassen, Afronden, Inplannen, Factuur verwijderen |
| Ingepland | Bas rondt de factuur af en verstuurt hem op het moment dat je koos. | Aanpassen, Geplande factuur annuleren |
| Open | De factuur is afgerond en wacht op betaling. | Versturen of Opnieuw versturen, Betaling verwerken, Creditfactuur maken, Verlopen markeren, Oninbaar markeren |
| Verlopen | De verloopdatum is voorbij en de factuur is nog niet helemaal betaald. | Herinnering versturen, Betaling verwerken, Creditfactuur maken, Oninbaar markeren |
| Herinnering | Je klant heeft minstens één herinnering gekregen. | Dezelfde knoppen als bij Verlopen |
| Betaald | Het hele bedrag is betaald. | Creditfactuur maken |
| Oninbaar | Je hebt de factuur afgeschreven. | Een betaling die toch binnenkomt, zet hem op Betaald |
Een conceptfactuur pas je nog aan: regels, klant, adres en template. Een concept kun je ook verwijderen. Dat kan alleen bij een concept; een afgeronde factuur verwijder je nooit.
Met Afronden krijgt de factuur een factuurnummer en de status Open. Vanaf dat moment pas je niets meer aan. Hoe dat gaat, lees je in Een factuur maken en versturen.
Kies je Inplannen, dan krijgt de factuur de status Ingepland. Op het gekozen moment rondt Bas hem af, geeft hem een nummer en verstuurt hem. Met Geplande factuur annuleren wordt het weer een concept.
Voor opslag zet Bas zelf elke periode een conceptfactuur klaar, zie Opslag factureren.
Elke nacht zet Bas de facturen waarvan de verloopdatum voorbij is van Open op Verlopen. Dat gebeurt ook als je automatische herinneringen gebruikt: een factuur gaat eerst naar Verlopen en krijgt daarna pas een herinnering.
Stuur je een herinnering, of doet Bas dat automatisch, dan krijgt de factuur de status Herinnering. Hoe herinneringen lopen, lees je in Hoe werken herinneringen voor offertes en facturen?.
Met Verlopen markeren zet je een open factuur zelf op Verlopen, ook voor de verloopdatum. Daarna kun je meteen een herinnering sturen.
Een factuur komt pas op Betaald als het hele bedrag binnen is. Na een deelbetaling blijft hij Open, Verlopen of Herinnering, met een lager openstaand bedrag. Een betaling komt binnen via je boekhoudkoppeling, via de betaallink of doordat je hem zelf verwerkt, zie Een betaling registreren.
Verwijder je een betaling, dan gaat de factuur terug naar Open. Is de verloopdatum al voorbij, dan wordt het Verlopen.
Betaalt je klant niet en verwacht je dat ook niet meer, kies dan Oninbaar markeren en vul een Reden in. Bas schrijft dan de hele factuur af, niet een deel ervan. Komt er later toch een betaling binnen, dan gaat de factuur naar Betaald.
Let op: Oninbaar markeren maakt de factuur niet ongedaan. Klopt de factuur niet, maak dan een creditfactuur, zie Een creditnota maken.