Een transportdossier afronden

Een transportdossier rond je af met Dossier afronden als alles is afgeleverd. Staan er nog colli open, dan kies je voor elk collo een eindstatus: zonder eindstatus voor elk collo rondt Bas het dossier niet af.

Voor wie: medewerkers op kantoor · Nodig: module Transport
Ook gezocht als: klus annuleren

Let op: afronden kun je niet terugdraaien. Een afgerond dossier kun je niet opnieuw openen.

Voordat je begint

• Maak eerst de eindfactuur, zie Een transportklus factureren. Na het afronden staat Nieuwe factuur niet meer op het dossier.

Wanneer je de knop ziet

Hebben alle colli de status Afgeleverd, Gesloten of Geretourneerd naar leverancier en is de laatste stop afgesloten, dan zet Bas het dossier op Afhandelen. Op het dossier staat dan Dossier afronden.

Staat het dossier nog op Ingepland of In uitvoering, dan heet de knop Forceer afronden. Daarmee sluit je een dossier af dat volgens Bas nog niet klaar is. Met Naar afhandelen zet je het dossier eerst op Afhandelen zonder het af te ronden. Dat lukt alleen als alle colli klaar zijn en er geen stop meer in de toekomst staat; anders blijft het dossier zonder melding staan waar het stond.

Staat er een collo op Geannuleerd, of heeft de klus spullen opgehaald die nu Op voorraad liggen, dan komt het dossier niet op Afhandelen en zie je Nieuwe factuur niet. Maak de eindfactuur dan op het tabblad Financieel: klik bij de factuurmomenten op Eindfactuur en dan op Factuur versturen. Daarna rond je af met Forceer afronden.

Een transportdossier afronden

1. Klik op het dossier op Dossier afronden of Forceer afronden. Bovenaan zie je wat er met de status gebeurt.
2. Staan er nog colli open, dan zie je het blok Dit moet je nu kiezen. Kies per collo bij Eindstatus: Afgeleverd bij klant, Gesloten of Geannuleerd. Dit is de laatste keer dat de status van dat collo verandert.
3. Bij Dit kun je nu afhandelen vink je aan wat Bas meteen opruimt, zoals openstaande taken sluiten en toekomstige afspraken verwijderen. Klik je op een aantal, dan zie je waar het om gaat.
4. Heeft de klus nog items die in geen collo zitten, dan staat er bijvoorbeeld '3 items annuleren'. Dat vinkje staat aan. Haal je het weg, dan gaat het dossier toch dicht en blijven die items openstaan.
5. Onder Blijft open staan zie je wat afronden niet oplost, zoals een facturatiemoment dat nog niet gefactureerd is.
6. Handelt Bas iets af, dan typ je onder Bevestigen de dossiercode over. Pas dan kun je afronden.

Wat er gebeurt na het afronden

• Het dossier staat op Afgerond en verdwijnt van het transportbord.
• De stops, ritten en ontvangsten blijven zichtbaar in het dossier op het tabblad Planning.
• Heb je geforceerd afgerond, dan staat in het dossier: 'Dit dossier is geforceerd afgerond vanuit status ... De colli zijn mogelijk niet volledig afgehandeld.'
• Je klant krijgt geen bericht als je afrondt.

Afronden of annuleren

Gaat de klus niet door, annuleer het dossier dan met Dossier annuleren in plaats van het af te ronden. Kwam de klus uit het klantportaal, dan krijgen de mensen met portaaltoegang van die klant het bericht Transportopdracht geannuleerd, als dat bericht aanstaat.

Een geannuleerd dossier kun je terughalen met Opnieuw openen. Het komt dan terug in de offertefase, niet op de plek waar het stond.

Als het niet lukt

Bas rondt het dossier niet af

Er staat nog een collo zonder eindstatus, bijvoorbeeld een nalevering die nog moet binnenkomen. Kies voor dat collo een eindstatus, of handel de nalevering eerst af.

Een klus die spullen ophaalde voor de opslag, kun je niet afronden

Liggen de opgehaalde spullen Op voorraad, dan vraagt Forceer afronden geen eindstatus voor die colli, maar weigert Bas het afronden toch. Dat is een fout in Bas. Neem contact op met support om het te melden. De factuur kun je wel maken, zoals hierboven onder Wanneer je de knop ziet staat.

'De ingevoerde code komt niet overeen met de dossiercode'

Typ de dossiercode precies over zoals die boven het veld staat.

Zie ook

• Een dossier afronden
• Annuleren, afwijzen, heropenen of verwijderen: wat past wanneer
• De statussen van een collo
• Hoe transport werkt