Met een tekenmoment laat je de klant aftekenen als je ploeg een afspraak afrondt. Je stelt in het pakket in bij welke soorten afspraken dat moet. De voorman ziet dan in de app een extra stap 'Tekenen met de klant'. De klant tekent op het toestel, en Bas zet een getekende werkbon in het dossier.
Voor wie: medewerkers op kantoor
Hoe je het instelt, lees je in Tekenmomenten instellen in een pakket. Wat een pakket verder regelt, staat in Hoe werkt een pakket?.
Een tekenmoment hoort bij één soort afspraak in één pakket, bijvoorbeeld 'Verhuizing laden' en 'Verhuizing lossen'. Elke soort krijgt een eigen Contract-template. Die template is de tekst van de werkbon die de klant tekent.
De klant tekent altijd bij het afronden van de afspraak, niet halverwege.
In een pakket voor een verhuizing kies je uit deze soorten afspraken:
In een pakket voor een verhuislift kies je alleen 'Verhuislift'.
Een pakket voor transport heeft geen tekenmomenten. Bij transport tekent de klant een afleverbon. Die komt in het dossier als 'Getekende afleverbon'.
Per tekenmoment kies je hoe er getekend wordt.
Bij 'Verplicht tekenen bij afronden' vraagt de app meteen 'Is de klant aanwezig?'.
Bij 'Optioneel tekenen bij afronden' vraagt de app eerst 'Wil je tekenen met de klant?'. Kiest de voorman 'Nee', dan rondt hij af zonder handtekening.
Let op: ook bij verplicht tekenen kan de voorman 'Nee' kiezen bij 'Is de klant aanwezig?'. Dan rondt hij af zonder handtekening.
'Tekenen met de klant' is de laatste stap van het afronden. De klant ziet eerst een overzicht van het uitgevoerde werk en de tijden. Daarna beantwoordt hij 'Zijn de werkzaamheden naar tevredenheid uitgevoerd?'.
De klant vult 'Naam', 'E-mailadres', 'Opmerkingen' en 'Handtekening' in. Alleen de opmerkingen mogen leeg blijven. Met 'Handtekening zetten' zet de klant zijn handtekening, met 'Veld legen' begint hij opnieuw.
Werkt er nog een andere ploeg aan dezelfde afspraak, dan vraagt de app wie laat tekenen: 'Ik laat tekenen' of 'Het andere team'. Er wordt per afspraak één keer getekend. Heeft de klant al getekend, dan slaat de app de stap over bij de volgende ploeg.
Bas maakt een pdf van de Contract-template. Daarachter staat een pagina met de handtekening, naam, e-mailadres en opmerkingen van de klant, en de handtekening van je eigen bedrijf.
In de Contract-template kun je gegevens van het dossier en de afspraak laten invullen, zoals schades en materialen.
De werkbon komt in het dossier op het tabblad 'Documenten', met het type 'Getekende werkbon'. Medewerkers zien dit document niet in de app.
In de afspraak staat ook de knop 'Getekend contract downloaden'. Die maakt de pdf opnieuw met de huidige Contract-template. Wil je precies het document dat de klant tekende, gebruik dan de versie onder 'Documenten'.
Alleen als je aan de Contract-template een e-mail koppelt. Dat doe je met 'Gekoppelde e-mail-template' in 'Document-templates', en die e-mail moet aan staan. De klant van het dossier krijgt dan de werkbon als bijlage.
Let op: de mail gaat naar het e-mailadres van de klant in het dossier. Het adres dat de klant in de app intypt, staat alleen op de werkbon.
Gaat het versturen mis, dan maakt Bas een taak aan.
Bas leest een tekenmoment direct uit het pakket. Pas je het pakket aan, dan geldt dat meteen voor alle dossiers met dat pakket, ook voor dossiers die al bestonden. Afspraken die al zijn afgerond, veranderen niet.
Bij factuurmomenten is dat anders, zie Hoe werken factuurmomenten?.
Een tekenmoment gaat over werk dat de ploeg heeft gedaan. De klant tekent achteraf, op het toestel van de voorman. Een offerte tekent de klant vooraf, online of aan tafel tijdens de taxatie. Dat staat los van de tekenmomenten.