Een uitzondering is alles wat afwijkt van de bon, zoals een beschadigd, ontbrekend of verkeerd item. De loods of de chauffeur meldt hem in de app met Uitzondering melden, en kantoor handelt hem af onder Transport › Uitzonderingen.
Voor wie: medewerkers op kantoor · Nodig: module Transport
Een uitzondering melden in de app
Melden doet wie het collo in handen heeft: de loods bij de ontvangst, de chauffeur bij het laden of bij de klant. Iedereen van de ploeg ziet de knop. In de backoffice kun je geen uitzondering melden.
- Tik op Uitzondering melden.
- Kies bij Waarover gaat het? het collo, of de Verwachte items die nog op geen collo staan.
- Vink bij Welke items? aan om welke items het gaat, of kies Hele collo.
- Kies bij Wat is er aan de hand? de Soort uitzondering: Beschadigd, Ontbrekend, Verkeerd item, Te veel geleverd of Verloren. Vul een Samenvatting en Omschrijving in en maak foto's.
- Bij Beschadigd, Verkeerd item en Te veel geleverd vraagt de app ook Wat gebeurt ermee?. Zie hieronder.
- Verstuur. De app meldt 'Uitzondering gemeld' en 'We pakken het op kantoor op.'.
Eén melding gaat over één collo. Heeft een collo twee problemen, een deuk en een ontbrekend onderdeel, maak dan twee meldingen.
Wat er met het collo gebeurt
Het antwoord op Wat gebeurt ermee? bepaalt wat er met het collo gebeurt:
- Bij de klant: Toch afleveren levert het af, Meenemen neemt het mee terug in de wagen.
- Bij het ophalen: Meenemen neemt het mee, Achterlaten laat het staan.
- In de loods: Aannemen neemt het in, Weigeren neemt het niet aan.
Meld je Beschadigd of Verkeerd item voor een deel van de items, dan zet Bas die items op een nieuw collo. Is een heel collo Verloren, dan zet Bas het op Geannuleerd. Het dossier komt dan niet vanzelf op Afhandelen, zie Een transportdossier afronden.
Wat kantoor ziet
- Een taak 'Uitzondering bij ... afhandelen', met de naam van de klant.
- De melding onder Transport › Uitzonderingen en in het dossier op het tabblad Uitzonderingen, met datum, soort, status, samenvatting, wat ermee is gedaan en wie het meldde.
- Op het transportbord het label Uitzondering op het collo. Met het filter Met open uitzondering zie je alleen die dossiers.
Een uitzondering afhandelen
Klik de melding open. Bovenaan staat de status. Klik erop om een andere te kiezen:
- Open: gemeld, nog niemand mee bezig.
- In behandeling: jij pakt hem op.
- Wachten: je wacht op iemand. Bas vraagt met wie je contact had en waarop je wacht, en zet dat bij de communicatie van het dossier.
- Afgehandeld: Bas vraagt Hoe is het opgelost? en rondt de taak op jouw naam af.
Let op: een andere status verandert niets aan de colli. Wat er met de spullen gebeurt, regel je met de knoppen onder de status.
Een nalevering aankondigen
Stuurt de leverancier iets na, klik dan op Nalevering aankondigen. Bij Ontbrekend en Verloren verhuizen de items naar een nieuw collo dat de leverancier later stuurt. Bij een beschadigd item komt er een nieuw collo bij en blijft het beschadigde collo staan.
Kies daarna bij Waar komt de nalevering binnen?:
- Later inplannen: de planner plant de ontvangst later.
- Nieuwe stop: kies Leverancier brengt het naar ons magazijn of Wij halen het op, en de datum en de tijd. Brengt de leverancier het, dan is de stop meteen bevestigd. Haal jij het op, vink dan Bevestigd aan als de datum vaststaat.
Is een collo in de loods geweigerd, dan komt er geen nieuw collo: de leverancier levert hetzelfde collo opnieuw. Een nalevering kun je één keer per uitzondering aankondigen.
Een afgeleverd item terughalen of ruilen
Blijkt een afgeleverd item toch beschadigd of verkeerd, klik dan op de melding op Transport inplannen. Je plant een stop om het bij de klant op te halen. De afgeronde levering en de getekende afleverbon blijven zoals ze waren.
Zie ook