Een nieuwe template maak je altijd als kopie van een bestaande. Die kopie pas je aan in de editor: logo, teksten, kleuren en blokken. Een bestaande template aanpassen gaat op dezelfde manier, alleen sla je de eerste stappen over.
Voor wie: beheerders
Ga naar 'Instellingen' › 'Werkwijze' › 'Document-templates'. Wil je een bestaande template aanpassen, klik hem dan aan en ga naar stap 4.
Klik op 'Document-template toevoegen' en vul in:
Elk type behalve 'Handmatig' kan maar één keer per soort document voorkomen. Staat een type er niet meer tussen, dan bestaat het al. Kies dan 'Handmatig' en koppel de template aan een pakket. 'Creditfactuur' zie je alleen bij een factuur. Een contract is altijd 'Handmatig'.
De kopie neemt alles over van de template bij 'Gebaseerd op': de talen, de teksten, de voor- en achterbladen, de bijlagen en de 'Verval periode'. Hij komt ook bij dezelfde identiteit. Wil je een template voor een tweede identiteit, kies dan een template van die identiteit als basis.
Je kunt alleen een template van hetzelfde type document kopiëren. Van een offerte maak je dus geen factuur.
Klik op 'Opslaan'.
Klik op het tabblad van de taal. Je ziet een 'Voorbeeld' van de PDF. Klik op het potlood om de editor te openen.
De editor opent op het hele scherm. Rechts staan de blokken die je in het document sleept, zoals tekst, afbeelding, knop en scheidingslijn.
Voor de regels van het document zijn er eigen blokken. In een offerte zijn dat 'Offerte regels', 'Offerte uurtarief regels' en 'Verhuisgegevens'. In een factuur is dat 'Factuur regels'. Bij 'Offerte regels' kies je of je alle regels toont, alleen de optionele of alleen de vaste. Bij 'Factuur regels' kies je tussen details en een samenvatting.
Gegevens van de klant of de klus voeg je toe zoals in Gegevens van de klant of klus op een document zetten.
Klik op 'Opslaan'.
Let op: je past één taal tegelijk aan. Heeft de template ook een Engelse versie, open dan ook dat tabblad en pas daar dezelfde tekst aan.
Een voor- of achterblad en bijlagen zoals je algemene voorwaarden voeg je toe zoals in Algemene voorwaarden of een bijlage meesturen.
Op 'Template-details' staat onderaan 'Verwijderen'. Gebruikt een pakket deze template nog, kies daar dan eerst een andere.
Let op: een kop- of voettekst die op elke pagina terugkomt en de marges van de pagina stel je niet in de template in, zie Wat zijn PDF-formulieren en Documentopmaak?.
Kijk naar het 'Voorbeeld' op het tabblad van de taal. Maak daarna een conceptofferte of conceptfactuur voor een testklant en download de PDF. Ziet de PDF er vreemd uit, zie Mijn PDF ziet er niet goed uit. Komt er geen voorbeeld, zie De template-editor werkt niet.