Wil je bij elke offerte of factuur hetzelfde bestand meesturen, zoals je algemene voorwaarden, zet het dan als bijlage op de document-template. Bas zet het bestand op elke nieuwe offerte of factuur die met die template wordt gemaakt.
Voor wie: beheerders
Ga naar 'Instellingen' › 'Werkwijze' › 'Document-templates'. Klik op de template en kies het tabblad van de taal.
Klik bij het blok 'Bijlagen' op het potlood. Klik op 'Bijlage uploaden', kies je bestand en klik op 'Opslaan'. Een bestand mag maximaal 45 MB zijn.
Bijlagen gelden per taal. Een klant krijgt alleen de bijlagen van de taal die bij hem staat. Heb je Engelse klanten, zet dan ook op het Engelse tabblad je Engelse voorwaarden.
Wil je het bestand in de PDF zelf en niet als losse bijlage, gebruik dan het blok 'Voor/achterbladen'. Upload een PDF en kies bij 'Type blad' voor 'Voorblad' of 'Achterblad'.
Open de offerte of factuur en gebruik het blok 'Bijlagen'. Een offerte pas je aan zolang hij 'Concept' of 'Afgewezen' is, een factuur zolang hij 'Concept' of 'Ingepland' is.
Let op: Bas neemt de bijlagen van de template over op het moment dat de offerte of factuur wordt gemaakt. Vervang je later je voorwaarden op de template, of kies je bij een concept een andere template, dan houdt het document de oude bijlage. Pas zo'n concept dan zelf aan in het blok 'Bijlagen'.
Moet een bestand mee met elke mail van één soort, bijvoorbeeld de mail met de getekende werkbon, zet het dan op het klantbericht. Ga naar 'Instellingen' › 'Werkwijze' › 'Klantberichtgeving', kies het bericht en de taal, en gebruik het blok 'Bijlagen'. Zie Hoe werken klantberichten?.
Klik bij 'Bijlagen' op het potlood. Verwijder de oude versie met het prullenbakje, upload de nieuwe en klik op 'Opslaan'.
Let op: een mail mag met alles erbij niet groter zijn dan 10 MB. De PDF van de offerte telt mee, en daarmee ook de afbeeldingen in je template. Maak grote PDF's en foto's kleiner voordat je ze uploadt.
Maak een nieuwe conceptofferte voor een testklant. Kijk of je bestand in het blok 'Bijlagen' staat, en open de PDF om te zien of je voor- en achterblad op de goede plek zitten.