Een factuur die nog een concept is, pas je zelf aan. Is hij al afgerond, dan maak je een creditfactuur en zo nodig een nieuwe factuur; vergat je alleen iets te factureren, dan stuur je een extra factuur.
Voor wie: medewerkers op kantoor
Ook gezocht als: credit, credit factuur, gecrediteerd
Je situatie
Wat je kunt doen, hangt af van de status van de factuur. Die zie je bovenaan de factuur en in de lijst onder Financiën › Facturen.
- Concept of Ingepland: de factuur heeft nog geen nummer en je klant heeft hem nog niet. Je kunt hem nog aanpassen.
- Open, Verlopen, Herinnering of Betaald: de factuur is afgerond. Je kunt hem niet meer aanpassen of verwijderen, want hij heeft een factuurnummer, je klant heeft hem en met een boekhoudkoppeling staat hij ook in je boekhouding.
Wat elke status betekent, lees je in De statussen van een factuur.
Wat je wilt bereiken
Je wilt dat je klant en je boekhouding hetzelfde zien: één juist bedrag, met een factuurnummer dat in de reeks blijft. Daarom maakt Bas een afgeronde factuur nooit ongedaan, maar zet je er een tweede document tegenover.
Route 1: het concept aanpassen
- Wanneer: de factuur heeft de status Concept of Ingepland.
- Hoe: open de factuur en pas de regels, de klant of het adres aan. Een ingeplande factuur zet je eerst terug met Geplande factuur annuleren. Een concept dat je niet nodig hebt, verwijder je met Factuur verwijderen.
- Wat er gebeurt: je klant merkt niets. Het concept heeft nog geen factuurnummer, dus er ontbreekt straks geen nummer in de reeks.
- Waarom: zolang een factuur niet is afgerond, is er nog niets verstuurd of geboekt.
Kloppen de regels die Bas uit het pakket en de offerte haalde niet, lees dan ook De factuur heeft de verkeerde regels of bedragen.
Route 2: crediteren en opnieuw factureren
- Wanneer: de factuur is afgerond en er staat iets verkeerds op: een bedrag, de btw, de klant of de factuurdatum.
- Hoe: maak op de foute factuur een creditfactuur met Creditfactuur maken, zie Een creditnota maken. Maak daarna een nieuwe factuur met de juiste gegevens.
- Wat er gebeurt: je klant krijgt drie documenten: de foute factuur, de creditfactuur die hem op nul zet, en de nieuwe factuur. Met een boekhoudkoppeling gaan de creditfactuur en de nieuwe factuur ook naar je boekhouding.
- Waarom: de creditfactuur boekt de fout terug, zodat je boekhouding klopt en het factuurnummer niet verdwijnt.
De nieuwe factuur maak je zo:
- Met het factuurmoment Op verzoek in het dossier, als dat in de afspraken van het dossier staat, zie Ik wil meerwerk of een extra rit achteraf factureren.
- Of met Nieuwe factuur onder Financiën › Facturen. Koppel hem daarna met Aan klus koppelen aan het dossier.
Let op: een factuurmoment dat al is gefactureerd, komt na een creditfactuur niet terug. Op het tabblad Financieel van het dossier zie je bij dat moment dus geen Factuur versturen meer.
Route 3: een extra factuur sturen
- Wanneer: de factuur klopt, maar er moet iets bij, zoals meerwerk, een extra rit of een piano.
- Hoe: stuur een extra factuur met Factuur op verzoek, zie Ik wil meerwerk of een extra rit achteraf factureren.
- Wat er gebeurt: de eerste factuur blijft staan en je klant krijgt er een factuur bij.
- Waarom: er is niets fout, dus er hoeft ook niets teruggeboekt te worden.
Route 4: een deel crediteren
- Wanneer: je spreekt achteraf een korting af, of je klant krijgt een deel terug.
- Hoe: maak een creditfactuur en laat alleen de regels staan die je terugboekt, of pas het bedrag aan.
- Wat er gebeurt: je klant betaalt per saldo het lagere bedrag. Er is geen nieuwe factuur nodig.
- Waarom: één creditfactuur is genoeg als alleen het bedrag lager moet.
Advies per situatie
- Verkeerde factuurdatum op een verstuurde factuur: route 2. Maak de nieuwe factuur met dezelfde inhoud en vul bij het afronden de juiste Factuurdatum in.
- Verkeerde klant of verkeerd adres: route 2. Pas eerst de klantgegevens aan, dan komen ze goed op de nieuwe factuur.
- Klant annuleert na de factuur: een creditfactuur voor het hele bedrag, zonder nieuwe factuur.
- Iets vergeten te factureren: route 3, zonder creditfactuur.
- Klant betaalt niet en gaat dat niet meer doen: niet crediteren, maar markeren als oninbaar, zie De statussen van een factuur.
Zie ook