Bij elke boekhoudkoppeling geef je aan op welke grootboekrekening Bas de omzet boekt en welke btw-code van je boekhoudpakket bij welk btw-tarief hoort. Dat doe je bij de koppeling, op het tabblad Instellingen.
Voor wie: beheerders
Doe dit samen met je boekhouder. Die weet welke grootboekrekeningen en btw-codes je administratie gebruikt.
Bij Grootboeken koppelen kies je een van drie manieren.
Gebruik je SnelStart, lees dan eerst SnelStart koppelen. In SnelStart hoort bij elke grootboekrekening één btw-tarief, en dat bepaalt welke keuze werkt.
Koppel je per omzetgroep, dan staat in de keuzelijst ook Geen. Daarmee kies je de grootboekrekening voor regels zonder omzetgroep.
De Standaard grootboekrekening is het vangnet. Heeft een regel geen koppeling, dan boekt Bas hem op deze rekening. Zonder standaard grootboekrekening mislukt zo'n factuur.
Dat gebeurt vaker dan je denkt. Een regel die je met de hand op een factuur zet, heeft niet altijd een omzetgroep. En bovenaan elke creditfactuur staat een regel zonder omzetgroep. Stel daarom altijd een standaard grootboekrekening in.
Bas gebruikt een vaste lijst btw-tarieven per land, bijvoorbeeld "21% - NL". Onder BTW-codes koppelen geef je per tarief aan welke btw-code van je boekhoudpakket daarbij hoort.
Kies bij BTW-code boekhoudpakket altijd een btw-code voor verkoop, niet voor inkoop.
Bas rekent geen btw bij een zakelijke klant met een btw-nummer uit een ander land dan je eigen bedrijf: dat is verlegde btw. Ook een zakelijke klant buiten de EU zonder btw-nummer betaalt geen btw. Een particulier betaalt altijd btw, ook buiten de EU.
Op de factuur zelf houden de regels hun gewone tarief, bijvoorbeeld 21%. Naar je boekhoudpakket stuurt Bas alle regels van die factuur door met 0%.
Voor verlegde btw heb je aparte rijen nodig, met het vinkje BTW verlegd aan:
Ontbreekt een van die rijen, dan mislukt de eerste factuur met verlegde btw.
Een zakelijke klant buiten de EU zonder btw-nummer krijgt geen verlegde btw. Bas gebruikt dan de gewone rij voor 0% onder BTW-codes koppelen, zonder BTW verlegd. Koppel je per btw-code, dan zoekt Bas de grootboekrekening op de gewone rij van het oorspronkelijke tarief.
Werk je met kostenplaatsen, kies dan bij Kostenplaatsen koppelen voor Per omzetgroep of Per identiteit. Onder Kostenplaatsen koppelen koppel je daarna elke omzetgroep of identiteit aan een Kostenplaats.
Omzetgroepen maak je onder Instellingen > Werkwijze > Omzetgroepen met Omzetgroep toevoegen. Een omzetgroep heeft alleen een naam. Welke grootboekrekening erbij hoort, stel je in bij de koppeling.
Op elke regel in een pakket kies je een omzetgroep en een btw. Koppel je grootboeken per omzetgroep, denk dan bij het inrichten van je pakketten al aan je boekhouding.
Controleer of er onder Grootboekrekeningen koppelen minstens één rij staat. Bas bewaart de instellingen pas als er minstens één grootboekrekening is gekoppeld.
Bas kan de grootboekrekeningen of btw-codes niet ophalen uit je boekhoudpakket. Controleer of de koppeling nog actief is, en of de gebruiker waarmee je hebt gekoppeld genoeg rechten heeft in je boekhoudpakket.