Met een aanbetaling betaalt je klant een deel van de klus vooraf, na akkoord op de offerte. Je stelt het één keer in je pakket in. Daarna staat bij elk akkoord de knop 'Aanbetaling versturen' in het dossier, en plan je pas in als de aanbetaling binnen is. Op de eindfactuur trekt Bas de aanbetaling er weer af.
Voor wie: medewerkers op kantoor
Je klant geeft akkoord op een offerte van € 2.400 inclusief btw. In je pakket staat een aanbetaling van 30%.
Je klant krijgt dan een aanbetalingsfactuur van € 720. Na de verhuizing maak je de eindfactuur. Daarop staat de hele klus, met daaronder een regel 'Verwerking factuur' van min € 720. Je klant betaalt nog € 1.680.
Komt er meerwerk bij, dan staat dat gewoon op de eindfactuur. De aanbetaling gaat er nog steeds af. Wat er precies meetelt, lees je in Staat de aanbetaling goed op de eindfactuur?.
Een vast bedrag of een percentage. Bij een vast bedrag vul je zelf de regels in, bijvoorbeeld 'Aanbetaling verhuizing' voor € 250. Bij een percentage rekent Bas het uit over de geaccepteerde offerte, inclusief btw en na korting.
De factuurtemplate. De aanbetaling gebruikt de template die je bij het moment kiest, en daarmee ook de betaaltermijn van die template, zie De betaaltermijn van facturen en de geldigheid van offertes instellen. Wil je een kortere termijn dan op je gewone facturen, geef de aanbetaling dan een eigen template.
Wanneer de taak klaarstaat. Dat kies je bij het instellen, zie Aanbetaling instellen in een pakket.
Je klant krijgt een gewone factuur per mail, met dezelfde factuurmail als altijd. Er is geen aparte aanbetalingsmail. Staat de betaallink in je factuurmail, dan betaalt je klant met één klik, zie De betaallink in de factuurmail zetten.
De vervaldatum kun je per factuur aanpassen voordat je verstuurt. Staan automatische herinneringen aan, dan krijgt je klant ook voor de aanbetaling een herinnering als hij te laat is, zie Hoe werken herinneringen voor offertes en facturen?.
Met een aanbetaling krijgt je dossier drie extra stappen.
Klant akkoord
In het dossier staat de knop 'Aanbetaling versturen'. De knop 'Verhuizing inplannen' komt nog niet.
Aanbetaling verstuurd
Je hebt de factuur verstuurd en wacht op de betaling. Je ziet alleen de knop 'Aanbetaling ontvangen'. Inplannen kan nog niet, zie Ik kan de verhuizing niet inplannen.
Aanbetaling ontvangen
De betaling is verwerkt. Bas zet de taak 'Klus van [klant] inplannen' klaar en de knop 'Verhuizing inplannen' verschijnt. Hoe een betaling verwerkt wordt, lees je in Mijn klant heeft al betaald, maar het staat open.
De taak 'Aanbetaling factuur voor [klant] versturen' rond je zelf af als je de factuur hebt verstuurd.
Een dossier krijgt bij het aanmaken een kopie van de factuurmomenten uit het pakket. De offerte en de tekenmomenten volgen het pakket zoals het nu is, zie Hoe werkt een pakket?.
Daardoor geldt een wijziging van de factuurmomenten in je pakket alleen voor nieuwe dossiers, en kun je in één dossier afwijken, bijvoorbeeld een ander bedrag of helemaal geen aanbetaling. Hoe, lees je in Factuurmomenten aanpassen voor één dossier.
In je pakket kun je de aanbetaling ook aan het moment 'Starten klus' hangen. Bas zet de taak dan klaar op de eerste verhuisdag, of later als je een periode kiest. Dat is dus geen betaling vooraf. Wil je het geld binnen hebben voordat de wagen rijdt, kies dan 'Acceptatie offerte'.
Bij 'Starten klus' staat er geen eigen knop in het dossier. Je maakt de factuur via het tabblad 'Financieel', bij de stap 'Starten klus'.
Een aanbetaling bij een transportklus. Bij een liftklus werkt het wel, net als bij een verhuizing. Daar heet de knop na de aanbetaling 'Klus inplannen'.
De aanbetaling laten pinnen bij de verhuizers. Betalen bij afronden werkt alleen voor de eindfactuur.
Een percentage zonder geaccepteerde offerte. Heb je 'Offerte overslaan' gebruikt, of werkt je pakket met factuurspecificatie, dan blijft de aanbetaling leeg. Gebruik dan een vast bedrag.
Wil je weten hoe een aanbetaling past naast andere manieren om sneller betaald te krijgen, lees dan Hoe krijg ik mijn geld sneller binnen?.