Bas zet automatisch taken voor je klaar als er in een dossier iets gebeurt, zoals een klant die akkoord geeft, een afspraak die je inplant of een schade die binnenkomt. Elke taak gaat naar de persoon of afdeling die je bij die taaksoort hebt ingesteld. De meeste taken blijven staan tot iemand ze afrondt.
Voor wie: medewerkers op kantoor
Waar je taken ziet
Je eigen taken staan op de startpagina 'Start'. Alle taken van een dossier staan in het dossier op het tabblad 'Taken'; een offerte en een factuur hebben ook zo'n tabblad. Hoe je met de lijst werkt, lees je in Werken met de takenlijst.
Welke taken Bas klaarzet
De groepen zie je terug in 'Instellingen' › 'Werkwijze' › 'Taken'.
Sales:
- 'Taxatie bij [klant] inplannen': je maakt een verhuisdossier aan zonder taxatieafspraak, of er komt een aanvraag binnen via je websiteformulier. Kies je 'Zonder offerte', dan komt de taak niet.
- 'Een nieuwe lead [klant] kon niet worden verwerkt': een aanvraag van je websiteformulier kwam niet goed binnen.
- 'Offerte [nummer] is verlopen': de vervaldatum van een offerte is voorbij.
- 'Contact opnemen met klant omdat offerte [nummer] is afgewezen': de klant wijst de offerte af.
Planning:
- 'Klus van [klant] inplannen': de klant gaat akkoord met de offerte. Vraag je een aanbetaling, dan komt deze taak pas als de aanbetaling binnen is, zie Hoe werkt een aanbetaling?.
- 'Medewerkers inplannen op afspraak' en 'Voertuigen inplannen op afspraak': voor elke bevestigde afspraak in een ingepland dossier.
- 'Inplannen om dozen voor [klant] te leveren': het dossier is ingepland, je levert dozen en er staat nog geen afspraak om dozen te leveren.
- 'Inplannen om dozen bij [klant] op te halen': het dossier gaat naar nazorg en er staan nog dozen bij de klant.
- 'Borden plaatsen bij [klant]' en 'Vergunning voor [klant] aanvragen': je hebt bij een adres borden of een vergunning aangevinkt en het dossier is ingepland.
- Taken als iemand die is ingepland verlof krijgt of ziek wordt.
Uitvoering:
- 'Afspraak [afspraak] is niet afgerond': voor elke bevestigde afspraak in een ingepland dossier.
- 'Een ploeg heeft geen uren gemeld': een afspraak is afgerond, maar een ploeg heeft geen begin- en eindtijd doorgegeven.
- 'Schade bij [klant] afhandelen': er is schade gemeld.
- 'Klus van [klant] afronden': het dossier gaat naar nazorg en er staan geen dozen meer bij de klant.
Opslag:
- 'Opslag reserveren voor [klant]': het dossier is ingepland met opslag, maar er is nog geen opslag gekoppeld.
Facturatie: hoe factuurtaken ontstaan, staat in Hoe werken factuurmomenten?.
HRM:
- Taken voor een verlofaanvraag, een declaratie, een ziekmelding en een certificaat dat over een maand verloopt.
Communicatiefouten: een taak bij een mail die niet aankwam, staat in Mijn klant heeft een mail niet gekregen.
Wanneer een taak vanzelf verdwijnt
De meeste taken rond je zelf af; Bas weet niet wanneer je de klant hebt gebeld of iets hebt geregeld. In een paar gevallen ruimt Bas een taak zelf op:
- Je annuleert of verwijdert een afspraak. De taken van die afspraak verdwijnen.
- Je rondt een afspraak op tijd af. De taak dat de afspraak niet is afgerond, verdwijnt.
- Je koppelt opslag aan het dossier. De taak 'Opslag reserveren' verdwijnt.
- Je verwijdert een offerte. De taken van die offerte verdwijnen.
Let op: veel taken komen maar één keer per dossier. Rond je 'Klus van [klant] inplannen' af, dan komt hij voor dat dossier niet terug.
Wie de taak krijgt
Elke taaksoort heeft een vaste ontvanger: een persoon of een afdeling, zie Taken instellen: wie krijgt welke taak. Wil je een taaksoort helemaal niet, zie Een taak aan- of uitzetten.
Komt een taak die je verwacht niet, zie Een taak die ik verwacht, komt niet.