In de urenregistratie zet Bas voor elke medewerker die die dag werkt een voorstel klaar uit de geregistreerde uren, de planning en het werkrooster. Jij controleert de uren onder HRM › Urenregistratie, past aan wat niet klopt en keurt ze goed.
Voor wie: medewerkers op kantoor
Ook gezocht als: uren schrijven, uren invullen, uren registratie, tijdregistratie, AI voorstel
Een uur in Bas doorloopt drie stappen. Gepland is wat er op de planning staat. Geregistreerd is wat de medewerker of de voorman in de app heeft doorgegeven, of wat jij op kantoor invoert. Goedgekeurd is wat jij hebt gecontroleerd en vrijgegeven. Alleen goedgekeurde uren komen in het Urenoverzicht en in de export voor je loonadministratie.
Elk urenblok op de tijdlijn laat zijn stand zien aan de kleur:
Blokken beginnen en eindigen op een kwartier.
Bas bouwt het voorstel per medewerker per dag op. Waar twee bronnen dezelfde tijd claimen, wint de bovenste:
Is er niets gepland of geregistreerd, dan bepaalt Bas de werkdag uit de werktijden in de beschikbaarheid van de medewerker. Staan daar geen tijden, dan begint de werkdag bij de Standaard werktijden van je bedrijf, onder Instellingen › Account › Bedrijfsgegevens, en duurt hij zo lang als het werkrooster zegt, plus de pauze.
Komt de pauze niet aan het minimum uit de pauzeregels, dan zet Bas er pauze bij. Staat er nog geen pauze, dan komt die rond het midden van de werkdag; anders in het langste stuk werk zonder pauze of aansluitend op de pauze die er al is. Blijft er een gat over, dan vult Bas dat volgens de regel Gaten vullen. Die regels stel je in, zie De urenregistratie instellen (pauze, tijdsoorten, startdatum).
Heeft de medewerker die dag al opgeslagen uren, dan voegt Bas geen planning en geen voormanuren meer toe. Wat er staat, is dan wat er geregistreerd is, plus de pauze als die tekortschiet.
Een goedgekeurde ziekmelding of verlofaanvraag staat als goedgekeurd blok op de tijdlijn. Je hoeft er niets mee. Een aanvraag die nog niet is goedgekeurd, zie je hier niet.
Ontbreekt de ziekte of het verlof, voeg het dan toe vanuit de tijdlijn; Bas maakt er meteen een ziekmelding of goedgekeurde verlofaanvraag van.
Op een feestdag krijgt een medewerker die volgens zijn werkrooster zou werken een goedgekeurd verlofblok. Staat hij ingepland, dan tellen de afspraken als werk en vult het verlofblok de rest van de dag.
Op een dag zie je iedereen met uren of een voorstel: wie uren heeft geregistreerd, wie is ingepland, wie ziek of met verlof is, en wie volgens zijn werkrooster of beschikbaarheid zou werken. Medewerkers met een Licentie zonder HRM staan er niet in.
Mis je iemand, dan werkt hij volgens Bas die dag niet. Plan hem in, maak hem beschikbaar of vul het werkrooster aan.
Bovenaan kies je Dag, Week of Loonperiode.
In de week- en loonperiodeweergave staat bovenaan elke medewerker met een ring om zijn foto. De ring loopt tot de contracturen van die periode. Groen is goedgekeurd, blauw geregistreerd maar nog niet beoordeeld, rood afgekeurd. Ziekte en verlof tellen mee. Een voorstel uit de planning kleurt de ring niet. Onder de naam staat wat er nog moet, zoals 'Niets geregistreerd' of 'Alles goedgekeurd'. Zonder contracturen is er geen ring.
Per dag zie je drie kolommen. Te registreren komt uit het werkrooster. Geregistreerd telt werk, ziekte en verlof; voorstellen tellen mee zolang ze blijven staan, afgekeurde uren niet. Pauze is de geregistreerde pauze.
Vink in de dagweergave de medewerkers aan, of in de week- en loonperiodeweergave de dagen, en klik op Goedkeuren. Heeft een medewerker een afgekeurd blok, dan kun je hem in de dagweergave niet aanvinken; pas dat blok eerst aan of verwijder het. Eén blok keur je goed met het vinkje dat verschijnt als je over het blok beweegt. Een goedgekeurd blok staat vast: wil je het nog wijzigen, keur het dan eerst af, zie Uren achteraf aanpassen.
Mist er een gegeven, dan zie je bovenaan een melding met een knop naar de medewerker:
Als beheerder bepaal je onder Instellingen › HRM › Urenregistratie hoeveel pauze Bas voorstelt, waar die pauze komt en welke uren Bas aanvult. Onder Instellingen › Configuratie › Uitvoering kies je de startdatum en de standaard tijdsoorten.
Een declaratie van een medewerker keur je goed of af onder HRM › Declaraties. Na het goedkeuren betaal je de medewerker zelf uit en markeer je de declaratie in Bas als betaald.
Onder HRM › Urenoverzicht zie je per medewerker de goedgekeurde uren, verlof en ziekte over een periode, naast de uren uit het werkrooster. Met Exporteren zet je de tabel in Excel of CSV, bijvoorbeeld voor je loonadministratie.
Onder Instellingen › HRM › Loonberekening kies je of je per week, per vier weken of per maand verloont. Bas gebruikt die loonperiode in de urenregistratie, zodat je per periode controleert of alle uren zijn goedgekeurd voordat je ze exporteert.
Onder Instellingen › HRM beheer je de tijdsoorten waarmee uren worden geregistreerd en de categorieën waaruit medewerkers kiezen bij een declaratie. Per tijdsoort bepaal je of hij als buitendienst en als werktijd telt.
Uren die niet kloppen, pas je aan in HRM › Urenregistratie: sleep een urenblok, wijzig het met het potlood of voeg een blok toe. Een goedgekeurd blok keur je eerst af, daarna kun je het weer aanpassen.