Het migreren van opslagklanten is het meest complexe onderdeel van de data-overzet. De reden: je moet niet alleen klantgegevens invoeren, maar ook de facturatie naadloos laten doorlopen. Als dat niet goed gaat, krijgen klanten een verkeerde factuur.
Let op: Op dit moment doen we alleen de opslaghouders over naar Bas. We importeren geen klantgegevens of facturatiegegevens uit je oude systeem. Je voert alles handmatig in, zodat je controle houdt over de data en fouten voorkomt.
Belangrijk: zorg dat alle klantberichtgevingen UIT staan voordat je begint. Bij 173 opslagdossiers wil je niet dat elke invoer een bericht triggert naar de klant.
De meeste bedrijven hebben hun opslagadministratie in Excel. Bereid een lijst voor met de volgende kolommen:
| Kolom | Wat vul je in | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Klantnaam | Volledige naam opslagklant | Familie de Vries |
| Contactgegevens | E-mail en telefoon | [email protected] |
| Kistnummer/containernummer | Uniek nummer per container | Container 22 |
| Locatie | Waar staat de container | Loods 1, Rij A |
| Tarief per container | Maandelijks bedrag per container (ex BTW) | EUR 95,00 |
| Laatst gefactureerde datum | Tot wanneer is er al gefactureerd | 31-01-2026 |
Controleer je Excel-lijst voordat je begint met importeren. Veelvoorkomende problemen:
Tip: Neem een halfuur de tijd om je Excel-lijst op te schonen. Dat bespaart je later uren aan correctiewerk in Bas.
Importeer de opslagdossiers in Bas. Je kunt dit handmatig doen (per dossier) of via de bulk-import functie.
Voor elk opslagdossier:
Dit is het meest cruciale onderdeel van de hele opslagmigratie. Bij elk opslagdossier stel je de laatst gefactureerde datum in. Dit is de datum tot wanneer je de klant al hebt gefactureerd in je oude systeem.
Waarom is dit zo belangrijk?
Bas berekent de volgende factuur op basis van de laatst gefactureerde datum. Als je hier de startdatum van de opslag invult in plaats van de laatst gefactureerde datum, berekent het systeem een factuur over de hele opslagperiode. Een klant die al 2 jaar in opslag zit, krijgt dan opeens een factuur voor 24 maanden.
| Wat je invult | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Laatst gefactureerde datum (correct) | Systeem factureert vanaf de juiste datum verder |
| Startdatum opslag (fout!) | Klant krijgt factuur over de hele opslagperiode |
Voorbeeld: - Klant zit in opslag sinds 01-03-2024 - Je hebt gefactureerd tot en met 31-01-2026 - Vul in als laatst gefactureerde datum: 31-01-2026 - Bas factureert dan vanaf 01-02-2026 verder
Let op: Dit is de meest voorkomende en de duurste fout bij opslagmigratie. Vul de laatst gefactureerde datum in, NIET de startdatum van de opslag. Controleer bij elk opslagdossier of deze datum klopt. Doe dit niet in haast.
Vul bij elk opslagcontainer het tarief per container in. Doe dit niet op totaalniveau.
Waarom niet op totaal?
Stel je hebt een klant met 3 containers. Als je het totaalbedrag op 1 container zet en de andere twee op EUR 0, heb je een probleem zodra een van die containers wordt uitgeslagen. De container met het bedrag gaat weg, en de andere twee staan op nul - dan krijg je geen factuur meer.
| Aanpak | Wat je invult | Wat er gebeurt bij uitslag |
|---|---|---|
| Per container (correct) | Container 1: EUR 95, Container 2: EUR 95, Container 3: EUR 95 | Uitslag container 2: je factureert nog EUR 190 voor de andere twee |
| Op totaal (fout!) | Container 1: EUR 285, Container 2: EUR 0, Container 3: EUR 0 | Uitslag container 1: je factureert EUR 0 voor de andere twee |
Veel verhuizers werken met weekprijzen voor opslag, maar Bas rekent in maanden. De formule is:
Weekprijs x 52 / 12 = maandprijs
| Weekprijs | Berekening | Maandprijs |
|---|---|---|
| EUR 20 per week | EUR 20 x 52 / 12 | EUR 86,67 per maand |
| EUR 25 per week | EUR 25 x 52 / 12 | EUR 108,33 per maand |
| EUR 30 per week | EUR 30 x 52 / 12 | EUR 130,00 per maand |
Let op: De maandprijs is iets hoger dan wat klanten gewend zijn bij weekfacturatie (een maand is gemiddeld 4,33 weken, niet 4 weken). Bereid je voor op vragen van opslagklanten hierover.
Pas je opslagfactuur-template aan met een overgangstekst. Voeg een regel toe zoals:
"U ontvangt deze factuur vanuit ons nieuwe systeem. De layout is anders dan u gewend bent, maar de inhoud en het bedrag blijven hetzelfde."
Deze tekst neem je op in je factuurtemplate zodat alle opslagklanten de toelichting automatisch meekrijgen bij hun eerste factuur.
Let op: Verwijder deze overgangstekst na 2 maanden weer uit je template. Tegen die tijd zijn klanten gewend aan de nieuwe layout en is de melding niet meer nodig.
Als je overstapt naar Bas, verandert er van alles voor je opslagklanten:
Stuur een begeleidend bericht mee bij de eerste factuur uit Bas. Dit voorkomt verwarring en onnodige telefoontjes.
Voorbeeld tekst:
Beste [klantnaam],
Wij zijn overgestapt naar een nieuw systeem voor onze administratie. Hierdoor ziet uw factuur er anders uit dan u gewend bent. De inhoud en het bedrag blijven hetzelfde. Als u vragen heeft, neem gerust contact met ons op.
Met vriendelijke groet, [bedrijfsnaam]
Bij verandering facturatieperiode: Als de facturatieperiode verandert (bijvoorbeeld van vier-wekelijks naar maandelijks), communiceer dit dan expliciet naar je klanten. Bereid een standaardbrief voor die je kunt versturen.
Check per dossier:
Als alles klopt, verstuur je de facturen. Als er iets niet klopt, pas je het dossier aan en genereer je de factuur opnieuw.
Tip: Plan deze controle in op een rustig moment. Dit kost tijd, maar voorkomt fouten die later veel werk opleveren. Neem de tijd om elk dossier grondig te controleren bij de eerste facturatieronde.
Volgende artikel: Medewerkers uitnodigen voor de app