Organiseer het proces met pakketten, templates en klantberichten

Inleiding

Met de instellingen onder 'werkwijze' kun je per stap in het verhuisproces de financiële afhandeling van klussen bepalen.

Je kunt bijvoorbeeld:

• instellen bij welke stap(pen) in het proces je een factuur wilt sturen
  wil je bijvoorbeeld werken met een aanbetaling, dan voeg je een factuurmoment toe na acceptatie van de offerte die je naar de klant hebt gestuurd
• tekenmomenten voor de klant instellen
  in elke fase en bij elke afspraak kun je aangeven of de klant moet tekenen om te accepteren
• instellen welke betaaltermijn je wilt gebruiken voor je facturen
  je kunt dit per document template instellen
• instellen welke vervaltermijn je wilt gebruiken voor je offertes
  je kunt dit per document template instellen
• werken met een proces op basis van aangenomen som of op basis van nacalculatie
  een standaard flow instellen voor aangenomen klussen en een standaard flow voor klussen op nacalculatie
• standaard korting instellen
  je kunt per pakket standaard korting op de offerte of op de factuur opnemen
• standaard regels opnemen in offertes
  een standaard regel voor bijvoorbeeld voorrijkosten
• instellen of je de klant online wil laten betalen als je een factuur stuurt
  je kunt dan in het bericht voor de klant een link opnemen naar de betaling via de Mollie-koppeling
• de communicatie met je klant aanpassen aan je huisstijl
  je kunt templates voor offertes en facturen en de klant berichten zelf inrichten, je kunt logo, kleurgebruik, standaard teksten aanpassen zodat het past bij je bedrijf
• taken voor het team aanmaken
  je kunt per fase instellen welk team welke taak moet oppakken op welk moment, bijvoorbeeld de taak om een offerte na te bellen

Wanneer gebruik je het?

Er zijn verschillende situaties waarin je de werkwijze wil aanpassen:

• je kunt voor specifieke klanten een pakket aanmaken; waarbij de financiële afhandeling is aangepast aan de voorwaarden die je met je klant hebt afgesproken
• je kunt voor particulier klanten en voor zakelijke klanten pakketten verschillende aanmaken, zodat bijvoorbeeld de BTW-weergave is aangepast

Waar vind ik het?

Je vindt alle instellingen met betrekking tot de manier waarop jij wilt werken in Bas onder instellingen > Werkwijze.

Hoe werkt het?

Het pakket is bepalend voor de werkwijze. In het pakket kies je wat er gebeurt in welke fase en leg je de link naar het gewenste document template; via de template koppel je het gewenste klantbericht.

Pakket

Met een pakket kun je per fase in het verhuisproces instellen hoe de financiële afhandeling is ingericht.

Klik op bewerken en per fase kun je verschillende zaken instellen

Voor alle informatie over het instellen van pakketten ga je naar alles over pakketten

Document template

In de verschillende fases binnen het pakket kun je aangeven welk document template er moet worden gebruikt. Met dit template kun je ook weer verschillende zaken instellen om de werkwijze vast te leggen:

• Bij offertes stel je de vervaldatum in, bij facturen stel je de verloopdatum in
• Je past de opmaak en de inhoud aan naar wens met de template editor
• Je legt de link naar het gewenste klantbericht (dit is de e-mail die naar de klant wordt gestuurd)
• Je kunt templates in meerdere talen aanmaken

Voor alle informatie over het instellen van document templates ga je naar: alles over document templates

Klant bericht

Tenslotte is een template weer gekoppeld aan een klant bericht. Dit is een opgemaakte e-mail die je naar klanten verstuurt.

• Je stelt onderwerp, afzender, bcc per klant bericht in
• Je past de opmaak en inhoud van de mail aan naar wens met de mail editor
• Je voegt met de editor functies toe als 'online betalen'

Voor alle informatie over het instellen van klant berichten ga je naar: alles over klantberichten