Features: Facturatie

Op de pagina Instellingen > Werkwijze > Features staan de facturatie-instellingen. Deze bepalen hoe facturen worden opgebouwd, wanneer opslagfacturen worden klaargezet en of het systeem automatisch herinneringen stuurt.

Ga naar Instellingen > Werkwijze > Features om deze instellingen te bekijken en aan te passen.

Totalen per regel tonen voor uurtarieven

Wat doet het: Toont het totaalbedrag per regel op de factuur bij uurtarieven.

Ons advies: Zet dit aan. Klanten willen in een oogopslag zien wat elke dienst kost.

Aantallen per regel tonen voor uurtarieven

Wat doet het: Toont het aantal uren per regel op de factuur.

Ons advies: Dit hangt af van je voorkeur. Als je transparant wilt zijn over het aantal uren, zet het dan aan. Als je liever alleen het totaalbedrag toont, laat het uit.

Totalen tonen

Wat doet het: Toont het totaalbedrag onderaan de factuur.

Ons advies: Zet dit aan. Een factuur zonder totaalbedrag is verwarrend voor de klant.

Opslag vooraf factureren

Wat doet het: Bepaalt of bij nieuwe opslagdossiers de optie "vooraf factureren" standaard aan staat.

Ons advies: Laat dit aan. De meeste verhuisbedrijven factureren opslag vooraf (de klant betaalt voor de komende periode). Als jij standaard achteraf factureert, zet het dan uit.

Factureer het hoogste volume per dag

Wat doet het: Deze instelling is specifiek voor gespreide opslag. Bij gespreide opslag heb je een zakelijke klant waarvan je items opslaat met continue in- en uitslag. Je factureert op basis van m2 of m3 tarieven per dag.

Met deze instelling bepaal je of het systeem factureert op basis van de hoogste hoeveelheid die op een dag in opslag stond, of de laatste mutatie van die dag.

Wat is gespreide opslag?

Gespreide opslag is een opslagdossier voor een zakelijke klant waarbij je dagelijks goederen in- en uitslaat. Denk aan een groot bedrijf dat meubels, voorraad of apparatuur opslaat en regelmatig items toevoegt of ophaalt. Je factureert op basis van het daadwerkelijk gebruikte volume (m2 of m3) per dag.

Belangrijk bij gespreide opslag: - Factureer altijd achteraf. Omdat het volume dagelijks wijzigt, kun je niet vooraf factureren. - Zet "Opslag vooraf factureren" uit voor deze dossiers. - Zet "Dagen van te voren opslag facturen klaarzetten" niet te gebruiken voor gespreide opslag. Als je facturen van te voren klaarzet, mis je facturatiedagen (de dagen tussen het klaarzetten en de factuurdatum worden dan niet meegerekend).

Dagen van te voren opslag facturen klaarzetten

Wat doet het: Bepaalt hoeveel dagen voor de factuurdatum het systeem de opslagfactuur automatisch klaarzet.

Standaardwaarde: 10 dagen

Voorbeeld: Als de factuurdatum 1 maart is en je hebt 10 dagen ingesteld, wordt de factuur op 19 februari klaargezet. Zo heb je tijd om de factuur te controleren voordat hij wordt verstuurd.

Ons advies: 10 dagen is een goed uitgangspunt voor reguliere opslag. Dit geeft je ruim de tijd om facturen te controleren.

Let op: Bij gespreide opslag (zakelijke klanten met dagelijkse in- en uitslag) kun je facturen niet van te voren klaarzetten. Als je dat wel doet, mis je de facturatiedagen tussen het klaarzetten en de factuurdatum. Gespreide opslag factureer je altijd achteraf.

Verstuur herinneringen voor de facturen automatisch

Wat doet het: Als een factuur niet op tijd wordt betaald, stuurt het systeem automatisch een betalingsherinnering naar de klant.

Ons advies: Zet dit uit tijdens de onboarding. Je kunt het later aan zetten als je zeker weet dat je facturatieproces goed loopt. Automatische herinneringen bij een verkeerd ingesteld systeem kunnen voor verwarring zorgen bij klanten.

Let op: Zet deze instelling pas aan als je vertrouwd bent met het facturatieproces in Bas. Een automatische herinnering voor een factuur die je nog aan het controleren bent, is niet professioneel.

Tips

• Totalen altijd tonen. Klanten verwachten een duidelijk totaalbedrag op hun factuur.
• Opslagfacturen ruim op tijd klaarzetten. Met 10 dagen heb je genoeg tijd om te controleren of het volume en de bedragen kloppen.
• Automatische herinneringen pas later aanzetten. Wacht tot je facturatieproces soepel loopt voordat je dit activeert.

Let op

• Automatische herinneringen aanzetten tijdens de onboarding kan ertoe leiden dat klanten herinneringen krijgen voor facturen die nog in bewerking zijn. Wacht hiermee tot na de livegang.
• Opslag vooraf factureren uitlaten als je wel vooraf factureert, betekent dat je bij elke opslagklus handmatig moet aanvinken dat je vooraf factureert. Dat kost extra tijd en is foutgevoelig.

Volgende stap: Features: Mobiele app en tijdtypes