Het takensysteem in Bas is de motor achter je dagelijkse workflow. Elke actie die je moet ondernemen - van een offerte versturen tot een schademelding afhandelen - verschijnt als taak op je startpagina.
Bas kent ruim 40 standaardtaken. In dit artikel bekijk je welke taken er zijn en wat ze doen. In het volgende artikel stel je in welke taken actief zijn en welk team ze ziet.
Een verhuisbedrijf met 5 vrachtwagens, 15 medewerkers en een volle planning genereert al snel honderden taken per week. Als je alle 40+ taken aanzet, loopt het aantal snel op.
Let op: De vuistregel is: minder is meer. Begin met de taken die echt bij je werkproces passen en schakel de rest uit. Te veel taken leidt ertoe dat het team de takenlijst negeert en teruggaat naar papieren lijstjes.
| Taak | Wat doet het | Aanbeveling |
|---|---|---|
| Verhuizing inplannen | Herinnering om de verhuizing in te plannen | Aan |
| Klant benaderen voor taxatie | Herinnering om de klant te benaderen voor een taxatieafspraak | Aan |
| Dozenlevering plannen | Herinnering om dozenrit te plannen | Aan |
| Dozen ophalen plannen | Herinnering om dozen op te halen na de verhuizing | Aan |
| Medewerkers inplannen op klus | Genereert een taak per klus om medewerkers in te plannen | Optioneel |
| Materiaal inplannen op klus | Genereert een taak per klus om materiaal in te plannen | Optioneel |
| Opslag reserveren voor project | Herinnering om opslag te reserveren | Aan (als je opslag aanbiedt) |
| Vergunningen aanvragen | Herinnering om vergunningen (parkeervergunning etc.) aan te vragen | Aan |
| Borden plaatsen | Herinnering om borden/bewegwijzering te plaatsen | Optioneel |
| Medewerker afwezig maar gepland op klus | Waarschuwing dat een geplande medewerker afwezig is | Aan |
| Materiaal afwezig maar gepland op klus | Waarschuwing dat gepland materiaal niet beschikbaar is | Aan |
| Taak | Wat doet het | Aanbeveling |
|---|---|---|
| Offerte versturen | Herinnering om de offerte te versturen | Aan |
| Offerte verlopen | Herinnering dat de offerte is verlopen zonder reactie | Aan |
| Offerte afgewezen | Melding dat de klant de offerte heeft afgewezen | Optioneel |
| Offerte versturen mislukt | Foutmelding: het versturen van de offerte is mislukt | Aan |
| Nieuwe lead kon niet worden aangemaakt | Foutmelding bij het automatisch aanmaken van een lead | Aan |
| Taak | Wat doet het | Aanbeveling |
|---|---|---|
| Factuur versturen | Herinnering om de factuur te versturen | Aan |
| Factuur afmaken | Herinnering om een conceptfactuur af te ronden | Aan |
| Aanbetaling factuur versturen | Herinnering om de aanbetalingsfactuur te versturen | Aan |
| Eindfactuur versturen | Herinnering om de eindfactuur te versturen | Aan |
| Factuur versturen na opslaginslag | Herinnering om factuur te versturen na inslag van opslag | Aan (als je opslag aanbiedt) |
| Factuur verlopen | Melding dat een factuur onbetaald is verlopen | Aan |
| Factuur versturen mislukt | Foutmelding: het versturen van de factuur is mislukt | Aan |
| Peppol factuur versturen mislukt | Foutmelding: Peppol e-facturatie is mislukt | Aan (als je Peppol gebruikt) |
| Taak | Wat doet het | Aanbeveling |
|---|---|---|
| Schade afhandelen | Herinnering om schade op te volgen met de klant | Aan |
| Taak | Wat doet het | Aanbeveling |
|---|---|---|
| Verhuiscertificaat aanvragen | Herinnering om certificaat aan te vragen bij Schouten Zekerheid | Aan (alleen als je erkend verhuizer bent) |
| Certificaat niet gesynchroniseerd | Foutmelding: certificaat is niet goed gesynchroniseerd | Aan (alleen bij Schouten Zekerheid) |
Deze taken zijn alleen relevant als je een erkend verhuizer bent en werkt met Schouten Zekerheid. Zo niet, dan zet je deze taken uit.
| Taak | Wat doet het | Aanbeveling |
|---|---|---|
| Certificaat medewerker verloopt | Melding dat Code 95, VCA of ander certificaat bijna verloopt | Optioneel |
| Medewerker heeft uren niet ingevuld | Melding dat een medewerker zijn uren niet heeft geregistreerd | Optioneel |
| Medewerker gaat overuren maken | Waarschuwing dat een medewerker overuren gaat draaien | Optioneel |
| Medewerker heeft verlof maar is ingepland | Waarschuwing dat een medewerker met verlof toch is ingepland | Aan |
| Medewerker ziek gemeld | Melding dat een medewerker zich ziek heeft gemeld | Optioneel |
| Medewerker ziek maar is ingepland | Waarschuwing dat een zieke medewerker is ingepland | Aan |
| Medewerker heeft declaratie ingediend | Melding dat er een declaratie klaarstaat ter beoordeling | Optioneel |
| Medewerker heeft verlofaanvraag ingediend | Melding dat er een verlofaanvraag klaarstaat ter beoordeling | Optioneel |
Tip: HRM-taken hoef je niet meteen in te stellen. De meeste bedrijven pakken HRM pas op na minimaal een maand live draaien. De waarschuwingstaken (verlof/ziek maar ingepland) zijn wel direct handig.
| Taak | Wat doet het | Aanbeveling |
|---|---|---|
| Factuur niet gesynchroniseerd | Melding als factuur niet is gesynchroniseerd met boekhoudpakket | Aan (als je boekhoudkoppeling hebt) |
| Probleem met synchronisatie externe medewerker | Foutmelding bij synchronisatie van een externe medewerker | Aan (als je boekhoudkoppeling hebt) |
| Taak | Wat doet het | Aanbeveling |
|---|---|---|
| Klus niet afgerond | Melding dat een klus niet is afgerond in de app | Aan |
| Project afronden | Herinnering om het project/dossier af te ronden | Aan |
| E-mail versturen mislukt | Foutmelding: een e-mail kon niet worden verstuurd | Aan |
| Materiaal moet gekeurd worden | Herinnering dat materiaal aan keuring toe is | Optioneel |
| Voorraad bijna op | Melding dat een voorraaditem (bijv. dozen) bijna op is | Optioneel |
Het systeem verstuurt nooit automatisch een offerte of factuur op basis van een taak. Taken zijn herinneringen die je vertellen dat er iets moet gebeuren. De actie zelf - het versturen van een offerte, het aanmaken van een factuur - doe je altijd handmatig. Dit is een bewuste keuze: je houdt altijd controle over wat er naar je klanten gaat.
Volgende stap: Taken configureren - schakel taken in of uit, koppel ze aan teams en stel prioriteiten in.