Herhalende opdrachten

Heb je zakelijke klanten met terugkerende werkzaamheden? Denk aan wekelijkse afvalverwerking, vaste routes of dagelijkse klussen op dezelfde locatie. Met herhalende opdrachten plan je dit in een keer in en hoef je niet elke week opnieuw events aan te maken.

Wanneer gebruik je herhalende opdrachten?

Herhalende opdrachten zijn bedoeld voor zakelijke klanten met een vast patroon:

Tip: Combineer herhalende opdrachten met weekdossiers. Maak per week een dossier aan (bijv. "Week 2 - Klantnaam") en plan daarin je herhalende events. Zo houd je de facturatie overzichtelijk.

Stap 1 - Dossier aanmaken

Voordat je herhalende events kunt inplannen, heb je een dossier nodig.

1. Ga naar Nieuwe verhuizing bestaande klant (of "Nieuwe verhuizing" als de klant nog niet bestaat)
2. Selecteer de klant en de juiste vestiging
3. Kies een projectcontactpersoon
4. Vul het adres in waar gewerkt wordt
5. Kies het juiste pakket van de klant
6. Klik op Aanmaken

Vul na het aanmaken het referentieveld in met bijvoorbeeld een weeknummer of PO-nummer. Dit verschijnt later op de factuur en maakt het dossier makkelijk terug te vinden.

Verwacht resultaat: een nieuw dossier voor de zakelijke klant, klaar om events in te plannen.

Stap 2 - Herhalend event aanmaken

Nu plan je het eerste event en stel je de herhaling in.

1. Open het dossier en klik op Afspraak inplannen
2. Kies de datum van de eerste afspraak
3. Selecteer het type dienst (bijv. laden, lossen, monteren)
4. Vul de locatie in
5. Vink Herhalend aan
6. Kies de frequentie: dagelijks of wekelijks
7. Geef aan hoeveel herhalingen je wilt (bijv. 4 weken)
8. Kies de dag (bijv. elke zaterdag)
9. Stel de starttijd, eindtijd en het aantal personen in
10. Klik op Volgende om de events aan te maken

Verwacht resultaat: het systeem maakt automatisch voor alle opgegeven weken (of dagen) een event aan in het dossier.

Let op: Controleer na het aanmaken of alle events in de planning zichtbaar zijn. Soms moet je de pagina handmatig herladen om alle herhalingen te zien.

Stap 3 - Medewerker en voertuig toewijzen

Het grote voordeel van herhalende opdrachten: je wijst een medewerker en voertuig een keer toe en het systeem past dit toe op alle herhalingen.

1. Open de planning en ga naar het eerste herhalende event
2. Sleep een medewerker naar het event (of wijs toe via het event)
3. Het systeem vraagt: "Wil je dit ook toepassen op alle toekomstige afspraken?"
4. Kies Ja om dezelfde medewerker op alle herhalingen te zetten
5. Herhaal dit voor het voertuig: sleep het naar het event
6. Kies opnieuw Ja bij de vraag over toekomstige afspraken

Verwacht resultaat: alle herhalende events hebben dezelfde medewerker en hetzelfde voertuig toegewezen.

Tip: Dit is ideaal voor vaste chauffeurs op vaste routes. Wijs bijvoorbeeld een vaste chauffeur toe en hij staat automatisch op alle toekomstige weken.

Stap 4 - Later wijzigingen doorvoeren

Moet je later een medewerker wisselen of een voertuig wijzigen? Je kiest zelf of de wijziging alleen voor die ene week geldt of voor alle toekomstige weken.

Medewerker of voertuig wisselen

1. Open het event dat je wilt wijzigen in de planning
2. Verwijder de huidige medewerker of het voertuig
3. Het systeem vraagt: "Wil je dit ook voor alle toekomstige afspraken?"
4. Kies Ja om de wijziging overal door te voeren, of Nee voor alleen deze week
5. Wijs de nieuwe medewerker of het nieuwe voertuig toe
6. Kies opnieuw of dit voor alle toekomstige afspraken geldt

Wanneer kies je wat?

Verwacht resultaat: de wijziging is doorgevoerd op de events die je hebt gekozen.

Combinatie met weekdossiers en referentienummers

Voor zakelijke klanten die per week worden gefactureerd, werken herhalende opdrachten het best in combinatie met weekdossiers.

Aanbevolen werkwijze

1. Maak per week een dossier aan (bijv. "Week 3 - Satelliet")
2. Vul het referentieveld in met het weeknummer of PO-nummer van de klant
3. Plan de herhalende events in dit dossier
4. Bij facturatie ziet de facturist per dag welke events er waren, met welke medewerker en welk voertuig
5. Het referentienummer verschijnt automatisch op de factuur

Tip: Het referentieveld is vrij in te vullen. Je kunt er een weeknummer, PO-nummer of klantverwijzing in zetten - alles wat de klant op de factuur wil zien.

Tips

• Plan meerdere weken vooruit. Met herhalende opdrachten plan je in een keer 4, 8 of meer weken in. Dat scheelt tijd.
• Wijs altijd medewerkers en voertuigen toe. De facturist heeft deze informatie nodig om correct te factureren.
• Gebruik referentienummers. Zakelijke klanten verwachten vaak een PO-nummer of weeknummer op de factuur.
• Controleer de planning na het aanmaken. Herlaad de pagina als events niet direct zichtbaar zijn.

Let op

• Events moeten bevestigd worden. Een herhalend event is na aanmaak mogelijk nog een reservering. Zet het event op "Akkoord" met het juiste aantal personen om het definitief in de planning te krijgen.
• Frequentie kan niet achteraf worden gewijzigd. Wil je van wekelijks naar dagelijks? Dan moet je de events opnieuw aanmaken.
• Per event kun je een ander adres opgeven. Als de locatie per week wisselt, pas je het adres aan op het individuele event.

Volgende artikel: Internationale verhuizingen en buitenlandse adressen