Opslag aanmaken: containers, kisten en pallets

(Alleen als je opslag aanbiedt)

Nu je loodsen hebt aangemaakt, kun je de individuele opslagunits toevoegen: de containers, kisten, pallets of andere eenheden waar je klantspullen in opslaat. Je hebt twee opties: handmatig of via bulkimport.

---

Stap 1 - Kies je methode

Je hebt twee manieren om opslag aan te maken:

A) Handmatig (voor kleine aantallen)

Gebruik dit als je: - Minder dan 10 units hebt - Units een voor een wilt toevoegen - Geen Excel-bestand hebt of wilt maken

B) Bulkimport via Excel (aanbevolen bij grote aantallen)

Gebruik dit als je: - Meer dan 10 units hebt - Sneller wilt werken - Al een overzicht hebt in Excel

Tip: De bulkimport bespaart enorm veel tijd. 50 containers invoeren duurt 2 minuten met bulkimport vs. 30 minuten handmatig. Dit is de aanbevolen werkwijze voor de meeste bedrijven.

---

Stap 2 - Handmatig aanmaken

Ga naar WMS > Opslag. Klik op Nieuwe opslag.

Vul de volgende gegevens in:

Klik op Opslaan. Herhaal dit voor elke unit.

---

Stap 3 - Bulkimport voorbereiden

Dit is de aanbevolen werkwijze voor de meeste bedrijven. Maak een Excel-bestand met de volgende kolommen:

Voorbeeld Excel-bestand:

---

Stap 4 - Excel opschonen

Voordat je importeert, controleer je data op:

Consistentie in naamgeving:

• Goed: Container 001, Container 002, Container 003
• Fout: container 1, Container 02, CONTAINER 3

Correcte loodsnames:

• Controleer of de loods exact overeenkomt met de naam in Bas
• Goed: Loods Industrieweg (zoals in Bas)
• Fout: loods industrieweg, Industrieweg, Loods 1

Lege cellen:

• Vul alle verplichte velden in
• Laat optionele velden leeg of vul ze in

Let op: De kwaliteit van je Excel bepaalt het succes van de import. Rommelige data (hoofdletters en kleine letters door elkaar, inconsistente nummering, lege cellen) levert problemen op. Neem de tijd om je bestand schoon te maken voordat je importeert.

---

Stap 5 - Importeren

1. Ga naar WMS > Opslag
2. Klik op Bulk toevoegen
3. Upload je Excel-bestand
4. Koppel de kolommen:
5. Map "Type" aan Type
6. Map "Container" aan Nummer
7. Map "Loods" aan de juiste loods
8. Klik op Importeren
9. Controleer het resultaat in het preview-scherm
10. Bevestig de import

Kolom-mapping voorbeelden:

Tip: Je hoeft niet alle kolommen te vullen. Voor een snelle import zijn alleen het kistnummer (of containernummer) en de loods nodig. De overige kolommen zijn optioneel en kun je later aanvullen. Match in het importscherm de kolommen uit je Excel aan de velden in Bas - het systeem herkent de meest voorkomende kolomnamen automatisch.

Het systeem maakt nu alle units in een keer aan.

---

Stap 6 - Controleer het resultaat

Na de import (of handmatige invoer):

1. Ga naar WMS > Opslag
2. Filter op loods
3. Controleer of alle units er staan
4. Controleer of de nummering klopt
5. Controleer of de juiste loods en locatie zijn gekoppeld

Klopt er iets niet? Je kunt units bewerken door erop te klikken en het potloodje te gebruiken. Je kunt ook units uitschakelen als je ze niet meer nodig hebt.

---

Stap 7 - Speciale situaties

Meerdere klanten in een container

Soms delen twee klanten een container. De oplossing: splits de container met een letter- of nummertoevoeging.

Elke helft wordt apart gekoppeld aan het dossier van de betreffende klant en apart gefactureerd. Je maakt gewoon twee units aan met dezelfde locatie maar een andere naam.

Als een van de twee klanten zijn spullen ophaalt: - Verwijder de unit van de vertrekkende klant (bijv. Container 22A) - Hernummer de overgebleven unit naar het originele nummer (Container 22B wordt Container 22)

Gespreide opslag

Gespreide opslag is voor situaties waarbij de spullen van een klant niet in een afgebakende container of kist staan, maar verspreid in je loods.

Wanneer gebruik je dit?

• Pallets die op een stellage staan
• Losse meubels die ergens in een hoek staan
• Items van een keukenbedrijf: kastjes in rij 1, apparaten in rij 5, werkbladen in rij 3

Hoe werkt het?

In Bas maak je hiervoor een gespreid opslagdossier aan. In plaats van een containernummer registreer je per item: - Wat er opgeslagen staat - Waar het staat (bijv. "Bureau staat in Rij A, Vak 12, Pallet 3")

Dit geeft je een gedetailleerd overzicht van alle items en hun locaties.

Tip: Gespreide opslag is pas nodig bij complexe opslagsituaties. De meeste bedrijven werken prima met standaard containers en kisten. Begin daarmee en gebruik gespreide opslag alleen als het echt nodig is.

---

Stap 8 - Nummering en codering

Bepaal van tevoren een systeem voor je nummering. Hier zijn een paar gangbare opties:

Voorbeelden:

Doorlopend: - Container 001, Container 002, Container 003 - Kist 001, Kist 002, Kist 003

Per reeks: - Container 001-099 (Loods Eindhoven) - Container 100-199 (Loods Veldhoven) - Kist 301-399 (Kleine kisten) - Kist 601-699 (Grote kisten)

Met locatiecode: - L1-A-1 (Loods 1, Rij A, Plek 1) - L1-A-2 (Loods 1, Rij A, Plek 2) - L2-B-5 (Loods 2, Rij B, Plek 5)

Let op: Wees consistent in je nummering. Als je loods A met hoofdletter schrijft, doe dat overal. Als je containers nummert met drie cijfers (001, 002, 003), doe dat bij alle containers. Inconsistentie (Container 1, container 02, CONTAINER 3) levert problemen op bij zoeken en sorteren.

---

Voorbeeld: typische opslagstructuur

Bedrijf met eenvoudige opslag (1 loods, 30 containers)

Bedrijf met complexe opslag (2 loodsen, opslaglocaties)

---

Tips

• Gebruik de bulkimport bij meer dan 10 units. Het bespaart veel tijd en is minder foutgevoelig dan handmatig invoeren.
• Schoon je Excel op voor de import. Controleer op consistente naamgeving, correcte nummering en lege cellen. Rommelige data levert rommelige opslag op.
• Maak nooit een container aan per klant. Maak containers aan per fysieke eenheid. De koppeling met klanten doe je later via dossiers.
• Bepaal je nummeringssysteem vooraf. Spreek af hoe je containers nummert voordat je begint met invoeren.

---

Let op

• Rommelige Excel niet blind importeren. Schoon je data eerst op. Hoofdletters en kleine letters door elkaar, inconsistente nummering, en ontbrekende velden leiden tot problemen die lastig te herstellen zijn.
• Nummering niet van tevoren bepalen. Als drie medewerkers onafhankelijk units gaan aanmaken zonder afspraken over nummering, krijg je chaos. Spreek dit vooraf af.
• Units per klant aanmaken. Je maakt units aan per fysieke eenheid (Container 001, Container 002), niet per klant (Container Jansen, Container De Vries). Klanten koppel je later aan units via dossiers.

---

Volgende stappen na het instellen van opslag

Het instellen van loodsen en units is de basis. Er zijn nog een paar vervolgstappen die je later in het onboarding-traject oppakt (samen met je begeleider):

• Opslagpakketten configureren - tarief, BTW en omzetgroep per opslagtype
• Facturatiefrequentie instellen - maandelijks, per kwartaal of jaarlijks
• Opslagfactuur-template aanmaken - hoe de factuur eruitziet
• Bestaande opslagklanten overzetten - als je al klanten hebt (migratie)

Deze stappen zijn complexer en doe je niet zelfstandig. Je onboarding-begeleider helpt je hierbij.

---

Meer weten?

• Beheer je opslaghouders - Units aanmaken, handmatig en via bulkimport
• Invoer opslag - Stap-voor-stap invoerhandleiding
• Stickeren van je opslag - QR-codes genereren en printen

Volgende stap: Teams begrijpen - leer waarom teams essentieel zijn en bekijk de 8 standaard teams.