Taken configureren - Onboarding

Nu je weet welke taken er zijn, is het tijd om ze te configureren. Je schakelt taken in of uit, koppelt ze aan teams en stelt prioriteiten in. Het doel: een overzichtelijke takenlijst die je team precies vertelt wat er moet gebeuren. Niet te veel, niet te weinig.

Stap 1 - Taakbeheer openen

Ga naar Instellingen > Werkwijze > Taken. Je ziet een overzicht van alle beschikbare taken, gegroepeerd per categorie.

Elke taak heeft: - Een naam die beschrijft wat er moet gebeuren - Een status (aan of uit) - Een teamkoppeling (welk team deze taak ziet) - Een prioriteit (laag, normaal of hoog)

Stap 2 - Taken uitschakelen die je niet gebruikt

Voor elke taak die je niet wilt gebruiken:

Zoek de taak in het overzicht
Klik op het rondje rechts naast de taak
Het rondje wordt grijs met een streep - de taak is nu uitgeschakeld

Een uitgeschakelde taak genereert geen meldingen meer en verschijnt niet meer op de startpagina van je team.

Welke taken zet je bijna altijd uit?

Medewerker inplannen - genereert te veel taken
Voertuig inplannen - genereert te veel taken
Taken die horen bij functies die je niet gebruikt (bijvoorbeeld opslagtaken als je geen opslag hebt, of certificaattaken als je geen erkend verhuizer bent)

Stap 3 - Taken inschakelen

Voor elke taak die je wilt activeren:

Zoek de taak in het overzicht
Klik op het rondje rechts naast de taak
Het rondje wordt gekleurd - de taak is nu ingeschakeld
Wijs de taak toe aan een team (zie stap 4)
Optioneel: stel de prioriteit in (zie stap 5)

Een ingeschakelde taak verschijnt automatisch op de startpagina van de teamleden die aan het gekoppelde team zijn toegewezen.

Stap 4 - Taken koppelen aan teams

Dit is de stap die ervoor zorgt dat de juiste mensen de juiste taken zien. In plaats van dat iedereen alles ziet, wijs je elke taak toe aan het team dat verantwoordelijk is.

Taken toewijzen aan een team

Bij het inschakelen van een taak kies je direct het team dat deze taak ziet:

Schakel de taak in
Selecteer het team in het dropdown-menu naast de taak
De taak verschijnt nu op de startpagina van alle teamleden

Voorbeeld toewijzing:

Taak	Toewijzen aan team
Nieuwe offerte aangevraagd	Verkoop
Offerte geaccepteerd	Planning
Verhuizing inplannen	Planning
Factuur aanmaken	Facturatie
Factuur herinnering versturen	Facturatie
Schademelding ontvangen	Schade
Certificaat aanvragen	Garantiecertificaten
Taxatie inplannen	Planning

Tip: Voeg altijd minimaal twee personen toe per team. Als iemand ziek is of op vakantie, kan de ander de taken overnemen. Je kunt op de startpagina filteren op taken van een collega en ze overnemen.

Stap 5 - Prioriteiten instellen

Elke taak kan een prioriteit krijgen: laag, normaal of hoog. De prioriteit bepaalt hoe de taak wordt weergegeven op de startpagina.

Prioriteit	Wanneer gebruiken	Weergave
Hoog	Urgente taken die direct actie vereisen	Bovenaan de lijst, opvallend weergegeven
Normaal	Standaard taken	Normale positie in de lijst
Laag	Taken die kunnen wachten	Onderaan de lijst

Aanbevolen prioriteiten:

Taak	Prioriteit
Schademelding ontvangen	Hoog
Nieuwe offerte aangevraagd	Hoog
E-mail komt niet aan	Hoog
Offerte verlopen	Normaal
Factuur aanmaken	Normaal
Materiaal ophalen	Laag

Tip: Zet de taak "E-mail komt niet aan" op hoge prioriteit. Als een klant je mails niet ontvangt (bijvoorbeeld doordat het e-mailadres fout is of de mail in de spam belandt), merk je dat pas als het te laat is. Een offerte die niet aankomt is een verloren lead.

Stel de prioriteit in via het dropdown-menu naast de teamkoppeling.

Stap 6 - Taaktermijnen instellen

Elke taak heeft een termijn: het aantal dagen voor (of na) een gebeurtenis waarop de taak verschijnt. Dit bepaalt wanneer je team een herinnering krijgt.

Aanbevolen termijnen:

Taak	Termijn	Toelichting
Vergunning aanvragen	30-35 dagen voor verhuizing	Gemeenten hebben doorlooptijd nodig
Dozen ophalen bij klant	21-90 dagen na de verhuizing	Afhankelijk van afspraken met klant
Dozen leveren bij klant	14-21 dagen voor verhuizing	Klant heeft tijd nodig om in te pakken
Factuur aanmaken	0 dagen (na afronding klus)	Direct factureren na de klus

Tip: De termijn voor dozen leveren hangt af van je werkwijze. Sommige bedrijven leveren dozen 3 weken van tevoren, andere pas 2 weken. Stem dit af op je eigen proces.

Hoe taken werken in de praktijk

Als een taak wordt getriggerd door het systeem (bijvoorbeeld een nieuwe offerte komt binnen), gebeurt het volgende:

De taak verschijnt op de startpagina van alle leden van het gekoppelde team
Een teamlid klikt op de taak om hem te openen
Het teamlid voert de actie uit (bijvoorbeeld: de offerte beoordelen)
Het teamlid klikt op Afronden om de taak af te vinken
De taak verdwijnt van de startpagina

Taken overnemen bij afwezigheid

Als een collega ziek is of op vakantie:

Ga naar de startpagina
Filter op Laat taken van [collega] zien
Je ziet alle openstaande taken van die collega
Pak de taken over die urgent zijn

Dit werkt alleen als er meerdere personen in een team zitten. Daarom is het belangrijk om altijd een back-up aan te wijzen per team.

Voorbeeld: typische takenconfiguratie

Hieronder een voorbeeld van hoe een gemiddeld verhuisbedrijf de taken configureert:

Actieve taken (12 van de 40+)

Taak	Team	Prioriteit
Nieuwe offerte aangevraagd	Verkoop	Hoog
Offerte geaccepteerd	Planning	Normaal
Offerte verlopen	Verkoop	Normaal
Taxatie inplannen	Planning	Normaal
Verhuizing inplannen	Planning	Normaal
Dozenlevering plannen	Planning	Laag
Materiaal ophalen	Planning	Laag
Factuur aanmaken	Facturatie	Normaal
Factuur herinnering versturen	Facturatie	Normaal
Schademelding ontvangen	Schade	Hoog
Schade afhandelen met klant	Schade	Normaal
Certificaat aanvragen	Garantiecertificaten	Normaal

Uitgeschakelde taken

Medewerker inplannen
Voertuig inplannen
Alle HRM-taken (komen later)
Opslagtaken (als je geen opslag hebt)
Transporttaken (als je geen transport doet)

Dit geeft een overzichtelijke startpagina waar elk teamlid direct ziet wat er moet gebeuren.

Tips

Het systeem verstuurt nooit automatisch een offerte of factuur. Taken zijn herinneringen, geen automatische acties. De actie zelf doe je altijd handmatig. Dit geeft je de zekerheid dat er niets naar klanten gaat zonder dat je het hebt gecontroleerd.
Begin met de standaard en pas later aan. Je hoeft niet alles in een keer perfect te hebben. Start met de taken uit de aanbevelingslijst hierboven en stel bij op basis van ervaring. Na een paar weken merk je vanzelf welke taken je mist of juist te veel zijn.
Houd het aantal actieve taken beheersbaar. Streef naar 10-15 actieve taaktypes. Dat geeft voldoende sturing zonder overweldigend te worden.
Zet HRM-taken pas aan na de livegang. HRM (verlof, ziekte, declaraties) is een apart project. Pak dit pas op als de basis minimaal een maand draait.
Meerdere personen per team is cruciaal. Een team met maar een persoon is kwetsbaar. Als die persoon er niet is, blijven taken liggen.
Controleer regelmatig je takenlijst. Loop na de eerste maand de takenlijst door. Zijn er taken die nooit worden afgerond? Dan zijn ze misschien niet relevant. Zijn er taken die je mist? Dan kun je ze alsnog inschakelen.

Let op

Alle taken voor iedereen zichtbaar maken zorgt voor verwarring. Als de planner ook facturatietaken ziet en de facturatiemedewerker ook planningstaken, weet niemand meer wat prioriteit heeft.
HRM-taken te vroeg activeren leidt tot ruis. Je team is nog bezig om de basisworkflow te leren. HRM-taken erbij doen maakt het onnodig complex.
Geen back-up persoon in een team betekent dat taken blijven liggen bij ziekte of vakantie. Wijs altijd minimaal twee personen per team toe.

Meer weten?

De startpagina - Overzicht van de startpagina met taken en snelkoppelingen
Taken op de startpagina instellen - Hoe je taken indeelt op de startpagina
Invoer taken - Taken activeren en koppelen aan teams

Volgende stap: Mollie koppelen - koppel Mollie zodat klanten facturen direct online kunnen betalen via iDeal.