Dit is het onderdeel waar de meeste verwarring over ontstaat. Dit artikel legt uit hoe urenregistratie werkt, wat het verschil is tussen geplande, werkelijke en geaccordeerde uren, en hoe je het activeert.
Er zijn drie typen uren in het systeem. Het is belangrijk dat je het verschil begrijpt voordat je de urenregistratie activeert.
| Type | Wat is het | Waar komt het vandaan | Waarvoor gebruikt |
|---|---|---|---|
| Geplande uren | De uren zoals ingepland door kantoor | Planning | Schatting vooraf, capaciteitsplanning |
| Werkelijke uren | De uren zoals geregistreerd door de verhuizer | Medewerker-app | Inzicht in daadwerkelijk gewerkte tijd |
| Geaccordeerde uren | De uren zoals goedgekeurd door kantoor | Backoffice | Basis voor factuur bij uurbasis-facturatie |
Kantoor plant een klus in en schat 8 uur (geplande uren). De verhuizer registreert in de app dat hij 7 uur en 45 minuten heeft gewerkt (werkelijke uren). Kantoor controleert en accordeert 8 uur (geaccordeerde uren). Bijvoorbeeld omdat de reistijd erbij hoort.
Bij particuliere klanten maakt het verschil weinig uit: je factureert meestal het offertebedrag, ongeacht de gewerkte uren.
Bij zakelijke klanten op uurbasis is het cruciaal: de geaccordeerde uren bepalen wat er op de factuur komt.
Begin met 1-2 voormannen. Laat hen een week lang uren registreren als proef.
Controleer de uren in het systeem: - Kloppen de werkelijke uren? - Worden pauzes correct berekend? - Zijn de geaccordeerde uren logisch?
Als alles klopt, activeer je het voor alle voormannen.
De voorman registreert de uren in de app. Kantoor ziet de werkelijke uren binnenkomen. Kantoor controleert de uren en accordeert ze.
Controleer per klus: - Kloppen de uren met de geplande uren? - Is de reistijd meegenomen? - Is de pauze correct? - Zijn er bijzonderheden gemeld?
Als alles klopt, accordeer je de uren. Als er iets niet klopt, pas je de uren aan en accordeer je daarna.
Dit is een bekende beperking. Het facturatieoverzicht toont momenteel alleen de geplande/oorspronkelijke tijden, niet de geaccordeerde uren. Als je op uurbasis factureert, controleer dan handmatig of de geaccordeerde uren correct zijn voordat je de factuur aanmaakt.
Nee. Alleen de voorman registreert de uren voor het hele team. Dit voorkomt dubbele registraties en discussies.
Nee. Het systeem blokkeert het invullen van uren voor eerdere dagen. Dit is een bewuste keuze om fraude te voorkomen. Als er een correctie nodig is, moet kantoor dit doen.
Werkelijke uren zijn wat de voorman heeft geregistreerd. Geaccordeerde uren zijn wat kantoor heeft goedgekeurd. Deze kunnen verschillen als kantoor een correctie toepast (bijvoorbeeld reistijd toevoegen).
Volgende artikel: Zakelijke klussen op uurbasis