Je kunt berichten individueel aan- of uitzetten. Dit is cruciaal tijdens de test- en oefenfase, en ook later als je bepaalde berichten niet wilt gebruiken.
Niet elk bericht is voor elk bedrijf relevant. Je kunt berichten individueel aan- of uitzetten.
Dit is cruciaal. Tijdens de oefenfase wil je voorkomen dat er echte e-mails naar klanten gaan.
Let op: Er is helaas geen globale "oefenmodus"-knop. Je moet de berichten een voor een uitzetten. Dit kost even tijd, maar het voorkomt dat klanten van lopende verhuizingen ineens een "verhuizing gepland" mail krijgen uit een nieuw systeem.
Stel je voor: je bent aan het oefenen met Bas en je maakt een testdossier aan voor een bestaande klant. Als je het bericht "Verhuizing nadert" aan hebt staan, krijgt die klant een e-mail van een systeem dat ze niet kennen. Dat roept vragen op en is onprofessioneel.
Bij het overzetten van bestaande dossiers (migratie) is dit nog belangrijker. Alle berichten moeten UIT staan voordat je lopende dossiers gaat invoeren. Anders krijgen al je klanten onverwachte e-mails.
Tip: Zet tijdens de oefenfase alleen de offerte en factuur berichten aan, en stuur ze naar je eigen e-mailadres. Zo kun je testen hoe de berichten eruitzien zonder dat er iets naar klanten gaat.
Let op: Nieuwe berichtgevingen zijn alleen mogelijk als ze gekoppeld zijn aan een template!
Je wilt een custom bericht voor een specifiek document, bijvoorbeeld een creditfactuur.
Voor de meeste bedrijven zijn de 13 standaard berichten voldoende. Je hoeft geen extra berichten te maken tenzij je een heel specifieke behoefte hebt.
Als je regelmatig creditfacturen verstuurt en daar een apart bericht voor wilt hebben:
Tip: Meeste bedrijven: 13 standaard berichten zijn voldoende. Maak alleen een nieuw bericht als je echt een custom behoefte hebt.
De meest voorkomende fout. Klanten krijgen echte e-mails van je testsessie. Zet alle berichten uit voordat je gaat oefenen.
Elke planningaanpassing triggert een mail. Als je de planning nog aan het inrichten bent en veel herschikt, krijgen klanten meerdere mails per dag. Zet dit bericht UIT tijdens de inwerkperiode. Pas als je planning stabiel is en je niet meer dagelijks herschikt, kun je dit bericht weer aanzetten.
Een automatische herinnering die te vroeg of onterecht wordt verstuurd, is schadelijk voor je klantrelatie. Test eerst handmatig of de betalingstermijnen correct zijn ingesteld voordat je de automatische herinnering aanzet.
Let op: Als twee personen tegelijkertijd dezelfde berichtgeving open hebben in de editor, overschrijft de een de wijzigingen van de ander. Degene die als laatste opslaat, wint. Er is geen vergrendeling of waarschuwing.
Spreek daarom intern af wie welke berichten bewerkt, of doe het na elkaar. Dit geldt voor alle berichtgevingen en templates.
Bij elk bericht kun je instellen wie de afzender is, en of er kopieën naar anderen gaan (CC/BCC).
Let op: Na het typen van het e-mailadres moet je op Enter drukken om het adres te bevestigen. Als je dit vergeet, wordt het adres niet opgeslagen!
CC stuurt een zichtbare kopie naar een ander e-mailadres. De ontvanger ziet dat er ook een CC is gestuurd.
Let op: Vergeet je op Enter te drukken, dan wordt het adres niet toegevoegd! Je moet echt op Enter drukken na elk adres.
BCC stuurt een onzichtbare kopie. De klant ziet niet dat er een BCC is gestuurd. Dit is handig voor administratie of archivering.
Tip: Gebruik BCC naar je eigen e-mailadres om een kopie van elk uitgaand bericht te ontvangen. Zo kun je controleren of alles er goed uitziet en heb je altijd een backup.
De meest voorkomende fout is dat je het e-mailadres typt maar vergeet op Enter te drukken. Het lijkt alsof het adres is ingevoerd, maar bij opslaan verdwijnt het weer.
Vuistregel: Typ het adres, druk op Enter, en controleer of het als een "pill" (afgeronde tag) verschijnt. Zo weet je zeker dat het is toegevoegd.
Als je Mollie hebt geactiveerd (voor iDeal-betalingen), kun je een betaalknop toevoegen aan je factuurberichten. De klant kan dan direct betalen vanuit de e-mail.
Met een iDeal-betaalknop gaat de gemiddelde betaaltijd van 16 dagen naar 1,2 dagen. Bij sommige bedrijven betaalt 40% van de klanten al via de knop in de e-mail.
Let op: Zorg dat Mollie uit testmodus staat voordat je live gaat. In testmodus worden betalingen als "betaald" gemarkeerd, maar er komt geen geld binnen.
Als je Mollie (nog) niet hebt geactiveerd, haal dan de betaalknop uit je factuurmail. Een betaalknop die nergens naartoe leidt, is verwarrend voor de klant en oogt onprofessioneel. Je kunt de knop altijd later weer toevoegen als je Mollie activeert.