Document templates bepalen hoe je offertes, facturen en werkbonnen eruitzien. Je offerte-template is het visitekaartje van je bedrijf - elke klant die een offerte ontvangt, ziet jouw template.
Bas gebruikt een drag-and-drop editor waarmee je zonder technische kennis professionele templates maakt. Je sleept blokken naar je document, vult variabelen in (zoals klantnaam of offertenummer) en past de opmaak aan naar je huisstijl.
Ga naar Instellingen > Werkwijze > Documenttemplates. Je ziet een overzicht van alle beschikbare templates. Klik op de offerte-template en vervolgens op het potloodje om de editor te openen.
De editor bestaat uit drie delen:
| Onderdeel | Functie |
|---|---|
| Canvas (midden) | Hier bouw je je template door blokken te slepen |
| Blokken (rechts) | Alle beschikbare bouwstenen voor je document |
| Instellingen (rechts) | Opmaak aanpassen van geselecteerde blokken |
Bovenin de editor schakel je tussen Desktop en Mobiel weergave. De meeste klanten bekijken offertes op desktop, maar controleer altijd of de mobiele versie er goed uitziet.
Sleep blokken vanuit het rechtermenu naar je canvas. De belangrijkste blokken:
| Blok | Gebruik |
|---|---|
| KOLOMMEN | Verdeel je pagina in meerdere kolommen (bijv. logo links, bedrijfsgegevens rechts) |
| RUBRIEK | Koppen en tussenkopjes |
| PARAGRAAF | Lopende tekst, zoals je offertetekst |
| AFBEELDING | Je logo of andere afbeeldingen |
| BUTTON | Knoppen (bijv. "Bekijk online" of "Accepteer offerte") |
| DIVIDER | Scheidingslijnen tussen secties |
| TABEL | Handmatige tabellen (gebruik dit NIET voor offerteregels, daar is een speciaal blok voor) |
| HTML | Voor geavanceerde gebruikers: custom HTML code |
| Blok | Gebruik |
|---|---|
| OFFERTE REGELS | Toont automatisch alle offerteregels uit het dossier (omschrijving, aantal, bedrag, totaal, BTW) |
| FACTUUR REGELS | Toont automatisch alle factuurregels (gebruik dit in je factuur-template) |
| OFFERTE UURTARIEF | Toont uurtarief informatie uit de offerte |
Let op: Gebruik altijd het OFFERTE REGELS blok voor je prijstabel. NOOIT een handmatige tabel. Het OFFERTE REGELS blok haalt de data automatisch uit het dossier en houdt alles synchroon.
Variabelen zijn dynamische velden die automatisch worden ingevuld met data uit het dossier. Denk aan de klantnaam, het adres of het offertenummer.
De variabele verschijnt als ####{{ quote.loadAddresses|trans }} in je tekst. Dit wordt automatisch vervangen door de echte waarde wanneer de offerte wordt gegenereerd.
Identiteit (jouw bedrijfsgegevens): - Adres - Bedrijfsnaam - BTW nummer - Email - IBAN - KVK nummer - Logo - Mobielenummer - Telefoonnummer
Klant (klantgegevens): - Aanhef - Achternaam - Bedrijfsnaam - BTW nummer - Email - Facturatie contactpersoon - Factuur adres (met sub-variabelen) - Hoofd contactpersoon (met sub-variabelen) - Klantnummer
Offerte: - Offertenummer - Referentie - Totaal incl btw. - Vervaldatum - Vrije tekstvelden
Verhuizing: - Dossier nummer - Eerste verhuis afspraak datum - Eerste verhuis afspraak tijd - Laad adres (met sub-variabelen) - Laatste verhuis afspraak datum - Laatste verhuis afspraak tijd - Los adres (met sub-variabelen) - Notities voor de klant
Tip: De variabelennamen zijn Engels in de editor, maar de OUTPUT is Nederlands. ####{{ quote.loadAddresses|trans }} toont "Laadadres: Voorbeeldstraat 10, 1234 AB Amsterdam" in de gegenereerde PDF.
Selecteer een blok om de instellingen aan te passen. Je kunt wijzigen:
Let op: Gebruik voor je logo bij voorkeur een SVG (vectorbestand) of een PNG met transparante achtergrond van minimaal 300x300 pixels. SVG blijft scherp bij het printen en schaalt perfect.
Het OFFERTE REGELS blok heeft speciale opties:
In het rechter paneel stel je in: - Totalen per regel altijd verbergen: Verberg of toon de totaalkolom per regel - Aantal altijd verbergen: Verberg of toon de aantalkolom
Sommige offerteregels kunnen als Optioneel worden gemarkeerd. Dit betekent dat de klant bij de online offerte deze regel aan of uit kan vinken. Dit is handig voor upselling (bijv. "Demontage/Montage per uur - Optioneel").
Tip: Optionele regels verhogen je kans op upselling. De klant ziet direct wat extra diensten kosten en kan ze zelf selecteren.
Na het bewerken:
####{{ quote.something }} zichtbaar)Let op: De editor toont voorbeelddata ("Jan Jansen", "Voorbeeldstraat 1"). Dit is dummydata. Bij een echt dossier worden deze automatisch vervangen door de echte klantgegevens.
De header (kop) en footer (voet) van je template verschijnen op elke pagina. Hier staan vaak je logo, bedrijfsgegevens, KvK-nummer, BTW-nummer en IBAN.
Je kunt zelf een eenvoudige header maken door bovenaan je template een KOLOMMEN blok toe te voegen met daarin je logo en bedrijfsgegevens. Voor complexere headers (bijv. met SVG elementen of geavanceerde opmaak) kun je eventueel hulp vragen tijdens de onboarding.
| Onderdeel | Header | Footer |
|---|---|---|
| Logo | Ja | Nee |
| Bedrijfsnaam | Ja | Ja |
| Adres | Nee | Ja |
| Telefoon / Email | Ja | Ja |
| KvK-nummer | Nee | Ja |
| BTW-nummer | Nee | Ja |
| IBAN | NOOIT op offerte | Alleen op factuur |
Let op: Zet je IBAN niet op de offerte. Als het IBAN op de offerte staat, betalen klanten soms direct naar aanleiding van de offerte in plaats van te wachten op de factuur. Dit levert administratieve rompslomp op. Vermeld het IBAN alleen op je factuur-template.
Wil je een nieuwe template maken die lijkt op een bestaande? Gebruik de functie "Gebaseerd op" bij het aanmaken van een nieuwe template. Hiermee kopieer je de opmaak, structuur en stijl. Je hoeft dan alleen de teksten aan te passen.
Dit is handig voor: - Aparte offerte-template voor bedrijfsverhuizingen - Engelstalige versie - Template voor specifieke diensten (bijv. opslag)
De offerte die je klant ontvangt, kan op twee manieren worden bekeken:
| Weergave | Hoe het werkt |
|---|---|
| Online offerte | De klant opent de offerte via een link in de e-mail. Dit is een doorlopende one-pager zonder pagina-indeling. Hier kan de klant optionele regels aan/uitzetten. |
| PDF-offerte | De offerte als downloadbaar PDF-bestand met vaste A4 pagina's. |
Let op: Opmaak die er goed uitziet in de online weergave, kan in de PDF op een onhandige plek afbreken (bijv. een tabel die halverwege wordt gesplitst over twee pagina's). Test daarom altijd beide weergaven.
Bij elke offerte stel je een verloopdatum in. Dit is de datum tot wanneer de offerte geldig is.
Tip: Stel de verloopdatum kort in, bijvoorbeeld 1 week. Een korte verloopdatum verhoogt je slagingspercentage: klanten voelen urgentie en reageren sneller. De klant kan overigens nog steeds tekenen na de verloopdatum - het systeem blokkeert dit niet. De verloopdatum werkt als een psychologische nudge.
Volgende stap: Variabelen gebruiken in templates