Nu je de 8 standaard teams kent, is het tijd om medewerkers aan teams toe te voegen. Dit is de kern van deze stap: de juiste medewerkers aan de juiste teams koppelen. Zo ziet iedereen alleen de taken die bij zijn of haar functie horen.
Daarnaast regel je hier de backup: wat gebeurt er als iemand ziek is of op vakantie? Met de juiste teamsamenstelling blijven taken altijd zichtbaar en kan een collega ze overnemen.
Nu ga je de medewerkers daadwerkelijk aan teams koppelen. Dit doe je als volgt:
Doe dit voor alle 8 teams.
Let op: Alleen medewerkers met de vaardigheid Administratie of Planner verschijnen in de lijst. Verhuizers en voormannen (die alleen de app gebruiken) hoef je niet aan backoffice-teams toe te voegen. Zij hebben geen toegang tot de backoffice en zien de takenlijst niet.
Zorg dat elk team minimaal twee personen bevat. Dit is cruciaal voor de continuiteit van je bedrijf.
Als Barbara de enige is in het team Facturatie en ze wordt ziek, dan ziet niemand de facturatietaken. Facturen worden niet verstuurd, herinneringen gaan niet uit, en je cashflow stokt.
Door een tweede persoon aan het team toe te voegen, is er altijd iemand die de taken kan oppakken.
Scenario 1: Collega is ziek
Iedereen in hetzelfde team ziet dezelfde taken. Als Barbara ziek is, ziet Sandra (die ook in team Facturatie zit) automatisch alle openstaande taken. Ze kan ze direct oppakken.
Scenario 2: Collega is op vakantie
Je hebt twee opties:
Scenario 3: Drukte
Als er veel taken open staan, worden ze verdeeld over alle teamleden. Iedereen in het team ziet de openstaande taken en kan ze oppakken. Zo voorkom je dat een persoon overbelast raakt terwijl een collega niets te doen heeft.
In de dagelijkse praktijk komt het voor dat je taken van een collega moet overnemen. Bas biedt hiervoor een eenvoudige werkwijze.
Als een collega langere tijd afwezig is (vakantie, ziekte), kun je: - De collega tijdelijk uit een team halen en een vervanger toevoegen - Of de taken via het startscherm overnemen zonder de teamsamenstelling te wijzigen
Tip: Bespreek bij langere afwezigheid van tevoren wie welke taken overneemt. Een korte overdracht van 5 minuten voorkomt dat taken blijven liggen.
Hieronder een voorbeeld van een volledig ingevuld teamoverzicht:
| Team | Teamleden | Aantal taken (actief) |
|---|---|---|
| Algemeen | Robert, Mark | 3 |
| Verkoop | Petra, Robert | 4 |
| Planning | Mark, Dennis | 5 |
| Facturatie | Barbara, Sandra | 6 |
| Garantiecertificaten | Petra, Barbara | 3 |
| Boekhoudkoppeling | Barbara | 2 |
| Schade | Sandra, Robert | 4 |
| HRM | Sandra, Barbara | 3 |
Let op: Barbara zit in vier teams. Dat is geen probleem. Ze ziet in haar takenlijst alle taken van die vier teams. Omdat de taken duidelijk gelabeld zijn, weet ze precies wat bij welk werkgebied hoort.
Volgende stap: Taken begrijpen - bekijk welke standaard taken Bas kent en welke je nodig hebt.