De boekhoudkoppeling zorgt ervoor dat facturen die je in Bas aanmaakt automatisch in je boekhouding terechtkomen. Geen dubbele invoer, geen overtypen, geen fouten.
Wat er wordt gesynchroniseerd: - Facturen naar het verkoopboek - Klantgegevens naar de debiteurenadministratie - Betalingen naar het bankboek - Grootboekmutaties op de juiste rekeningen
Let op: Het matchen van grootboekrekeningen doe je samen met je onboarding-specialist tijdens de Pakketten & tarieven sessie. Dat vereist kennis van je boekhoudstructuur.
| Boekhoudpakket | Type koppeling | Complexiteit |
|---|---|---|
| Exact Online | OAuth (inloggen) | Hoog - meest uitgebreid |
| SnelStart | Directe koppeling | Middel - overzichtelijk |
| Yuki | API-koppeling | Middel - vereist portaalbeheerder-rechten |
| AFAS | BCC-koppeling | Laag - facturen als PDF via BCC |
| Exact Globe | Directe koppeling | Hoog |
| Reeleeze | Directe koppeling | Middel |
| Octopus | Directe koppeling | Middel |
| King Finance | Directe koppeling | Middel |
De exacte stappen verschillen per boekhoudpakket. Hieronder de aanpak per pakket.
Let op: De meest voorkomende fout bij Exact Online is het selecteren van de verkeerde administratie. Als je een holding-structuur hebt, kies dan altijd de administratie waar de facturen in moeten landen, niet de holding.
Let op: Voor Yuki heb je portaalbeheerder-rechten nodig. Niet elke gebruiker heeft deze rechten. De API-sleutel vind je via Portaalbeheerder > Instellingen > Webservice API Key. Als je zelf geen portaalbeheerder bent, vraag dan je boekhouder om deze rechten te verlenen of de sleutel voor je te genereren.
AFAS heeft geen directe API-koppeling met Bas. In plaats daarvan werkt het via een BCC-e-mailadres: iedere factuur die Bas verstuurt, wordt als PDF ook naar AFAS gestuurd.
Let op: Via de BCC-koppeling worden alleen facturen naar AFAS gestuurd, geen herinneringen. Herinneringen verwerk je los in AFAS als dat nodig is.
Exact Globe werkt niet via een directe API-koppeling. In plaats daarvan gebruik je een XML/Finement-bestand.
Dit is een handmatig proces dat je per batch facturen uitvoert.
Dit is een van de handigste trucjes tijdens de onboarding. Het systeem synchroniseert alleen facturen die zijn aangemaakt na de startdatum van de koppeling. Daar kun je slim gebruik van maken.
Tijdens het oefenen maak je testfacturen aan. Als de boekhoudkoppeling al actief is, komen die testfacturen in je echte boekhouding terecht. Dat wil je niet.
Tip: Dit trucje kun je ook gebruiken om de boekhoudperiode te overschrijven. Zo worden facturen op de juiste maand geboekt, ook als je ze pas een paar dagen later aanmaakt.
Wil je toch testen of de koppeling werkt terwijl de startdatum in de toekomst staat? Dat kan:
Let op: Doe dit altijd voordat je 75 facturen in een keer verstuurt. Het is beter om een probleem te ontdekken bij een testfactuur van EUR 1 dan bij een hele batch echte facturen.
Voordat je de boekhoudkoppeling activeert, spreek je met je boekhouder een debiteur-nummering af. Dit voorkomt verwarring tussen klanten die uit Bas komen en klanten die al in je boekhouding stonden.
Een veelgebruikte aanpak is de 9-serie: alle debiteuren uit Bas krijgen een nummer dat begint met 9 (bijvoorbeeld 9001, 9002, 9003). Alles zonder 9-prefix is een bestaande klant uit je oude systeem.
Stel dit in bij de koppeling zodat nieuwe klanten automatisch het juiste nummerformat krijgen.
Na het leggen van de verbinding moeten je omzetgroepen in Bas worden gekoppeld aan de juiste grootboekrekeningen in je boekhoudpakket.
| Omzetgroep in Bas | Grootboekrekening | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Verhuizing particulier | 8000 | Omzet particulier |
| Verhuizing zakelijk | 8001 | Omzet zakelijk |
| Opslag particulier | 8002 | Omzet opslag |
| Dozen verkoop | 8050 | Omzet materialen |
| Garantiecertificaat | 8150 | Omzet certificaten |
Let op: Het matchen van grootboekrekeningen doe je samen met je onboarding-specialist. Dit vereist kennis van je boekhoudstructuur. Foute koppelingen betekenen dat facturen op verkeerde rekeningen worden geboekt. Dat wil je voorkomen.
Stappen voor het matchen:
Voordat je live gaat met de boekhoudkoppeling:
Als alles klopt, is de koppeling klaar voor gebruik.
Let op: Voer deze test uit voordat je de startdatum op de echte datum zet. Gebruik het startdatum-trucje: zet de startdatum tijdelijk op vandaag, verstuur de testfactuur, controleer het resultaat, en zet de startdatum daarna weer op de toekomst tot de livegang.
Volgende stap: Overige koppelingen - koppel je agenda, website en WhatsApp Business aan Bas.