Voordat we je Bas-omgeving kunnen inrichten, hebben we een aantal materialen van je nodig. Je logo, kleurcodes, lettertype en algemene voorwaarden worden gebruikt in al je documenten: offertes, facturen, bevestigingsmails en het klantportaal.
In dit artikel vind je een compleet overzicht van wat je nodig hebt.
Hier is de complete checklist:
| Materiaal | Formaat | Verplicht? | Waarvoor |
|---|---|---|---|
| Logo | SVG (vectorbestand) | Ja | Offertes, facturen, e-mails, klantportaal |
| Lettertype | TTF, OTF of WOFF | Ja | Alle klantgerichte documenten |
| Kleurcodes | HEX-codes (bijv. #3A78F2) | Ja | Huisstijl in documenten en e-mails |
| Algemene voorwaarden | Ja | Bijlage bij offertes | |
| Keurmerklogo's | PNG of SVG | Als je die hebt | Footer van offertes en facturen |
| Voorbeeld offerte | Ja | Basis voor je offerte-template | |
| Voorbeeld factuur | Ja | Basis voor je factuur-template |
[Screenshot: Voorbeeld van een SVG-logo op een offerte-template]
Je logo wordt gebruikt op al je klantgerichte documenten. Het verschijnt in de header van je offertes, facturen, werkbonnen en automatische e-mails.
SVG staat voor Scalable Vector Graphics. Het is een vectorformaat: het logo blijft scherp op elk formaat. PNG en JPG zijn pixelbestanden die wazig worden als je ze vergroot. Op een PDF-offerte is dat verschil direct zichtbaar.
| Formaat | Kwaliteit op documenten | Geschikt? |
|---|---|---|
| SVG | Altijd scherp, op elk formaat | Ja |
| PNG (hoge resolutie) | Redelijk, maar kan wazig worden | Noodoplossing |
| PNG (lage resolutie) | Wazig en onprofessioneel | Nee |
| JPG | Wazig, witte achtergrond zichtbaar | Nee |
Let op: PNG en JPG leveren slechte kwaliteit op in PDF-documenten. Lever altijd een SVG aan.
Je SVG-logo is meestal beschikbaar bij:
Tip: Check de bestandsnaam. Een SVG-bestand eindigt op .svg. Als je bestand eindigt op .png of .jpg, is het geen vectorbestand.
[Screenshot: Vergelijking van een offerte met het juiste en een verkeerd lettertype]
Je lettertype wordt gebruikt op al je documenten. Als je geen lettertype aanlevert, gebruikt het systeem een standaardlettertype. Dat ziet er niet uit als jouw huisstijl.
Lever je lettertype aan als TTF, OTF of WOFF bestand. Je hebt minimaal de volgende varianten nodig:
Tip: Als je niet zeker weet welk lettertype je gebruikt, stuur je website-URL naar je onboarding-specialist. We kunnen het voor je opzoeken.
[Screenshot: Offerte-template met gemarkeerde kleurvlakken en bijbehorende HEX-codes]
Je kleurcodes bepalen de huisstijl van al je documenten en e-mails. We hebben minimaal twee kleuren nodig:
Een HEX-code is een kleurcode die begint met een hekje (#) gevolgd door zes tekens. Bijvoorbeeld: #3A78F2 is blauw, #021B4E is donkerblauw, #FF0000 is rood.
De makkelijkste manier is ze van je eigen website te halen:
background-color of color#3A78F2[Screenshot: Browser inspector met een HEX-kleurcode gemarkeerd]
Tip: Zie je een rgb(...) waarde in plaats van een HEX-code? Geen probleem. Stuur de RGB-waarde naar je onboarding-specialist, dan zetten we het om.
[Screenshot: Voorbeeld van een offerte met bijlage "Algemene voorwaarden"]
Je algemene voorwaarden worden als PDF-bijlage meegestuurd met elke offerte. De klant ontvangt ze automatisch bij het openen van de offerte.
Lever je algemene voorwaarden aan als PDF-bestand. De meeste bedrijven hebben een van de volgende sets:
| Type voorwaarden | Wanneer van toepassing |
|---|---|
| AVBV (Algemene Voorwaarden voor Bewaarneming en Verhuizingen) | Erkende verhuizers (RKV-leden) |
| Aanvullende bedrijfsvoorwaarden | Eigen voorwaarden bovenop de AVBV |
| Eigen algemene voorwaarden | Bedrijven zonder RKV-lidmaatschap |
Let op: Controleer of je voorwaarden nog actueel zijn. Verouderde voorwaarden zijn een juridisch risico.
[Screenshot: Footer van een offerte met keurmerklogo's]
Als je bedrijf keurmerken of certificeringen heeft, worden de bijbehorende logo's getoond in de footer van je offertes en facturen. Dit versterkt het vertrouwen bij je klanten.
Lever keurmerklogo's aan als PNG met transparante achtergrond of als SVG.
Tip: Heb je geen keurmerklogo's? Dat is geen probleem. De footer werkt ook zonder keurmerken. Je kunt ze later altijd nog toevoegen.
[Screenshot: Voorbeeld van een bestaande offerte die als referentie dient]
Stuur je huidige offerte en factuur als PDF naar je onboarding-specialist. Dit is de basis voor het bouwen van je templates in Bas.
Tip: Heb je geen bestaande offerte of factuur? Bijvoorbeeld omdat je net begint? Geen probleem. Je onboarding-specialist helpt je met een standaardtemplate die je kunt aanpassen.
Je kunt je materialen op twee manieren aanleveren:
Lever alles het liefst in een keer aan. Zo kan je onboarding-specialist meteen aan de slag met het opzetten van je templates.
Gebruik deze checklist om te controleren of je alles hebt:
Volgende stap: Tips voor het aanleveren van materialen - praktische tips voor het vinden van je SVG-logo, kleurcodes en meer.