Inhuurkrachten en uitzendkrachten toevoegen

Werk je met uitzendkrachten van bureaus als Weaver, Young Ones of Logistics Force? Dan maak je generieke accounts aan. Heb je vaste zzp'ers die regelmatig terugkomen? Dan maak je persoonlijke accounts aan. Dit artikel legt beide werkwijzen uit.

---

Stap 1 - Bepaal het type inhuurkracht

Er zijn twee scenario's:

A) Uitzendbureau (wisselende personen)

Gebruik generieke accounts als: - Je met een uitzendbureau werkt (Weaver, Young Ones, etc.) - Elke keer andere mensen komen - Je geen persoonlijk contact hebt met de flexkrachten

B) Vaste zzp'ers (regelmatig terugkerend)

Gebruik persoonlijke accounts als: - Je een zzp'er hebt die regelmatig terugkomt - Je dezelfde persoon steeds opnieuw inplant - Je directe communicatie wilt met de zzp'er

---

Stap 2 - Generieke accounts aanmaken (uitzendkrachten)

Maak per uitzendbureau een aantal generieke medewerkers aan. Dit zijn placeholder-accounts voor wisselende personen.

Tip: In Bas vallen uitzendkrachten en inhuurkrachten onder het contracttype Payroll / Inhuur. Heb je oproepkrachten met een nul-urencontract? Die voer je in als contracttype Variabelen met nul uren (zie artikel Werkrooster instellen).

Herhaal dit voor zoveel inhuurslots als je nodig hebt. Drie tot vijf per uitzendbureau is een goed startpunt.

Voorbeelden van generieke accounts:

---

Stap 3 - Waarom beschikbaarheid op 0?

Dit is het sleutelpunt. Als je de beschikbaarheid op 0 zet: - De inhuurkracht verschijnt niet standaard in de planning - Je voegt de inhuurkracht handmatig toe aan een klus als die daadwerkelijk werkt - Na de klus verdwijnt de inhuurkracht weer uit de planningsweergave

Als je dit niet doet, verschijnen al je inhuurkrachten elke dag in de planning. Bij 20 Weaver-accounts staat je planning dan vol met mensen die er niet zijn.

Let op: Beschikbaarheid op 0 is cruciaal voor een overzichtelijke planning bij generieke accounts. Dit is anders dan bij vaste medewerkers, waar je wel een werkrooster invult.

---

Stap 4 - Inhuurkracht beschikbaar maken voor een klus

Als je een uitzendkracht nodig hebt voor een klus:

1. Ga naar de medewerker (bijv. "Weaver 1")
2. Klik op Beschikbaarheid
3. Selecteer de datum waarop de uitzendkracht werkt
4. Vink aan: Beschikbaar
5. Opslaan

De inhuurkracht verschijnt nu in de planning voor die specifieke dag en kan worden ingepland op een klus.

Na de klus:

Je hebt twee opties: - Optie 1: Maak de inhuurkracht weer onbeschikbaar (planning blijft schoon) - Optie 2: Laat het staan (verschijnt wel in planning, maar dat kan handig zijn als je die persoon vaker gebruikt)

Tip: Bij wisselende uitzendkrachten: maak ze weer onbeschikbaar na de klus. Bij uitzendkrachten die je vaker gebruikt: laat ze staan.

---

Stap 5 - Persoonlijke accounts aanmaken (vaste zzp'ers)

Heb je een zzp'er die regelmatig terugkomt? Dan kun je een persoonlijk account aanmaken. Dit werkt hetzelfde als een gewone medewerker.

Uitnodiging versturen:

Na het aanmaken van het account: 1. Stuur de uitnodiging voor de medewerker-app 2. De zzp'er ontvangt een e-mail met inloggegevens 3. De zzp'er kan nu zelf de app gebruiken

Voordelen van een persoonlijk account:

• De zzp'er ziet zijn eigen planning in de app
• Directe communicatie mogelijk via de app
• Professioneler dan een generiek account
• De zzp'er kan zelf uren registreren

---

Stap 6 - Urenregistratie voor flexkrachten

Flexkrachten moeten hun uren registreren, zodat je ze kunt factureren aan het uitzendbureau. Er zijn twee manieren:

Optie 1: Voorman registreert uren via app

1. Voorman opent de medewerker-app
2. Gaat naar de klus
3. Start en doorloopt alle stappen tot de laatste
4. Kan per medewerker (inclusief flexkrachten) de tijden aanpassen

Dit is de snelste manier: de voorman registreert de uren van iedereen in een keer.

Optie 2: Handmatige invoer in backoffice

1. Ga naar HRM > Urenoverzicht
2. Selecteer de medewerker (bijv. "Weaver 1")
3. Voeg handmatig uren toe voor de betreffende datum en klus

Dit is handig als de voorman de uren niet heeft geregistreerd of als je achteraf nog iets moet aanpassen.

---

Stap 7 - Urencontrole en export

Om de uren van flexkrachten te controleren en te exporteren:

1. Ga naar HRM > Urenoverzicht
2. Filter op:
3. Per medewerker (bijv. alle Weaver-accounts)
4. Per datum/periode (bijv. afgelopen week)
5. Controleer de uren
6. Exporteer naar Excel

Kolommen in de export:

Deze export gebruik je om het uitzendbureau te factureren.

---

Voorbeeld: typisch inhuurbestand

Hieronder een voorbeeld van hoe een compleet inhuuroverzicht eruit kan zien:

Let op dat de generieke accounts een beschikbaarheid van 0 hebben. Ze verschijnen pas in de planning als je ze voor een specifieke dag beschikbaar maakt.

---

Tips

• Gebruik herkenbare namen voor inhuurkrachten. "Weaver 1", "Weaver 2" werkt beter dan "Inhuur A", "Inhuur B" - je weet direct van welk bureau ze komen.
• Maak voldoende slots aan. Drie tot vijf per uitzendbureau is een goed startpunt. Je kunt altijd meer toevoegen.
• Persoonlijk account voor vaste zzp'ers. Dit is professioneler en de zzp'er kan zelf de app gebruiken.
• Registreer uren via de voorman. Dit is sneller dan handmatige invoer in de backoffice.
• Exporteer wekelijks. Zo houd je overzicht en kun je het uitzendbureau tijdig factureren.

---

Let op

• Beschikbaarheid niet op 0 bij generieke accounts zorgt ervoor dat je planning vol staat met mensen die er niet zijn. Zet de beschikbaarheid altijd op 0 voor generieke inhuuraccounts.
• Geen onderscheid tussen generiek en persoonlijk zorgt voor verwarring. Gebruik generieke accounts voor wisselende uitzendkrachten en persoonlijke accounts voor vaste zzp'ers.
• Uren niet registreren betekent dat je de flexkrachten niet kunt factureren. Zorg dat de voorman of backoffice de uren altijd registreert.
• Niet exporteren zorgt ervoor dat je geen overzicht hebt van de gewerkte uren. Exporteer wekelijks of maandelijks.

---

Meer weten?

• Invoeren medewerkers - Stap-voor-stap handleiding voor het aanmaken van medewerkers
• Vaardigheden van medewerkers en hun rol in de planning - Uitleg per vaardigheid en de impact op de planning

Volgende stap: Opslagstructuur begrijpen - leer hoe opslag in Bas werkt met de 3-niveau structuur (alleen als je opslag aanbiedt).