Niet alle communicatie met klanten verloopt via Bas. Soms ontvang je een plattegrond per e-mail, een bevestiging van een parkeervergunning, of specifieke verzoeken van de klant. Met e-mail forwarding stuur je die e-mails door naar Bas, zodat je ze kunt koppelen aan het juiste dossier. Zo staat alle relevante communicatie op een plek.
Bas heeft een uniek e-mailadres dat hoort bij jouw account. E-mails die je naar dit adres forwardt, komen terecht bij Communicatie in Bas. Van daaruit koppel je ze handmatig aan het juiste dossier.
| Stap | Wat gebeurt er |
|---|---|
| Forward | Je stuurt een e-mail door naar het Bas e-mailadres |
| Ontvangst | De e-mail verschijnt bij Communicatie in Bas |
| Koppelen | Je koppelt de e-mail aan een dossier |
| Opslaan | Bijlagen kun je kopieren naar de documenten van het dossier |
Je vindt het unieke e-mailadres in de instellingen van Bas.
Verwacht resultaat: Je hebt het Bas e-mailadres gekopieerd.
Tip: Sla dit e-mailadres op als contact in je e-mailprogramma (bijv. met de naam "Bas e-mailadres"). Dan hoef je het niet elke keer op te zoeken.
Nu je het adres hebt, kun je relevante e-mails doorsturen.
Verwacht resultaat: De e-mail (inclusief bijlagen) wordt doorgestuurd naar Bas.
De doorgestuurde e-mail verschijnt in Bas bij Communicatie. Van daaruit koppel je hem aan het juiste dossier.
Verwacht resultaat: De e-mail is gekoppeld aan het dossier en zichtbaar bij de communicatie van die klus.
Als de e-mail bijlagen bevat (plattegrond, foto, PDF), kun je die direct opslaan bij de documenten van het dossier.
Verwacht resultaat: De bijlage staat nu bij de documenten van het dossier.
Tip: Bij het kopieren naar documenten wordt gevraagd of je het document zichtbaar in de app wilt maken. Zet dit aan als je verhuizers het document moeten kunnen zien (bijv. een plattegrond of parkeervergunning). Laat het uit voor interne documenten.
Let op: De instelling "zichtbaar in de app" kan na het uploaden niet meer gewijzigd worden. Als je het wilt aanpassen, moet je het document verwijderen en opnieuw uploaden.
Niet elke e-mail hoeft in Bas te staan. Forward alleen communicatie die relevant is voor de uitvoering van de klus.
| Wel forwarden | Niet forwarden |
|---|---|
| Plattegronden en tekeningen | "Hoe laat komen jullie?" |
| Parkeervergunningen | Algemene vragen over de verhuizing |
| Specifieke klantverzoeken (bijv. extra inpakwerk) | Informele bevestigingen |
| Afspraken over toegang of sleutels | Offerteaanvragen (die ga je via het verkoopproces) |
| Documenten van opdrachtgevers (inpakinstructies, specials) | Interne e-mails |
Er zijn een paar dingen die je moet weten over e-mail forwarding in Bas:
| Beperking | Toelichting |
|---|---|
| Handmatig koppelen | Je moet elke e-mail handmatig koppelen aan een dossier. Er is geen automatische koppeling op basis van referentienummer of klantnaam |
| Alleen forwarden | Je kunt vanuit Bas geen e-mails terugsturen. Reguliere klantcommunicatie doe je vanuit je eigen e-mailprogramma |
| Eenrichting | E-mails komen alleen binnen in Bas als je ze forwardt. Er is geen automatische synchronisatie met je inbox |
Let op: Automatisch koppelen op basis van een referentienummer in de e-mail is niet mogelijk. Dit wordt regelmatig gevraagd, maar is bewust niet ingebouwd. Je forwardt de e-mail en koppelt hem zelf aan het juiste dossier.
Volgende stap: Features instellen - stel in hoe Bas omgaat met offertes, documenten en klantcommunicatie.