Voordat je voorraad kunt bijhouden in Bas, moet je minimaal een leverancier aanmaken. Zonder leverancier zijn de knoppen voor binnenmelden grijs en inactief - je kunt dan simpelweg geen voorraad registreren. Een leverancier hoeft maar een keer aangemaakt te worden en is daarna herbruikbaar voor al je dozen en materialen.
Het voorraadbeheer in Bas werkt automatisch: voorraad wordt verminderd bij uitgifte aan een klant en verhoogd wanneer je een nieuwe levering binnenmelt. Zo heb je altijd een actueel overzicht van wat er op je loods staat.
Ga naar WMS > Leveranciers. Je ziet hier een overzicht van alle leveranciers die in het systeem staan. Bij een nieuwe omgeving is dit overzicht leeg.
Klik op Nieuwe leverancier om je eerste leverancier toe te voegen.
Vul de volgende gegevens in:
| Veld | Wat vul je in | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Naam | De officiele naam van je leverancier | Voorbeeld Verpakkingen |
| BTW-nummer | Het BTW-identificatienummer | NL123456789B01 |
| Website | De URL inclusief https:// | https://www.voorbeeldverpakkingen.nl |
| E-mailadres | Contactadres van de leverancier | [email protected] |
| Telefoonnummer | Telefoonnummer voor bestellingen | 010-1234567 |
Niet alle velden zijn verplicht. De naam is het minimum, maar hoe meer je invult, hoe completer je inkoopadministratie wordt.
Let op: Vul bij de website altijd https:// toe aan het begin. Zonder https:// wordt de link niet correct opgeslagen.
Klik op Opslaan. Je leverancier is nu aangemaakt en direct beschikbaar om te koppelen aan dozen en materialen.
Nu je leverancier bestaat, koppel je die aan je dozen en materialen. Ga naar WMS > Dozen en open een bestaand doostype (of maak een nieuwe doos aan).
Als je dezelfde leverancier voor meerdere doostypen gebruikt, selecteer je gewoon dezelfde leverancier uit de lijst. Je hoeft die niet opnieuw aan te maken.
De inkoopprijs lijkt een klein detail, maar hij ontsluit waardevolle dashboards:
Tip: Vul de inkoopprijs altijd in, ook als je het exacte bedrag niet direct paraat hebt. Een schatting is beter dan niets. Een verhuisbedrijf ontdekte via het dashboard dat er 27.000 dozen bij klanten uitstonden, met een waarde van 51.000 euro. Zonder inkoopprijs had dat inzicht ontbroken.
Nu je een leverancier gekoppeld hebt, is de knop Binnenmelden actief (niet meer grijs). Hiermee registreer je dat er een nieuwe levering is binnengekomen.
Verwacht resultaat: De voorraadtelling van dit doostype is nu verhoogd met 500 stuks. Dit zie je terug in het voorraadoverzicht.
Na het binnenmelden werkt de voorraad automatisch:
| Actie | Effect op voorraad |
|---|---|
| Dozen uitgeven aan klant | Voorraad wordt automatisch verminderd |
| Dozen terugkrijgen van klant | Voorraad wordt automatisch verhoogd |
| Nieuwe levering binnenmelden | Voorraad wordt verhoogd met het binnenmelde aantal |
Je hoeft de voorraad niet handmatig bij te werken bij iedere verhuizing. Verhuizers registreren in de app hoeveel dozen ze meenemen en hoeveel ze ophalen. Het systeem doet de rest.
Tip: Verhuizers hoeven niet exact tot op de doos te tellen. Als er 100 dozen zijn uitgegaan en ze tellen er ongeveer 100 terug, dan is dat 100. Het registreren van dozen in de app kost slechts 10 seconden per doos.
Dozenverlies is bij ieder verhuisbedrijf een realiteit. Klanten vergeten dozen terug te brengen, of brengen er minder terug dan ze hebben gekregen. Zonder registratie heb je geen idee van de omvang. Met Bas krijg je dat inzicht wel.
| Situatie | Aanpak |
|---|---|
| Minder dan 25 dozen bij een klant | Niet opvolgen - de moeite weegt niet op |
| Verschil tot 10% tussen uitgifte en retour | Accepteren en afvinken |
| Klant op grote afstand met minder dan 10-15 dozen | Laten houden en afboeken |
| Meer dan 25 dozen en meer dan 10% verschil | Nabellen en afspraak maken voor ophalen |
Een gemiddeld verhuisbedrijf bestelt duizenden dozen per jaar. Zonder registratie verdwijnt er 10-20% per jaar zonder dat je het merkt. Bij een inkoop van 20.000 euro per jaar en een verliespercentage van 15% ben je jaarlijks 3.000 euro kwijt aan dozen die je nooit meer terugziet.
Met het dashboard in Bas zie je per klant precies hoeveel dozen er uitstaan, wat de verkoopwaarde is, en wat de inkoopwaarde is. Zo kun je gericht actie ondernemen bij klanten waar veel dozen uitstaan.
Zodra je leveranciers, inkoopprijzen en voorraad goed hebt ingericht, genereert Bas automatisch inzichten:
Deze data helpt je om betere beslissingen te nemen over je inkoopbeleid en om dozenverlies actief te managen.
Volgende stap: Materiaal toevoegen - voeg verhuismaterialen toe zoals liften, rolcontainers en dekens.