Vaardigheden en rollen instellen

De vaardigheden en rollen die je aan een medewerker koppelt, bepalen wat die persoon kan zien en doen in Bas. Dit is een belangrijk onderdeel: kies zorgvuldig welke vaardigheden en rollen je toekent.

Stap 1 - Vaardigheden selecteren

Ga naar HRM > Medewerkers en klik op een medewerker. Zoek het onderdeel Vaardigheden en selecteer de vaardigheden die bij deze medewerker horen.

Vaardigheden voor de medewerker-app (frontoffice)

Vaardigheden voor de backoffice (kantoor)

Stap 2 - Combinaties toepassen

Een medewerker kan meerdere vaardigheden hebben. Een eigenaar van een klein bedrijf is vaak tegelijk administratie, planner en voorman. Een taxateur heeft meestal ook de vaardigheid verhuizer of voorman.

Voorbeelden van combinaties:

Vaardigheden vs. rollen in de planning

Er is een belangrijk verschil tussen vaardigheden en rollen in de planning:

• Vaardigheden bepalen wat een medewerker kan doen in de app en backoffice
• Rollen in de planning bepalen in welke rol iemand wordt ingezet op een klus (bijv. als voorman, verhuizer of inpakker)

De planner kan altijd een medewerker op een rol zetten, ook als die medewerker de bijbehorende vaardigheid niet heeft. Bijvoorbeeld: een verhuizer zonder de vaardigheid "voorman" kan toch als voorman worden ingepland. Het systeem geeft dan wel een waarschuwing, maar blokkeert het niet.

De vaardigheden dienen dus als richtlijn voor de planner. Je wordt gewaarschuwd als je iemand inzet in een rol waarvoor diegene de vaardigheid niet heeft, maar je kunt het altijd overschrijven als de situatie daarom vraagt.

Tip: Geef de vaardigheid voorman niet aan iedereen. De voorman is degene die de klus afrondt, de klant laat tekenen, en de schade meldt. Als iedereen voorman is, weet je niet meer wie wat heeft ingevuld. Plan per klus een voorman in.

Vaardigheden en e-mailmeldingen

Vaardigheden bepalen niet alleen wat een medewerker kan doen, maar ook welke e-mailmeldingen diegene ontvangt. Een medewerker met de vaardigheid "Administratie" krijgt bijvoorbeeld meldingen over binnenkomende leads en offertebevestigingen.

Tip: Ontvangt een medewerker onnodige e-mailmeldingen? Controleer dan welke vaardigheden er zijn toegekend. Door een vaardigheid te verwijderen die niet meer relevant is, stopt ook de bijbehorende mailstroom. Zo voorkom je een overvolle inbox.

Stap 3 - Rollen toekennen

Naast vaardigheden kent Bas ook rollen die toegang geven tot specifieke features. Je bekijkt en wijzigt rollen via HRM > Medewerkers. Klik op een medewerker en je ziet onder het kopje Rollen welke rollen actief zijn.

Wie krijgt welke rol?

Let op: Geef de rol Beheerder alleen aan mensen die je volledig vertrouwt. Een beheerder kan alle rollen wijzigen en alle features gebruiken.

Stap 4 - Contracturen instellen

Vul bij de medewerker ook de contracturen per week in. Dit is belangrijk voor: - De capaciteitsberekening in de planning - De urenregistratie (werkelijk vs. contractueel) - Eventueel later de HRM-module (verlof, overuren)

Voorbeeld: typisch personeelsbestand

Hieronder een voorbeeld van hoe vaardigheden en rollen verdeeld kunnen zijn:

Let op dat niet iedereen voorman is. Alleen de mensen die daadwerkelijk klussen leiden hebben deze vaardigheid.

Tips

• Wees restrictief met de vaardigheid Voorman. Alleen de mensen die daadwerkelijk klussen leiden moeten voorman zijn.
• Geef Beheerder alleen aan vertrouwde mensen. Een beheerder kan alle instellingen wijzigen.
• Combineer vaardigheden waar het logisch is. Een taxateur is vaak ook verhuizer, een magazijnmedewerker helpt soms bij klussen.
• Vul contracturen altijd in. Dit is belangrijk voor de capaciteitsberekening en urenregistratie.

Let op

• Te veel voormannen zorgt ervoor dat je niet meer weet wie de klus heeft afgerond en wie de klant heeft laten tekenen.
• Geen vaardigheden toegekend betekent dat een medewerker niets kan zien of doen in de app. Vergeet niet om vaardigheden toe te kennen.
• Onnodige vaardigheden laten staan zorgt voor onnodige e-mailmeldingen. Verwijder vaardigheden die niet meer van toepassing zijn om de mailstroom te beperken.
• Beheerder aan iedereen is een veiligheidsrisico. Geef deze rol alleen aan mensen die je volledig vertrouwt.
• Contracturen niet ingevuld zorgt voor problemen in de capaciteitsberekening en urenregistratie.

Meer weten?

• Vaardigheden van medewerkers en hun rol in de planning - Uitleg per vaardigheid en de impact op de planning
• Rollen van medewerkers - Hoe rollen werken en welke features ze ontgrendelen

Volgende stap: Werkrooster instellen - configureer wanneer je medewerkers beschikbaar zijn in de planning.