Na uitvoering van de verhuizing maak je de factuur op. Het systeem vult automatisch de regels in op basis van je pakket en offerte. Controleer de factuur en verstuur deze naar de klant.
Voordat je begint met factureren, zet je de dossierstatus altijd eerst op "Afhandelen". Dit doe je in het dossieroverzicht door de status te wijzigen.
Let op: Deze stap is verplicht. Als je gaat factureren zonder de status op "Afhandelen" te zetten, kan het systeem niet correct bepalen dat de verhuizing is uitgevoerd en de factuur mag worden opgemaakt.
Open het dossier en klik op Factuur opmaken.
Het systeem vult automatisch de factuurregels in op basis van: - Het pakket (factuurregels) - De offerte (bedragen) - Bij nakalkulatie: de geregistreerde uren uit de app
Je krijgt een conceptfactuur.
Loop elke regel na:
| Wat | Check |
|---|---|
| Bedragen | Komen ze overeen met de offerte? |
| Omzetgroep | Heeft elke regel een omzetgroep? |
| BTW | Klopt het BTW-percentage? (21% voor particulier) |
| Vervaldatum | Is de vervaldatum correct? (bijv. 14 dagen) |
Je kunt bedragen en regels aanpassen als er meerwerk of minderwerk is. Voeg een notitie toe aan de factuur om wijzigingen te verantwoorden.
Let op: Factureer altijd vanuit het dossier. Nooit een factuur zoeken in het financiele overzicht. Altijd via het dossier.
Bij eenmalige kosten zoals parkeerkosten, hotelkosten of maaltijdkosten voeg je een factuurregel toe. Vul bij het aantal altijd 1 in, en zet het totaalbedrag bij de prijs. Zo voorkom je verwarring op de factuur.
Als je werkt met toeslaguren, gelden de volgende zones:
| Zone | Tijdvak | Tarief |
|---|---|---|
| 100% | 07:30 - 16:00 | Normaal uurtarief |
| 130% | Voor 07:30 en na 16:00 | Toeslag van 30% |
De toeslaguren moet je handmatig berekenen. Het systeem berekent niet automatisch hoeveel uren binnen en buiten de 100%-zone vallen. Tel de uren buiten de reguliere zone en voeg deze als aparte factuurregel toe met het 130%-tarief.
Onderaan de conceptfactuur vind je de optie om een bijlage toe te voegen. Dit is handig als je bijvoorbeeld een foto van schade, een werkbon of een specificatie wilt meesturen met de factuur.
Let op: De knop heet "Factuur versturen", maar de actie die hij uitvoert is eigenlijk "Factuur opmaken". De naam is verwarrend: na het klikken wordt de factuur eerst opgemaakt als concept. Je kunt de factuur daarna nog controleren voordat deze daadwerkelijk wordt verzonden.
Klik op Factuur versturen.
Het systeem: - Genereert de factuur-PDF - Stuurt de factuur per e-mail naar de klant - Stuurt de factuur naar je boekhoudpakket (als de koppeling is ingesteld)
Als je de factuur naar je eigen e-mail hebt gestuurd (bij testen), controleer:
| Wat | Check |
|---|---|
| E-mail ontvangen? | Ja/Nee |
| Factuur-PDF | Klopt de layout? Logo, kleuren, tekst? |
| Bedragen | Kloppen de bedragen op de factuur? |
| BTW | Staat de BTW correct vermeld? |
| Betaalknop | Is er een Mollie iDeal-knop? (als je Mollie hebt) |
| Voettekst | Staan je KvK, BTW-nummer en IBAN correct? |
Tip: Als je Mollie hebt geactiveerd, bevat de factuur-e-mail een iDeal-betaalknop. De klant kan direct betalen vanuit de e-mail. Gemiddelde betaaltijd gaat van 16 dagen naar 1,2 dagen met iDeal.
Verwacht resultaat: de factuur is verstuurd, verschijnt in het dossier, en is (als je de boekhoudkoppeling hebt ingesteld) doorgestuurd naar je boekhoudsoftware.
Als je Mollie hebt geactiveerd, kan de klant direct betalen via iDeal.
De klant: 1. Opent de factuur-e-mail 2. Klikt op de iDeal-betaalknop 3. Kiest de bank 4. Voert de betaling uit
Ga naar het dossier in Bas. Controleer:
| Wat | Check |
|---|---|
| Betaalstatus | Is de factuur gemarkeerd als "Betaald"? |
| Boekhoudpakket | Is de betaling doorgekomen in je boekhoudsoftware? (als je een koppeling hebt) |
Een dossier is afgerond als:
Zet het dossier op Afgerond en controleer of alles klopt.
Verwacht resultaat: het dossier staat op Afgerond en is niet meer zichtbaar in je actieve werklijst.
| Fout | Gevolg | Hoe te voorkomen |
|---|---|---|
| Dossierstatus niet op "Afhandelen" gezet | Facturatieflow werkt niet correct | Zet de status altijd eerst op "Afhandelen" voordat je gaat factureren |
| Factuurregels niet controleren | Verkeerde BTW, verkeerde bedragen naar de klant | Controleer altijd de conceptfactuur voor het versturen |
| Omzetgroep mist | Factuur kan niet naar boekhouding | Voeg omzetgroepen toe aan je pakket |
| Vervaldatum te lang | Latere betaling | Stel vervaldatum in op 14 dagen |
| Mollie testmodus vergeten uit te zetten | Alles wordt "betaald" maar er komt geen geld binnen | Check de testmodus-instelling voor je live gaat |
| Factuur niet in boekhoudpakket | Handmatig nawerk | Controleer je boekhoudkoppeling |
Als je een factuur hebt verwijderd die was aangemaakt met een verkeerd pakket, kan de knop "Factuur versturen" geblokkeerd raken. De workaround: switch het pakket heen en terug. Ga naar de dossierinstellingen, wijzig het pakket naar een ander pakket, sla op, en wijzig het vervolgens terug naar het juiste pakket. Hierna is de knop weer beschikbaar.
Als je een boekhoudkoppeling hebt (Exact, Twinfield, Yuki, enzovoorts), controleer na de eerste factuur:
Dit is het moment om het te ontdekken, niet na je honderdste factuur.