Openstaande offertes en lopende dossiers overzetten

Als je overstapt naar Bas, heb je lopende zaken: openstaande offertes en geplande verhuizingen die nog niet zijn uitgevoerd. Die moeten allemaal in het nieuwe systeem. In dit artikel leer je hoe je dat doet.

Allereerste regel: zet ALLE klantberichtgevingen UIT voordat je ook maar een bestaand dossier invoert. Anders krijgen je klanten onverwachte berichten zoals "je verhuizing is gepland" voor dossiers die allang lopen.

Stap 1 - Berichten uitzetten

Voordat je begint met data overzetten, ga je naar Instellingen > Werkwijze > Klantberichtgevingen en zet je alle berichten uit. Ja, allemaal. Ook de offerte- en factuurberichten.

Waarom? Als je een bestaand dossier invoert en per ongeluk een offerte verstuurt, krijgt de klant een offerte uit een nieuw systeem terwijl hij allang akkoord heeft gegeven. Dat zorgt voor verwarring.

Wanneer zet je de berichten weer aan? Pas nadat je klaar bent met het invoeren van alle bestaande data. Schakel dan eerst alleen offerte verstuurd en factuur verstuurd weer in.

Let op: Dit is de meest kritieke stap van de hele migratie. Vergeet je de berichten uit te zetten, en je voert 30 dossiers in, dan kunnen er 30 ongewenste e-mails naar klanten gaan.

Stap 2 - Openstaande offertes overzetten

Openstaande offertes zijn offertes die je al hebt verstuurd naar klanten, maar waar de klant nog niet op heeft gereageerd. Hoe je hiermee omgaat is afhankelijk van of je nog toegang hebt tot je oude systeem.

Situatie 1 - Toegang tot oude systeem weg (bijvoorbeeld licentie verlopen):

Als je geen toegang meer hebt tot je oude systeem, moet je alle openstaande offertes overzetten naar Bas:

1. Maak een nieuw dossier aan met de klantgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon)
2. Maak een klus aan en koppel deze aan het dossier
3. Maak een offerte aan met dezelfde regels als de oorspronkelijke offerte
4. Sla op als concept - verstuur de offerte NIET opnieuw. De klant heeft de offerte al ontvangen via je oude systeem.
5. Zet de status op "offerte verstuurd"

Als de klant later akkoord geeft, verwerk je het akkoord in Bas en ga je verder met de normale flow.

Situatie 2 - Toegang tot oude systeem nog beschikbaar:

Als je nog toegang hebt tot je oude systeem, kun je ervoor kiezen om alleen offertes die doorgaan over te zetten. Openstaande offertes die niet doorgaan kun je in het oude systeem afhandelen. Zo voorkom je dubbel werk.

Let op: Verstuur de offerte niet opnieuw vanuit Bas. De klant heeft de offerte al gehad. Als ze opeens een nieuwe offerte krijgen vanuit een ander systeem, veroorzaakt dat verwarring.

Stap 3 - Lopende dossiers overzetten

Lopende dossiers zijn klussen die al verkocht zijn maar nog niet zijn uitgevoerd. Misschien heb je verhuizingen gepland staan voor de komende weken of maanden. Die moeten in Bas, zodat je ze kunt inplannen en factureren.

Bestaande klussen volgen een andere flow dan nieuwe klussen, omdat er al een akkoord is:

1. Maak het dossier aan met de klantgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon)
2. Sla de offerte-stap over - er is al een akkoord, je hoeft geen nieuwe offerte te maken
3. Voeg factuurregels handmatig toe - omdat er geen offerte achter het dossier zit, vult het systeem de factuurregels niet automatisch in
4. Voeg de oude offerte toe als bijlage bij Documenten - zo hebben je verhuizers toch alle informatie (inventarislijst, bijzonderheden). Zorg dat de instelling "Delen met medewerkers" aanstaat, anders zien ze het niet in de app.
5. Plan de verhuizing in als die al een datum heeft (voertuig en medewerkers toewijzen)

Tip: Omdat er geen offerte-flow is doorlopen, hebben de verhuizers geen inventarislijst. De oude offerte als bijlage toevoegen zorgt ervoor dat ze toch alle klusinformatie hebben.

Stap 4 - Gebruik vaste bedragen (BELANGRIJK)

Dit is een veelgemaakte fout bij het overzetten van dossiers. Omdat er geen offerte achter het dossier zit, werken percentage-gebaseerde factuurregels niet. Het systeem kan geen percentage berekenen van een offerte die niet bestaat.

Gebruik daarom altijd vaste bedragen bij migratiedossiers. Als de oorspronkelijke offerte EUR 2.500 was, vul je EUR 2.500 in als vast bedrag op de factuurregel.

Let op: Controleer na het invoeren van elk dossier of de factuurregels kloppen. Open het dossier, ga naar de factuur, en vergelijk de bedragen met je oude systeem. Een fout hier betekent een verkeerde factuur later.

Stap 5 - Hoeveel dossiers kun je verwachten?

De hoeveelheid werk hangt af van je bedrijfsgrootte:

Je doet per dossier ongeveer 5 minuten over. Plan voldoende tijd in: bij 30 dossiers ben je ongeveer 2,5 uur bezig.

Stap 6 - Controleren na invoer

Nadat je alle dossiers hebt ingevoerd, loop je ze een voor een door:

1. Kloppen de klantgegevens? (naam, adres, e-mail, telefoon)
2. Zijn de factuurregels correct? (bedragen, BTW)
3. Staat de status op de juiste plek? (offerte verstuurd, gepland, etc.)
4. Is de planning correct? (datum, voertuig, medewerkers)

Tip: Maak een Excel-lijst met alle dossiers die je moet overzetten. Vink ze een voor een af naarmate je ze invoert en controleert. Zo vergeet je er geen.

De juiste volgorde voor data overzetten

Houd deze volgorde aan bij het migreren van je data:

Tips

• Begin met de berichten uitzetten. Dit is de allereerste stap, voor al het andere.
• Doe het in een rustige periode. Het invoeren van dossiers kost ongeveer 5 minuten per stuk. Plan dit in op een moment dat je niet gestoord wordt.
• Valideer je klantdata vooraf. Controleer e-mailadressen, telefoonnummers en adressen. Fouten in de brondata leiden tot fouten in Bas.
• Maak een kopie van je oude administratie. Bewaar een export of backup van je oude systeem. Als je iets vergeet over te zetten, kun je het altijd nog terugvinden.

Let op

• Berichten niet uitzetten voor de import is de meest voorkomende fout. Elke dossier dat je invoert kan een bericht triggeren naar de klant.
• Percentage-gebaseerde factuurregels werken niet zonder offerte. Gebruik vaste bedragen bij alle migratiedossiers.
• Data niet valideren leidt tot telefoonnummers op de plek van e-mailadressen, ontbrekende voorletters en dubbele klantrecords. Neem de tijd om je brondata op te schonen.

Volgende artikel: Opslagklanten migreren