Factuurregels zijn wat er daadwerkelijk gefactureerd wordt. In veel gevallen komen ze overeen met de offerteregels, maar er zijn belangrijke verschillen, vooral bij zakelijke klanten.
| Offerteregels | Factuurregels | |
|---|---|---|
| Wat is het? | Wat je de klant belooft | Wat je daadwerkelijk in rekening brengt |
| Wanneer? | Voor de klus | Na de klus |
| Particulier | Vaak gelijk aan factuurregels | Vaak gelijk aan offerteregels |
| Zakelijk | Schatting of raamtarief | Werkelijke uren en kosten (nacalculatie) |
Bij particuliere klanten zijn de factuurregels vaak identiek aan de offerteregels. Bij zakelijke klanten op uurbasis factureer je niet wat op de offerte staat, maar wat er werkelijk gewerkt is.
Per factuurregel vul je in: - Naam (bijv. "Manuren") - Omzetgroep (waar de omzet terechtkomt) - BTW (meestal 21% of verlegd bij zakelijk) - Herhaalregel (het blauwe vinkje, zie hieronder)
Bij het aanmaken van factuurregels kies je of de regel gekoppeld is aan een klus of zonder klus werkt.
| Type | Wanneer gebruik je dit | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Klus | Alles met een verhuisdossier | Verhuiskosten, manuren, inpakservice |
| Zonder klus | Facturatie zonder verhuisdossier | Dozenverhuur, autoverhuur, interne facturen |
"Zonder klus" gebruik je voor losse facturatie die niet gekoppeld is aan een verhuizing. Denk aan een klant die alleen dozen huurt, of een voertuig dat je verhuurt aan een collega-verhuizer. Ook interne facturen (bijv. voor tussenafrekening) vallen hieronder.
Bij zakelijke klanten op uurbasis factureer je op basis van de werkelijk gewerkte uren. De medewerker-app registreert de uren, en die uren vormen de basis voor de factuur.
Voorbeeld: - De offerte is een schatting: 8 uur x EUR 45,00 = EUR 360,00 - De werkelijkheid: 7 uur en 30 minuten x EUR 45,00 = EUR 337,50 - De factuur wordt opgemaakt op basis van de werkelijke uren
Als je bij een factuurregel het blauwe vinkje aanzet, herhaalt die regel per gewerkte dag. Dit is cruciaal voor zakelijke klanten op uurbasis.
Manuren 15 x EUR 45,00 = EUR 675,00
Manuur 14-01-2026 3 x EUR 45,00 = EUR 135,00Manuur 15-01-2026 4 x EUR 45,00 = EUR 180,00Manuur 16-01-2026 4 x EUR 45,00 = EUR 180,00Manuur 17-01-2026 4 x EUR 45,00 = EUR 180,00
De klant ziet precies hoeveel uren er per dag gewerkt is. Dat is transparant en voorkomt discussies.
Bij meerdaagse projecten genereert het systeem automatisch per werkdag een factuurregel met de datum erbij. Je hoeft dit niet handmatig te doen. Zodra de medewerkers hun uren registreren in de app, worden de factuurregels per dag aangemaakt.
Let op: Vergeet niet het blauwe vinkje aan te zetten bij zakelijke uurbasis-pakketten. Zonder dit vinkje krijg je een factuur met een totaal in plaats van een specificatie per dag.
Elke factuurregel moet gekoppeld zijn aan een omzetgroep. Selecteer bij elke regel de juiste omzetgroep uit de dropdown.
Als je nog geen omzetgroepen hebt aangemaakt, doe dat dan eerst.
Voorbeeld koppeling voor een particulier pakket:
| Factuurregel | Omzetgroep |
|---|---|
| Verhuiskosten | Verhuizing particulier |
| Administratiekosten | Administratiekosten |
| Dozenservice | Dozenservice |
| Garantiecertificaat | Garantiecertificaat |
| Inpakservice | Inpakservice |
| Opslagkosten | Opslag |
Tip: Als een factuurregel geen omzetgroep heeft, komt de omzet op de standaard grootboekrekening die je hebt ingesteld bij de boekhoudkoppeling. Het is wel aan te raden om elke regel een omzetgroep te geven, zodat je omzet netjes wordt uitgesplitst per categorie.
Bij particuliere klanten kun je demontage en montage als inclusief instellen op de factuurregel. De kosten zijn dan verwerkt in de totaalprijs en verschijnen niet als apart bedrag op de factuur.
Tip: Klanten schrikken vaak als ze een apart bedrag voor demontage en montage zien. Door dit inclusief te zetten, voorkom je vragen en discussies. De kosten zijn gewoon onderdeel van de verhuisprijs.
Volgende stap: Offerte template opmaken