Systeem schoonvegen voor livegang

Tijdens de onboarding oefen je met testklanten, testoffertes en testfacturen. Dat is precies de bedoeling. Maar op een gegeven moment wil je met een schone lei beginnen: geen testdata meer, maar echte klanten en echte facturen. Dat moment is het schoonvegen.

Het schoonvegen is de overgang van oefenen naar echt werken. Het Bas-team verwijdert alle testdata uit je account, zodat je met dossiernummer 001 en factuurnummer 001 kunt beginnen. Je instellingen, templates en configuratie blijven intact.

---

Waarom schoonvegen?

Als je live gaat met testdata in je systeem, dan:

• Lopen je dossiernummers niet vanaf 001 maar ergens halverwege
• Staan er nep-klanten tussen je echte klanten
• Kloppen je statistieken en dashboards niet (want testfacturen tellen mee)
• Staat er voorraad geregistreerd bij fictieve klanten
• Stuurt je boekhoudkoppeling testfacturen mee naar je boekhouding

Het schoonvegen voorkomt deze problemen en geeft je een schone, professionele start.

---

Wat wordt WEL gewist

Bij het schoonvegen verwijdert het Bas-team alle data die je tijdens het oefenen hebt aangemaakt:

Kort samengevat: alles wat je hebt "gedaan" in het systeem (klussen, offertes, facturen) wordt verwijderd. Alles wat je hebt "ingesteld" blijft staan.

---

Wat wordt NIET gewist

Je configuratie en instellingen blijven volledig intact:

Je hoeft na het schoonvegen dus niet opnieuw je templates op te bouwen, je medewerkers in te voeren of je koppelingen in te stellen. Alles wat je hebt geconfigureerd, staat er nog.

---

Wanneer vraag je het schoonvegen aan?

Het schoonvegen vraag je aan bij het Bas-supportteam. Het juiste moment is wanneer je aan alle voorwaarden voldoet:

1. Je instellingen zijn definitief. Pakketten, templates, berichtgevingen en koppelingen zijn geconfigureerd en getest.
2. Je hebt voldoende geoefend. Je kunt zelfstandig de basisflow doorlopen (dossier aanmaken, offerte versturen, klus inplannen, factuur maken).
3. Je koppelingen werken. De boekhoudkoppeling is getest met een testfactuur. Mollie is klaar om live te gaan.
4. Je bent klaar om binnen enkele dagen live te gaan. Het schoonvegen doe je kort voor de livegang, niet weken van tevoren.

De typische volgorde is:

1. Alles configureren en testen
2. Schoonvegen aanvragen bij support
3. Actuele voorraad invoeren (zie volgende stap)
4. Eventueel bestaande dossiers overzetten
5. Live gaan

Let op: Je kunt het schoonvegen niet zelf uitvoeren. Het verwijderen van data is bewust beperkt in het systeem om ongelukken te voorkomen. Het Bas-team heeft hiervoor een speciale procedure die alles in een keer opschoont.

---

Hoe bereid je je voor op het schoonvegen?

Stap 1 - Controleer of je instellingen compleet zijn

Loop de volgende onderdelen na en zorg dat ze definitief zijn:

• Pakketten (offerte- en factuurregels)
• Documenttemplates (offerte, factuur, werkbon)
• Berichtgevingen (teksten goedgekeurd, huisstijl correct)
• Koppelingen (boekhoudpakket, Mollie, overige)
• Medewerkers en voertuigen
• Dozen en materialen (typen, leveranciers, inkoopprijzen)
• Opslaglocaties en units

Alles wat je na het schoonvegen nog wilt aanpassen, kun je gewoon aanpassen. Maar het is efficienter om dit vooraf te doen, zodat je na het schoonvegen direct kunt beginnen.

Stap 2 - Neem contact op met het Bas-supportteam

Stuur een bericht via de chatbubbel in Bas of via e-mail:

• Geef aan dat je klaar bent om je account schoon te laten vegen
• Het team plant dit in en voert het uit (meestal binnen een werkdag)
• Na het schoonvegen krijg je een bevestiging

Stap 3 - Voer je actuele voorraad opnieuw in

Na het schoonvegen staan al je voorraadstanden op nul. Dit is het moment om je actuele voorraad in te voeren:

• Tel je fysieke voorraad dozen (plakdozen, vouwdozen, kledingboxen, etc.)
• Voer de aantallen in bij het betreffende materiaal
• Dit is je startvoorraad waarmee het systeem gaat rekenen

Tip: Doe de voorraadtelling pas op de dag van het schoonvegen of de dag erna. Niet eerder, want dan klopt de telling niet meer als je tussendoor dozen hebt uitgegeven.

Stap 4 - Controleer je account

Na het schoonvegen controleer je of alles klopt:

• Dossieroverzicht is leeg
• Facturenoverzicht is leeg
• Klantenoverzicht is leeg
• Statistieken staan op nul
• Je instellingen, templates en koppelingen staan er nog

Verwacht resultaat: Een schoon account met al je configuratie intact, klaar om je eerste echte klus aan te maken.

---

Eerst oefenen, dan schoonvegen

Een veelgemaakte fout is te vroeg willen schoonvegen. "Ik wil een schone start, dus laten we meteen beginnen." Maar het omgekeerde is waar: je moet juist zoveel mogelijk oefenen voordat je schoonveegt.

Waarom veel oefenen zo belangrijk is

Tijdens het oefenen ontdek je dingen die je anders wilt:

• Je offerte-template heeft een veld te weinig
• Je pakketberekening wijkt af van hoe je het nu doet
• Een berichtgeving heeft een verkeerde tekst
• De factuurregels missen een omschrijving

Al die aanpassingen kun je probleemloos maken in de oefenperiode. Na de livegang kost het meer moeite, want je echte data staat er dan in.

Hoeveel moet je oefenen?

Doorloop minimaal 5 tot 10 complete scenario's voordat je het schoonvegen aanvraagt. Een compleet scenario betekent:

1. Nieuw dossier aanmaken met (fictieve) klantgegevens
2. Offerte opmaken en versturen
3. Klus inplannen met medewerkers en voertuig
4. De klus "uitvoeren" (status doorlopen)
5. Factuur opmaken en versturen

Varieer daarbij in je scenario's:

Tip: Pak een echte werkdag en boots die volledig na in het systeem. Plan 4-5 klussen in, wijs medewerkers toe, handel alles af en maak facturen. Dan merk je precies waar het schuurt.

Het juiste moment

Een goede vuistregel: als je 70% van het systeem zelfstandig kunt bedienen (dossier, offerte, planning, factuur), ben je klaar voor het schoonvegen. Je hoeft niet alles perfect te kunnen. De laatste 30% leer je in de praktijk.

---

Nummering begint opnieuw

Na het schoonvegen begint alle nummering opnieuw:

• Dossiernummers starten weer bij 001
• Offertenummers starten weer bij 001
• Factuurnummers starten weer bij 001

Dit betekent dat je eerste echte offerte netjes nummer 001 krijgt, in plaats van nummer 047 omdat je 46 oefen offertes hebt gemaakt.

---

Tips

• Plan het schoonvegen op een rustig moment. Niet op vrijdagmiddag als je maandag live wilt, maar op dinsdag of woensdag zodat je een paar dagen hebt om alles te controleren en je voorraad in te voeren.
• Gebruik de oefenperiode om je medewerkers te trainen. Na het schoonvegen is er geen ruimte meer om "even te proberen" zonder dat het echte gevolgen heeft.
• Maak een lijstje van je actuele voorraad voordat je het schoonvegen aanvraagt. Dozen, kledingboxen, vouwdozen. Dan kun je die direct invoeren zodra het account schoon is.
• Er kan niets misgaan tijdens het oefenen. Het wordt toch allemaal gewist. Het enige risico is een echt e-mailadres invullen bij een testklant, waardoor die klant een bericht ontvangt. Gebruik daarom altijd fictieve e-mailadressen of je eigen e-mailadres.

---

Let op

• Voorraad niet te vroeg invoeren. Als je twee weken voor het schoonvegen je voorraad invult, wordt die mee gewist. Wacht tot na het schoonvegen.
• Het schoonvegen is onomkeerbaar. Alle testdata is definitief weg. Zorg dat je geen echte klantgegevens in het systeem hebt staan die je nog nodig hebt.
• Boekhoudkoppeling controleren na het schoonvegen. Pas de startdatum van je boekhoudkoppeling aan naar de livegang-datum, zodat er geen "gat" ontstaat in je boekhouding.
• Berichten uitzetten bij data-import. Als je na het schoonvegen bestaande dossiers of opslagklanten gaat overzetten, zet dan eerst alle berichtgevingen uit. Anders ontvangen bestaande klanten onverwachte e-mails.

---

Volgende artikel: Openstaande offertes en lopende dossiers overzetten