De factuur-template is grotendeels hetzelfde als de offerte-template, maar met een paar belangrijke verschillen. De werkbon is een intern document voor je verhuizers met alle informatie die ze nodig hebben op de verhuisdag.
In plaats van helemaal opnieuw te beginnen, kopieer je een bestaande template en pas je alleen de verschillen aan.
Voordeel: je hoeft niet steeds opnieuw je huisstijl in te stellen. De header, footer, logo en kleuren zijn al goed.
Tip: Maak niet voor elk klein verschil een aparte template. Gebruik liever conditionele teksten in je template (zie artikel 15d).
De factuur-template lijkt op de offerte-template, maar met belangrijke verschillen:
| Element | Offerte-template | Factuur-template |
|---|---|---|
| Regelblok | OFFERTE REGELS | FACTUUR REGELS |
| Documentnummer | Offertenummer | Factuurnummer |
| Datum | Offertedatum | Factuurdatum |
| Vervaldatum | Geldigheid offerte | Betaaltermijn factuur |
| Betalingscondities | Niet nodig | "Betaal binnen 14 dagen" (particulier) of 30 dagen (zakelijk) |
| IBAN | Nooit tonen | Altijd tonen in footer |
| Optionele regels | Ja (klant kiest) | Nee (alles is definitief) |
In je factuur-template gebruik je het FACTUUR REGELS blok in plaats van het OFFERTE REGELS blok. Dit blok toont de definitieve factuurregels in plaats van de offerte-items.
Sleep het FACTUUR REGELS blok vanuit het rechtermenu naar je template, op de plek waar de prijstabel moet komen.
Op de factuur-template moet je IBAN staan, zodat klanten kunnen betalen. In de footer voeg je de variabele toe:
IBAN: #####{{ identity.iban }}
Let op: Zet je IBAN alleen op factuur-templates, NOOIT op offerte-templates. Als klanten je IBAN op de offerte zien, betalen ze soms direct in plaats van te wachten op de factuur. Dit levert administratieve rompslomp op.
Standaard betaaltermijn: 14 dagen
Voorbeeldtekst voor factuur:
Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen 14 dagenover te maken naar IBAN #####{{ identity.iban }} onder vermelding vanfactuurnummer #####{{ invoice.number }}.
Standaard betaaltermijn: 30 dagen
Voorbeeldtekst voor factuur:
Betaling binnen 30 dagen na factuurdatum op rekeningnummer#####{{ identity.iban }} onder vermelding van factuurnummer #####{{ invoice.number }}.
Tip: Heb je zowel particuliere als zakelijke klanten? Maak dan twee factuur-templates: "Factuur particulier" en "Factuur zakelijk". Het verschil zit in de betaaltermijn (14 vs 30 dagen) en eventueel een referentieveld voor zakelijke klanten.
De werkbon is een intern document voor je verhuizers. Het bevat alle informatie die ze nodig hebben op de verhuisdag.
De werkbon bevat geen prijzen. Het is puur een opdracht voor je verhuizers. Ze hoeven niet te weten wat de klant betaalt, alleen wat er gedaan moet worden.
#####{{ quote.loadAddresses|trans }}#####{{ quote.unloadingAddresses|trans }}#####{{ project.moving_date }}#####{{ project.moving_time }}#####{{ contact.first_name }} #####{{ contact.last_name }}#####{{ contact.phone }}Tip: De werkbon is een intern document. Je kunt hier gerust informatie op zetten die niet voor de klant bedoeld is, zoals interne aantekeningen of teamindeling.
Voor internationale klanten maak je aparte templates in het Engels.
| Onderdeel | Vertalen? |
|---|---|
| "Geachte" → "Dear" | Ja |
| "Offerte" → "Quotation" | Ja |
| "Totaal incl. BTW" → "Total incl. VAT" | Ja |
Variabelen (#####{{ contact.last_name }}) |
Nee |
Sommige verhuisbedrijven maken aparte templates per type klus:
| Type | Wanneer een aparte template? |
|---|---|
| Particulier vs. zakelijk | Ja - andere betaaltermijn (14 vs 30 dagen) |
| Binnen- vs. buitenland | Optioneel - andere voorwaarden/teksten |
| Particulier A-B vs. opslag | Niet nodig - gebruik conditionele teksten (artikel 15d) |
Tip: Maak niet te veel templates. Gebruik liever conditionele teksten (if-statements) in je template om teksten aan/uit te zetten op basis van gekozen diensten.
Volgende stap: Conditionele teksten in templates