Met factuurreferenties bepaal je hoe opslagfacturen worden gegroepeerd. Je kunt facturen splitsen (aparte facturen per referentie) of bundelen (meerdere opslagen op een factuur). Dit is vooral nuttig voor zakelijke klanten met meerdere opslaglocaties of projecten onder een debiteur.
De factuurreferentie is een vrij tekstveld bij een opslagdossier. Het systeem gebruikt dit veld om te bepalen welke opslagfacturen samen op een factuur komen en welke apart worden gefactureerd.
| Situatie | Factuurreferentie | Resultaat |
|---|---|---|
| Leeg gelaten | Geen referentie | Standaard verzamelfactuur |
| Zelfde referentie bij meerdere opslagen | Bijv. "Hoofdkantoor" | Gebundeld op een factuur |
| Verschillende referenties bij dezelfde debiteur | Bijv. "Locatie A" en "Locatie B" | Aparte factuur per referentie |
Let op: De factuurreferentie is NIET bedoeld voor periodenummering. Het systeem plaatst automatisch de juiste facturatieperiode op de factuur. Je hoeft daar geen referentie voor te gebruiken.
Factuursplitsing op basis van referenties is niet standaard beschikbaar. Bas Software moet deze functie eenmalig voor je activeren.
Verwacht resultaat: Na activering kun je bij opslagdossiers het veld factuurreferentie gebruiken om facturen te splitsen of bundelen.
Splitsen gebruik je wanneer een debiteur aparte facturen wil ontvangen per locatie, project of afdeling. Je vult bij elk opslagdossier een unieke referentie in. Het systeem maakt dan per referentie een aparte factuur aan, allemaal gericht aan dezelfde debiteur.
Een woningcorporatie slaat inboedels op van verschillende adressen. Alle facturen gaan naar dezelfde debiteur (de woningcorporatie), maar de corporatie wil per woning een aparte factuur voor hun eigen boekhouding.
| Dossier | Debiteur | Factuurreferentie | Factuur |
|---|---|---|---|
| Opslag inboedel A | Woningcorporatie Ons Huis | Kerkstraat 12 | Factuur 1 |
| Opslag inboedel B | Woningcorporatie Ons Huis | Dorpsplein 8 | Factuur 2 |
| Opslag inboedel C | Woningcorporatie Ons Huis | Lindelaan 45 | Factuur 3 |
Verwacht resultaat: Drie aparte facturen, elk met de eigen referentie, allemaal gericht aan dezelfde debiteur.
Bundelen gebruik je wanneer meerdere opslagen bij dezelfde debiteur op een gezamenlijke factuur moeten staan. Je vult bij alle betreffende dossiers dezelfde referentie in.
Verwacht resultaat: Een enkele factuur met alle opslagregels die dezelfde referentie delen.
Tip: Bundeling werkt alleen binnen dezelfde debiteur. Opslagen van verschillende debiteuren met dezelfde referentie worden niet gebundeld.
Je kunt splitsen en bundelen combineren bij dezelfde debiteur. Opslagen met dezelfde referentie worden gebundeld, opslagen met een afwijkende referentie worden apart gefactureerd.
| Dossier | Debiteur | Factuurreferentie | Factuur |
|---|---|---|---|
| Opslag unit 1 | Klant X | Project Noord | Factuur 1 (gebundeld) |
| Opslag unit 2 | Klant X | Project Noord | Factuur 1 (gebundeld) |
| Opslag unit 3 | Klant X | Project Zuid | Factuur 2 (apart) |
Verwacht resultaat: Twee facturen. Unit 1 en 2 staan samen op factuur 1. Unit 3 staat op een aparte factuur 2.
Als je geen factuurreferentie invult, wordt er een standaard verzamelfactuur aangemaakt. Alle opslagen van dezelfde debiteur zonder referentie komen dan samen op een factuur.
Voor particuliere klanten met een enkele opslagunit is dit meestal voldoende. Je hoeft dan niets in te vullen bij de factuurreferentie.
Factuurreferenties zijn vooral nuttig voor zakelijke opslagklanten met complexe facturatiewensen.
| Situatie | Factuurreferentie nodig? |
|---|---|
| Particulier, een opslagunit | Nee |
| Particulier, meerdere units | Nee (tenzij aparte facturen gewenst) |
| Woningcorporatie, meerdere woningen | Ja - per woning een unieke referentie |
| Bedrijf met meerdere afdelingen | Ja - per afdeling een referentie |
| Bedrijf met meerdere projecten | Ja - per project een referentie |
| Verzekeringsmaatschappij met schadedossiers | Ja - per dossiernummer een referentie |
Volgende artikel: Wanneer start je met HRM?