Offerteregels bepalen wat de klant ziet op de offerte. Je voegt ze een voor een toe aan het pakket. Er zijn drie soorten regels: vast, berekend en optioneel.
Ga naar Instellingen > Werkwijze > Pakketten. Klik op het pakket dat je wilt bewerken.
Er zijn drie soorten offerteregels:
Een vast bedrag dat altijd op de offerte staat.
Voorbeelden: - Administratiekosten: EUR 45,00
Je vult een bedrag in, dat bedrag verschijnt op de offerte. Simpel.
Een regel waarbij het systeem het bedrag berekent op basis van gegevens uit de taxatie.
Voorbeelden: - Verhuiskosten = kubieke meters x tarief per kuub - Reiskosten = afstand x tarief per km - Manuren = aantal uren x tarief per uur
Bij de taxatie vul je de inventaris in, het systeem berekent het volume in kubieke meters, en de berekende regel vermenigvuldigt dat met je tarief. Dit is het hart van de offerte.
Let op: De tariefberekening is het onderdeel waar de meeste discussie over ontstaat. Ervaren taxateurs berekenen volumes anders dan het systeem. Dat is normaal. Neem samen met je onboarding-specialist de tijd om de berekening te kalibreren met een echte verhuizing. Voer een verhuizing in die je recent hebt gedaan en controleer of de prijs overeenkomt.
Regels die op de offerte verschijnen, maar die aan of uit kunnen staan. De klant kan zelf kiezen (als je een interactieve offerte hebt) of jij kiest bij het opmaken.
Voorbeelden: - Dozenservice: optioneel, EUR 150,00 - Inpakservice: optioneel, berekend op basis van volume - Verhuislift: optioneel, vast bedrag
Tip: Heb je een dienst die bij 70% of meer van je klussen van toepassing is? Zet die dan als standaard aan bij de optionele regels. Dan hoef je het alleen uit te zetten bij de 30% waar het niet nodig is.
Voor elke offerteregel vul je in:
| Veld | Wat vul je in |
|---|---|
| Naam | De omschrijving zoals de klant die ziet (bijv. "Verhuiskosten") |
| Type | Vast, berekend of optioneel |
| Bedrag/tarief | Het bedrag of het tarief voor de berekening |
| Omzetgroep | De omzetgroep waar deze regel onder valt |
| BTW | Het BTW-percentage (meestal 21%) |
Dit is een instelling die je bij elk pakket aanzet: Negeer regels met aantallen van nul.
Als deze instelling aanstaat, verschijnen regels met een bedrag of aantal van nul niet op de offerte of factuur. Je pakket werkt dan als een menukaart: alles wat je niet invult, verschijnt gewoon niet.
Zonder deze instelling moet je bij elke offerte handmatig regels verwijderen die niet van toepassing zijn. Stel dat je pakket 10 regels heeft maar voor een specifieke klus zijn er maar 5 relevant. Dan moet je 5 regels verwijderen.
Met "negeer nulregels" hoef je alleen de 5 relevante regels in te vullen - de rest verdwijnt vanzelf.
Let op: Zet deze instelling altijd op JA. Als je dit vergeet, verschijnen lege regels met EUR 0,00 op je factuur-PDF. Dat ziet er niet professioneel uit en leidt tot verwarring bij klanten.
Tip: Zet dit bij elk pakket aan. Het bespaart je bij elke offerte tijd en voorkomt fouten.
Bij elk pakket kies je een factuurbasis. Dit bepaalt hoe de factuur wordt opgemaakt.
| Factuurbasis | Wat betekent het | Wanneer gebruik je dit |
|---|---|---|
| Uw offerte | De factuur is gelijk aan de offerte | Particuliere klanten, vaste prijs |
| Uw basis (nacalculatie) | De factuur wordt opgemaakt op basis van werkelijk gewerkte uren | Zakelijke klanten op uurbasis |
Bij "Uw basis" factureer je achteraf op de werkelijke uren die in de medewerker-app zijn geregistreerd. De offerte is dan slechts een schatting.
Bij een offerteregel kun je het blauwe vinkje (herhaalregel) aanzetten. De regel wordt dan herhaald per gewerkte dag, met automatische datumvermelding op de offerte.
Dit is vooral nuttig bij meerdaagse klussen op uurbasis. In plaats van een totaalbedrag ziet de klant precies wat er per dag begroot is.
Tip: Combineer de herhaalregel met nacalculatie op de factuurregels. Dan ziet de klant op de offerte een specificatie per dag, en op de factuur de werkelijke uren per dag.
Je tarieven bepaal je op basis van je eigen prijsstelling. Een paar vuistregels:
Werk met een vuistprijs per kubieke meter en stem die af op zowel makkelijke als moeilijke verhuizingen. Kalibreer dit door bestaande verhuizingen in het systeem in te voeren en te controleren of de prijs klopt.
Check je raamovereenkomst of afspraken met de opdrachtgever. Werk je met seizoenstarieven? Stel dan per periode het juiste tarief in.
Als je jaarlijks je tarieven verhoogt, geef dat door aan je onboarding-specialist. Bas kan per pakket in bulk een percentageverhoging doorvoeren (bijv. +2%) over alle regels tegelijk. Je hoeft dus niet elke regel individueel aan te passen.
Wil je een klant korting geven op een offerteregel? Voeg een extra regel toe met een negatief bedrag (gebruik het min-teken). Bijvoorbeeld: "Korting" met bedrag -50,00. Dit bedrag wordt afgetrokken van het totaal op de offerte.
Als je bedrijf verschillende dienstverleningen aanbiedt (bijv. verhuizing, verhuur van materieel, en exportverhuizingen), overweeg dan aparte pakketten per dienstverlening. Door te splitsen zie je precies hoeveel omzet elke tak genereert.
Voorbeeld: - Pakket: Verhuur - alleen regels voor auto- en materieelverhuur - Pakket: Export - regels voor exportverhuizingen met douanedocumenten - Pakket: Particulier - standaard binnenlandse verhuizing
Let op: Er is geen kopieerfunctie voor pakketten. Als je een nieuw pakket wilt aanmaken op basis van een bestaand pakket, moet je alle regels handmatig opnieuw invoeren.
Volgende stap: Factuurregels instellen