Niet iedereen heeft dezelfde rechten in de app. De voorman heeft extra functies die een gewone verhuizer niet heeft. Dit artikel legt uit wat het verschil is en hoe de voorman-functies werken.
| Functie | Voorman | Verhuizer |
|---|---|---|
| Klusinformatie bekijken | Ja | Ja |
| Navigatie | Ja | Ja |
| Foto's maken | Ja | Ja |
| Schade melden | Ja | Ja |
| Klus starten en stoppen | Ja | Nee |
| Uren registreren (voor iedereen) | Ja | Nee |
| Handtekening klant | Ja | Nee |
| Betaling afhandelen | Ja | Nee |
| Materiaalverbruik registreren | Ja | Beperkt |
De voorman wordt per klus aangewezen in de planning. Niet elke medewerker hoeft voorman-rechten te hebben.
Let op: Geef niet iedereen voorman-rechten. Als iedereen uren kan registreren, weet je niet meer wie wat heeft ingevuld. Wijs per klus een voorman aan, en die persoon is verantwoordelijk voor de registratie.
De tijdregistratie in de app werkt met vier momenten die de voorman registreert. Dit is het startritueel dat bij elke klus hetzelfde is.
Moment 1 - Start rijden: De voorman drukt op Start rijden als het team vertrekt vanaf de loods of het startpunt. Dit registreert het vertrekmoment.
Moment 2 - Aankomst bij de klant: Bij aankomst drukt de voorman op Aangekomen. Het systeem registreert de reistijd.
Moment 3 - Aankomst lossen: Bij aankomst op het losadres drukt de voorman opnieuw op Aangekomen. Dit registreert het moment van aankomst op de tweede locatie.
Moment 4 - Klus klaar: Als de klus afgerond is, registreert de voorman het einde. Als er daarna nog terug naar de loods gereden wordt, wordt ook die reistijd vastgelegd.
Tussendoor kan de voorman een pauze registreren. De pauzetijd wordt apart bijgehouden en niet meegeteld in de werktijd.
De voorman kan in de app documenten bekijken die op kantoor zijn geupload bij het dossier. Denk aan inventarislijsten, foto's van de taxatie of een plattegrond.
Bij het uploaden van documenten op kantoor kun je instellen of een document zichtbaar in de app is. Zet dit aan voor documenten die de voorman nodig heeft op locatie.
Let op: Na het uploaden van een document is het niet meer wijzigbaar. Controleer dus of het document correct is voordat je het uploadt. Moet er iets aangepast worden? Dan verwijder je het oude document en upload je een nieuw exemplaar.
Als er opslag bij de klus hoort, is het container- of opslagnummer zichtbaar in de app. De voorman weet daardoor direct waar de spullen staan of naartoe moeten.
De voorman registreert de uren voor het hele team. Niet elke verhuizer vult zijn eigen uren in.
Dit voorkomt: - Dubbele registraties - Vergeten registraties - Discussies over wie wat heeft ingevuld
De voorman ziet in de app welke teamleden er zijn ingepland. Hij registreert de start- en eindtijd voor iedereen.
Let op: Het systeem blokkeert het invullen van uren voor eerdere dagen. Dit is een bewuste keuze om fraude te voorkomen. Als er een correctie nodig is, moet kantoor dit doen.
De voorman registreert welke materialen er op een klus worden gebruikt.
Dit gaat om: - Hoeveel dozen er zijn achtergelaten bij de klant - Welke extra materialen er zijn gebruikt (dekens, tape, beschermhoezen) - Welke materialen er retour zijn gekomen
De materialenlijst in de app toont alle beschikbare materialen uit het systeem. De voorman vult in wat er daadwerkelijk is gebruikt.
Tip: De materialenlijst is bedoeld voor extra's per klus, niet voor de standaarduitrusting van de auto. De verhuisdekens, dollies en spanbanden die standaard in elke auto zitten hoef je niet te registreren. Het gaat om de extra's die per klus verschillen, zoals extra dozen, beschermhoezen of tape.
Als er tijdens de klus extra werk ontstaat dat niet op de offerte stond, kan de voorman dit doorgeven.
Voorbeelden: - Extra verdieping die niet op de offerte stond - Meer dozen nodig dan verwacht - Extra montage of demontage - Langere reistijd door verkeer
De voorman voegt een notitie toe in de app met een beschrijving van het extra werk. Kantoor ziet dit binnenkomen en kan de klant een bijberekening sturen.
Dit voorkomt discussies achteraf. De klant heeft ter plekke gehoord wat het extra werk kost.
Aan het einde van de klus laat de voorman de klant tekenen op het scherm van de telefoon.
Open de klus in de app. Kies Handtekening. De klant tekent op het scherm. Bevestig en sla op.
De handtekening wordt gekoppeld aan het dossier en is zichtbaar op kantoor. Dit vervangt de papieren werkbon.
Als je Mollie hebt geactiveerd, kan de voorman de klant op locatie laten betalen via iDEAL.
Open de klus in de app. Kies Betalen. Het systeem toont het factuurbedrag. De klant scant de QR-code of opent de betaallink op zijn eigen telefoon. De klant betaalt via iDEAL. De betaling wordt direct geregistreerd in het systeem.
De voorman hoeft geen pinautomaat bij zich te hebben. De klant betaalt met zijn eigen telefoon.
Begin nooit met het hele team tegelijk. Pak het zo aan:
Kies een ambassadeur: een jonge, tech-savvy medewerker die open staat voor nieuwe dingen. Laat die persoon een dag met de app werken op een echte klus. Laat de ambassadeur het aan collega's vertellen. Rol daarna pas uit naar de rest van het team.
Bij elk bedrijf zijn er medewerkers die niet mee willen. Dat is normaal.
Dwing het niet af op dag 1. Laat de papieren werkbon nog even naast de app bestaan. Laat zien wat het hen oplevert. Begin met de basis (planning bekijken, navigatie). De uren en materialen komen later.
Fase 1 - Basisapp (maand 1): Planning bekijken, klusinformatie lezen, navigatie, foto's maken, handtekening klant.
Fase 2 - Urenregistratie (maand 2-3): Het startritueel (vier momenten), materiaalverbruik registreren, schade melden.
Fase 3 - Volledig (maand 3+): Volledige urenregistratie, declaraties, HRM-functionaliteit (verlof, ziekte).
Let op: Als je alles tegelijk activeert, raken medewerkers overweldigd. Bouw het op in fases.
Nee. Het systeem blokkeert het invullen van uren voor eerdere dagen. Dit is een bewuste keuze om fraude te voorkomen. Neem contact op met kantoor als er een correctie nodig is.
De meeste dingen zijn aan te passen. Maar sommige acties (zoals een klus afronden) kunnen alleen door kantoor ongedaan gemaakt worden.
Geen probleem. Voorman-rechten zijn er alleen als je ze nodig hebt. Als een verhuizer ze niet gebruikt, ziet hij gewoon de basisapp.
Volgende artikel: Klant koppelen aan opslag