Op de pagina Instellingen > Werkwijze > Features staan de instellingen voor de backoffice, klantberichtgeving en taaktijden. In dit artikel behandelen we de secties Backoffice, Klant berichtgeving en Taken.
Ga naar Instellingen > Werkwijze > Features om deze instellingen te bekijken en aan te passen.
Deze instellingen bepalen hoe de backoffice eruitziet en hoe de planning werkt.
Wat doet het: Bepaalt hoeveel regels standaard worden weergegeven in tabellen (bijvoorbeeld de medewerkerslijst, dossieroverzicht, facturenlijst).
| Instelling | Resultaat |
|---|---|
| 10 regels (standaard) | Bij 100 items: 10 pagina's |
| 25 regels | Bij 100 items: 4 pagina's |
| 50 regels (aanbevolen) | Bij 100 items: 2 pagina's |
Ons advies: Zet dit op 50 regels. Dit geeft sneller overzicht en voorkomt eindeloos doorklikken.
In de planning zie je per dag een capaciteitscirkel. Dit rondje toont de totale capaciteit en hoeveel daarvan al ingepland is. Als je op een dag klikt, zie je een overzicht met:
Dit geldt voor drie categorien: Medewerkers, Verhuiswagens en Verhuisliften. Met de volgende drie instellingen bepaal je welke categorien standaard worden meegenomen in deze capaciteitsberekening:
| Instelling | Aanbevolen | Wat het doet |
|---|---|---|
| Medewerkers standaard meenemen | Aan | Medewerkerscapaciteit wordt getoond in de cirkels |
| Verhuisliften standaard meenemen | Aan | Liftcapaciteit wordt getoond in de cirkels |
| Verhuiswagens standaard meenemen | Aan | Wagencapaciteit wordt getoond in de cirkels |
Ons advies: Zet alle drie aan. Zo zie je per dag in een oogopslag of er nog ruimte is om een verhuizing in te plannen, of alle medewerkers, wagens en liften al bezet zijn.
Wat doet het: Verbergt backoffice medewerkers uit de planning en telt ze niet mee voor de capaciteitsberekening. Backoffice medewerkers zijn medewerkers die alleen de vaardigheid "Administratie" of "Planner" hebben en verder niets.
| Instelling | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Aan (aanbevolen) | Backoffice medewerkers verschijnen niet in de planning en tellen niet mee voor de capaciteit |
| Uit (standaard) | Alle medewerkers zijn zichtbaar in de planning, ook kantoorpersoneel |
Ons advies: Zet dit aan. Medewerkers die alleen administratie of planning doen, hoeven niet in de verhuisplanning te staan. Ze nemen anders onterecht capaciteit in beslag (hun uren tellen mee als "beschikbare uren" terwijl ze nooit op een klus gaan).
Wat doet het: Schakelt de automatische reistijdberekening in of uit bij nieuwe events in de planning.
| Instelling | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Aan (aanbevolen) | Reistijd wordt automatisch berekend op basis van vrachtwagen-routetijden via een API |
| Uit | Je moet bij elk event zelf de reistijd invullen |
Ons advies: Zet dit aan. Bas berekent de reistijd automatisch op basis van daadwerkelijke vrachtwagen-routetijden via een API. Dit is nauwkeuriger dan handmatig inschatten en bespaart je bij elk event tijd.
Wat doet het: Verbergt standaard alle bestanden (documenten, foto's) voor medewerkers in de app.
| Instelling | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Aan | Medewerkers zien standaard geen bestanden in de app |
| Uit (standaard) | Medewerkers kunnen bestanden zien die als "zichtbaar in app" zijn gemarkeerd |
Ons advies: Laat dit uit. Medewerkers moeten plattegronden, parkeervergunningen en andere documenten kunnen bekijken via de app.
Wat doet het: Stuurt automatisch een bevestigingsmail naar de klant een aantal dagen voor de verhuizing.
Standaardwaarde: 3 dagen
De e-mail bevat automatisch de datum, verwachte aankomsttijd en de namen van de toegewezen medewerkers.
Ons advies: Houd het op 3 dagen. Dit is vroeg genoeg zodat de klant zich kan voorbereiden, maar niet zo vroeg dat de informatie alweer vergeten is.
Wat doet het: Bepaalt of er een ICS-bestand (agenda-uitnodiging) wordt meegestuurd met de bevestigingsmail naar de klant.
| Instelling | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Aan | Geen agenda-uitnodiging bij de bevestigingsmail |
| Uit (standaard, aanbevolen) | Klant ontvangt een ICS-bestand waarmee de verhuizing direct in zijn agenda komt |
Ons advies: Laat dit uit (dus ICS bestand WEL meesturen). Klanten vinden het handig dat de verhuisdatum automatisch in hun agenda verschijnt.
Deze instellingen bepalen wanneer het systeem automatisch taken aanmaakt. Taken verschijnen op de startpagina van de verantwoordelijke medewerker.
| Instelling | Standaard | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| Dagen voor de afspraak personeel en materiaal plannen | 7 | Taak om medewerkers en materiaal in te plannen |
| Dagen na de verhuizing dozen oppikken | 30 | Taak om geleende dozen op te halen bij de klant |
| Dagen voor de verhuizing opslag reserveren | 5 | Taak om opslagruimte te reserveren |
| Dagen voor de verhuizing dozen leveren | 30 | Taak om dozen bij de klant af te leveren |
| Dagen voor de verhuizing borden plaatsen | 5 | Taak om verkeersborden te regelen |
| Dagen voor de verhuizing garantiecertificaat aanpassen | 7 | Taak om het garantiecertificaat aan te vragen |
| Dagen voor de verhuizing vergunningen aanvragen | 30 | Taak om parkeervergunningen aan te vragen |
| Dag na de afspraak moet de afspraak afgerond zijn | 1 | Taak om de afspraak administratief af te ronden |
| Dagen na de verhuizing de factuur versturen | -7 | Taak om de factuur te versturen |
Let op: Bij "Dagen na de verhuizing de factuur versturen" kan de waarde negatief zijn. -7 betekent dat de taak 7 dagen voor de verhuizing verschijnt. Dit is handig als je de factuur vooraf wilt opstellen en klaar wilt zetten.
Volgende stap: Features: Urenregistratie