Peppol is een Europees netwerk voor het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. In plaats van een PDF per e-mail te sturen, gaat de factuur via een beveiligd netwerk rechtstreeks naar het boekhoudsysteem van je klant. Geen bijlages, geen handmatige invoer, geen fouten bij ontvangst.
Wat Peppol doet in Bas: - Facturen versturen via het Peppol-netwerk in plaats van per e-mail - Klantgegevens ophalen uit de Peppol-directory (naam, adres, BTW-nummer) - Automatisch controleren of een zakelijke klant in het Peppol-netwerk staat - Terugvallen op PDF als een klant nog niet op Peppol is aangesloten
Let op: In Belgie is Peppol sinds 2026 verplicht voor alle zakelijke facturen. In Nederland wordt de verplichting verwacht rond 2030. Je kunt nu alvast beginnen met de klanten die al zijn aangesloten.
| Zonder Peppol | Met Peppol | |
|---|---|---|
| Verzending | PDF per e-mail | Automatisch via beveiligd netwerk |
| Ontvangst | Klant voert factuur handmatig in | Factuur komt direct in boekhoudsysteem |
| Fouten | Typefouten bij overtypen | Geen handmatige invoer nodig |
| Status | Geen bevestiging van ontvangst | Zichtbaar of factuur is aangekomen |
Niet elke klant staat al in het Peppol-netwerk. Dat is geen probleem: Bas verstuurt in dat geval gewoon een PDF-factuur. Je hoeft nooit een klant te dwingen om zich aan te melden.
Tip: Activeer Peppol bij voorkeur samen met je onboarding-specialist. Die kan direct controleren of je bedrijfsgegevens correct zijn ingevuld en of de eerste synchronisatie goed verloopt.
Wanneer je een nieuwe zakelijke klant aanmaakt, kun je controleren of deze al in het Peppol-netwerk staat. Als de klant gevonden wordt, haalt Bas automatisch de gegevens op.
Verwacht resultaat: De volgende gegevens worden automatisch ingevuld:
| Gegeven | Wat er wordt opgehaald |
|---|---|
| Bedrijfsnaam | De officiele geregistreerde naam |
| Adres | Het volledige factuuradres |
| BTW-nummer | Het gevalideerde BTW-nummer |
De klant wordt direct aan het Peppol-netwerk gekoppeld. Bij de eerstvolgende factuur wordt deze automatisch via Peppol verstuurd.
Tip: Door de Peppol-directory te gebruiken bij het aanmaken van klanten heb je direct een gevalideerd BTW-nummer en correct factuuradres. Dat scheelt later correcties.
Het versturen zelf werkt precies hetzelfde als normaal. Bas bepaalt automatisch of een factuur via Peppol of als PDF wordt verstuurd.
Verwacht resultaat: De factuur verschijnt in het Peppol-overzicht met de status "Verstuurd" of "Afgeleverd".
Let op: Facturen worden meerdere keren per dag gesynchroniseerd met het Peppol-netwerk. Het kan even duren voordat een verstuurde factuur de status "Afgeleverd" krijgt. Dit is normaal.
Je kunt de status van al je Peppol-facturen volgen in het activiteitenoverzicht.
Verwacht resultaat: Een overzicht van alle Peppol-facturen met hun huidige status. Mislukte verzendingen kun je direct opnieuw proberen.
Niet alleen nieuwe klanten kun je opzoeken. Ook bestaande zakelijke klanten die al in je systeem staan, worden automatisch gecontroleerd.
Tip: Je hoeft niet al je klanten handmatig door te lopen. Bas controleert bij iedere factuur automatisch of de klant inmiddels in Peppol staat. Bestaande klanten worden zo vanzelf opgepikt.
Voor Belgische verhuisbedrijven gelden aanvullende regels:
| Vereiste | Toelichting |
|---|---|
| Peppol verplicht | Alle zakelijke facturen moeten via Peppol worden verstuurd |
| BTW-nummer verplicht | Het BTW-nummer van de klant moet op elke zakelijke factuur staan |
| Fallback | Als een Belgische klant nog niet in Peppol staat, moet je alsnog een PDF versturen. Dit komt voor bij kleine bedrijven die zich nog niet hebben geregistreerd |
Let op: Zorg dat het BTW-nummer van je Belgische klanten altijd is ingevuld. Zonder BTW-nummer op de factuur voldoe je niet aan de Belgische wetgeving. De Peppol-directory vult dit automatisch in als je de klant daar opzoekt.
Volgende stap: E-mails koppelen aan dossiers - forward e-mails naar Bas en koppel ze aan het juiste dossier.